Logo ANAP
Ce site requiert l'activation de javascript pour être utilisé, merci de l'activer.

Nouvel autodiagnostic

Vous avez déjà commencé à remplir cet autodiagnostic ? Retrouvez le dans : Mon compte > Autodiagnostics.
Si vous désirez commencer un nouvel autodiagnostic renseignez un nom et cliquez sur le bouton "Sauvegarder".

Instructions de l'autodiagnostic

Objectifs

L’Autodiagnostic secrétariats médicaux repose sur une démarche d’analyse qualitative et permet aux établissements de :

  •     réaliser un diagnostic qualitatif de l’organisation et du fonctionnement d’un ou plusieurs secrétariats médicaux
  •     identifier les points forts et les axes d'amélioration dans l’organisation des secrétariats médicaux


L’outil n’a pas vocation à fournir un diagnostic quantitatif ou détaillé des secrétariats ni de fournir une solution aux axes d’amélioration identifiés.

Format

L’outil se présente sous la forme d’un questionnaire à choix multiples organisé autour de 5 axes :

A.    Ressources humaines

B.    Accessibilité Patient

C.   Gestion médico-administrative

D.   Efficience opérationnelle

E.    Management et Pilotage


L’outil portant sur une analyse qualitative, il n’est pas demandé de connaître les chiffres exacts sur les secrétariats mais une connaissance approximative des indicateurs sur chacun des axes est nécessaire.

Utilisation

Il est conseillé de renseigner cet Autodiagnostic au sein d’une équipe projet pluridisciplinaire, réunissant à minima un responsable médical et un cadre pour offrir une vision complète et objective du fonctionnement es secrétariats Il faut prévoir environ 1h30 pour compléter le questionnaire, qui comporte 61 questions.


L’outil est accessible via une plateforme web offrant la possibilité de créer un compte.


La création d’un compte est fortement conseillée car elle offre plusieurs avantages :


•     Sauvegarde des Autodiagnostics en cours : pour compléter les questions non répondues par la suite


•     Comparaison de 5 Autodiagnostics : une fois vos Autodiagnostics validés, il vous est possible de les comparer


Afin de bénéficier de ces fonctionnalités, il est important de s’identifier en amont du questionnaire.
Les données renseignées sont conservées sur un serveur sécurisé et accessible uniquement via votre compte de l’utilisateur.

Instructions

Instructions de l'autodiagnostic

Objectifs

L’Autodiagnostic secrétariats médicaux repose sur une démarche d’analyse qualitative et permet aux établissements de :

  •     réaliser un diagnostic qualitatif de l’organisation et du fonctionnement d’un ou plusieurs secrétariats médicaux
  •     identifier les points forts et les axes d'amélioration dans l’organisation des secrétariats médicaux


L’outil n’a pas vocation à fournir un diagnostic quantitatif ou détaillé des secrétariats ni de fournir une solution aux axes d’amélioration identifiés.

Format

L’outil se présente sous la forme d’un questionnaire à choix multiples organisé autour de 5 axes :

A.    Ressources humaines

B.    Accessibilité Patient

C.   Gestion médico-administrative

D.   Efficience opérationnelle

E.    Management et Pilotage


L’outil portant sur une analyse qualitative, il n’est pas demandé de connaître les chiffres exacts sur les secrétariats mais une connaissance approximative des indicateurs sur chacun des axes est nécessaire.

Utilisation

Il est conseillé de renseigner cet Autodiagnostic au sein d’une équipe projet pluridisciplinaire, réunissant à minima un responsable médical et un cadre pour offrir une vision complète et objective du fonctionnement es secrétariats Il faut prévoir environ 1h30 pour compléter le questionnaire, qui comporte 61 questions.


L’outil est accessible via une plateforme web offrant la possibilité de créer un compte.


La création d’un compte est fortement conseillée car elle offre plusieurs avantages :


•     Sauvegarde des Autodiagnostics en cours : pour compléter les questions non répondues par la suite


•     Comparaison de 5 Autodiagnostics : une fois vos Autodiagnostics validés, il vous est possible de les comparer


Afin de bénéficier de ces fonctionnalités, il est important de s’identifier en amont du questionnaire.
Les données renseignées sont conservées sur un serveur sécurisé et accessible uniquement via votre compte de l’utilisateur.

Sommaire

  • A. Ressources humaines
    • A.1. Organisation des ressources humaines
    • A.2. Organisation du secrétariat
  • B. Accessibilité Patient
    • B.1. Accueil physique
    • B.2. Accueil téléphonique
  • C. Gestion médico-administrative
    • C.1. Gestion du dossier patient
    • C.2. Gestion des rendez-vous
    • C.3. Gestion des comptes rendus
  • D. Efficience opérationnelle
    • D.1. Environnement de travail
  • E. Management et Pilotage
    • E.1. Management
    • E.2. Pilotage

Glossaire

Secrétariats médicaux

A. Ressources humaines
Non concerné

A.1. Organisation des ressources humaines
Non concerné

A.1.1. Le planning des secrétaires est visible ou facilement accessible

A.1.2. Les plannings de congés des secrétaires sont validés et verrouillés à l'avance

A.1.3. Les règles de programmation des congés et absences des secrétaires sont définies

A.1.4. Les départs, arrivés et remplacements des secrétaires sont anticipés (transfert des compétences, formation des arrivants)

A.1.5. La charge de travail des secrétaires est anticipée

A.1.6. La charge de travail des secrétaires est lissée

A.1.7. Des formations sont proposées aux secrétaires afin de s'adapter aux évolutions du métier

A.2. Organisation du secrétariat
Non concerné

A.2.1. Les plannings médicaux sont connus

A.2.2. Les plannings médicaux sont fiables

A.2.3. les absences médicales sont anticipées

A.2.4. Les temps de pause et repas des secrétaires sont définis

A.2.5. Il existe une cartographie/un recensement des compétences des secrétaires

A.2.6. Il existe une formalisation des modalités de répartition des activités lors d'une surcharge ou de sous charge de travail

B. Accessibilité Patient
Non concerné

B.1. Accueil physique
Non concerné

B.1.1. Lorsqu'un accueil physique de sécrétariat est prévu il est assuré à

B.1.2. La configuration du secrétariat permet un accueil adapté (chaise etc.) du patient

B.1.3. En consultation, le patient est informé sur les délais d'attente :

B.1.4. Le délais d'attente pour l'accueil par secrétaire est estimé en nombre de personne à :

B.1.5. Des affichages et/ou des documents d'information sont disponibles sur le parcours du patient (circuit patient, prise en charge, risques, facturation)

B.1.6. La zone d'accueil permet de respecter la confidentialité avec le patient

B.2. Accueil téléphonique
Non concerné

B.2.1. Le matériel téléphonique mis à disposition est maitrisé par les secrétaires (règles de transferts, de décroché automatique…)

B.2.2. Il y a un numéro de téléphone unique pour joindre le secrétariat

B.2.3. L'appelant est informé en cas d'attente (le téléphone ne sonne pas dans le vide)

B.2.4. L'appelant est informé des horaires d'accueil téléphonique s'il appelle en période de fermeture du secrétariat

B.2.5. L'appelant est informé du numéro d’urgence ou du lieu d’accueil des urgences le plus proche s'il appelle en période de fermeture du secrétariat

B.2.6. Il y a un suivi des appels entrants externes (taux de réponse, heures d'appel…)

B.2.7. Il y a un suivi des appels entrants internes (taux de réponse, heures d'appel…)

C. Gestion médico-administrative
Non concerné

C.1. Gestion du dossier patient
Non concerné

C.1.1. Le dossier patient est informatisé

C.1.2. Les dossiers papiers sont classés dans les 24h suivant leur traitement

C.1.3. La gestion des dossiers papiers des patients est formalisée et connue de tous (lieu de stockage, mouvement)

C.2. Gestion des rendez-vous
Non concerné

C.2.1. Une information orale et/ou écrite (pièces administratives à préparer, modalités d'annulation…) est systématiquement donnée au patient lors de la prise de RDV

C.2.2. La programmation des rendez-vous est informatisée

C.2.3. La programmation des rendez-vous est maîtrisée

C.2.4. En consultation, les plages et les règles d'affectation des rendez-vous sont définies

C.2.5. En consultation, la gestion des RDV "urgents" est formalisée et maîtrisée

C.2.6. En consultation, les plages sont bloquées en fonction des absences médicales de manière anticipée de façon à limiter les déprogrammations

C.3. Gestion des comptes rendus
Non concerné

C.3.1. Les outils de dictée numérique sont disponibles

C.3.2. Les outils de dictée numérique sont utilisés

C.3.3. Les outils de reconnaisance vocale sont disponibles

C.3.4. Les outils de reconnaisance vocale sont utilisés

C.3.5. Le fichier informatique du compte-rendu est rattaché au dossier patient informatisé

C.3.6. Le compte-rendu en version informatique est disponible

C.3.7. Le compte-rendu est corrigé et validé informatiquement par le praticien

C.3.8. La signature numérique et l'envoi cryptée sont disponibles

C.3.9. Pour les patients externes (consultations, examens), le compte-rendu est remis en main propre au patient

C.3.10. Pour les patients hospitalisés (Hospitalisation complète, hospitalisation partielle), la lettre de liaison est remise en main propre au patient

C.3.11. Il existe des documents types utilisés (ex: lettre de liaison type ...)

D. Efficience opérationnelle
Non concerné

D.1. Environnement de travail
Non concerné

D.1.1. Les postes des secrétaires sont ergonomiques (postes, lumières, bureaux)

D.1.2. Quel est votre degré de satisfaction quant à la taille de votre espace de travail

D.1.3. Quel est votre degré de satisfaction quant à la localisation de votre espace de travail

D.1.4. Comment qualifieriez-vous le bruit dans votre espace de travail

E. Management et Pilotage
Non concerné

E.1. Management
Non concerné

E.1.1. Les secrétaires ont un responsable (cadre) identifié

E.1.2. Le responsable (cadre) réalise les entretiens individuels d'évaluation

E.1.3. Il existe des protocoles formalisés pour les différentes tâches (prise de RDV, accueil du patient,…)

E.1.4. Une procédure d'accueil est formalisée et appliquée pour tout nouveau personnel

E.1.5. Il existe un livret d'intégration pour le nouveau personnel (organisation, plan du service, coordonnées, termes médicaux spécifiques au service…)

E.1.6. Les dysfonctionnements observés au sein du secrétariat sont remontés

E.1.7. Les dysfonctionnements observés au sein du secrétariat sont traités

E.2. Pilotage
Non concerné

E.2.1. Un dialogue de gestion est réalisé à partir des données de suivi de l'activité des secrétariats

E.2.2. Le dialogue de gestion est animé par le responsable hierarchique des secréatariats médicaux

E.2.3. Il existe des objectifs de performance (délai de CR etc.) pour les secrétariats médicaux

E.2.4. Il existe un suivi de ces objectifs de performance

Vous êtes actuellement sur la page consacrée à Secrétariats médicaux.

Vous êtes perdu ?

Haut de page

Vous êtes actuellement sur la page consacrée à Secrétariats médicaux.

Vous êtes perdu ?