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Méthode ♦ Kit de productions

Définir des règles de management et les mettre en application

Glossaire

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La mise en place des règles de management dans un service d’imagerie est essentielle à son bon fonctionnement. Il s’agit dans un premier temps de définir les rôles et les responsabilités des pilotes du service d’imagerie. Il s’agit aussi d’élaborer une charte de fonctionnement du service d’imagerie, qui est avant tout un outil de management. Elle a pour but de couvrir l’ensemble des problématiques d’organisation du service d’imagerie et formalise les règles applicables. Cette fiche solution a pour but de répondre aux questions suivantes :

  • Comment construire les principales règles de fonctionnement d’un service d’imagerie ?
  • Quels rôles et responsabilités définir pour les responsables du service ?
  • Comment construire un circuit d'information pertinent dans le service?

Par ailleurs, les informations concernant l’élaboration d’une équipe projet et des outils de pilotage sont disponibles dans la fiche : Se doter d'outils d'aide à la décision pertinents pour son service d'imagerie.

 Cible

  • Chef de service
  • Cadre du service
  • Radiologue responsable
  • Secrétaire coordinatrice
  • Coordinateur

 Enjeux

  • Mettre en place des règles de fonctionnement permettant d’organiser l’affectation des ressources
  • Définir les modalités pratiques de fonctionnement du service d’imagerie (planification, programmation, régulation)
  • Définir les règles de management, d’hygiène, de sécurité de la prise en charge des patients, de sécurité des personnels
  • Définir les règles de gestion de l’urgence et d’arbitrage d’ordre médical
  • Communiquer et partager autour de ces règles au sein de la communauté du service d’imagerie
  • Faire vivre la charte de fonctionnement

 Indicateurs de suivi

  • Périodicité de réajustements des chapitres de la charte
  • Nombre de communications réalisées sur la charte sur l’année auprès des acteurs du service, des nouveaux arrivants et des instances

 Kit Outil / REX

 Pré-requis

  • Disposer d’un processus de programmation formalisé

 Clés de la réussite

  • Avoir une complémentarité des missions du cadre et du radiologue responsable
  • Disposer d’un cadre règlementaire interne au service de référence / incontestable et « qui fait foi »
  • S’assurer du soutien institutionnel de la Direction
  • Utiliser le cadre fixé par la charte pour faire des rappels auprès du personnel si des dérives sont constatées : exemple de la note de service rappelant les règles de planification des vacations
  • Adopter une démarche d’amélioration continue dans l’ajustement de la charte
  • Afficher les 10 principales règles de fonctionnement dans le service : Cette approche a une visée pédagogique qui s’insère dans le quotidien des acteurs du service d’imagerie

 Thèmes et fiches associés

           

Sommaire

1. Définir le rôle et les responsabilités des acteurs du service

1.1. Le radiologue responsable

1.2. Le cadre manipulateur

1.3. La secrétaire coordinatrice

1.4. L’aide manipulateur / agent médico-technique en imagerie

1.5. Les responsables de la radioprotection

2. Elaborer et mettre en œuvre des règles de fonctionnement

2.1. Elaborer la charte de fonctionnement du service

2.2. Valider et mettre en œuvre les règles de fonctionnement

2.3. Evaluer les règles de fonctionnement

         

Actions pour la mise en oeuvre 

1. Définir le rôle et les responsabilités des acteurs du service

1.1. Le radiologue responsable

Le rôle et les responsabilités de la fonction de radiologue responsable sont définis par la direction des ressources humaines et peuvent être inscrits dans la charte de fonctionnement du service d’imagerie. Les missions du radiologue responsable sont à définir par chaque établissement en fonction des caractéristiques propres de son service d’imagerie. La liste suivante peut aider à définir les tâches dédiées à ce poste :

  • Gestion du personnel :
    • En recrutant ou en participant au recrutement des radiologues
    • En veillant à la formation professionnelle continue des radiologues
    • En manageant les personnes et les équipes de façon à les associer au fonctionnement du service et à créer de la coopération et une implication responsable
  • Organisation et planification des examens :
    • En définissant un tableau de service de manière à garantir la présence des compétences nécessaires
    • En organisant la planification des examens pour offrir les meilleurs délais d’accueil des patients (en tenant compte des contraintes de maintenance et des plannings de congés)
    • En organisant un circuit pour la prise en charge des urgences
    • En organisant une validation des demandes d’examens et un contrôle de la qualité des demandes
    • En organisant le circuit du compte-rendu, de la transmission des résultats et de leur archivage
  • Choix et gestion des équipements :
    • En adaptant le plateau technique à la demande et, notamment en milieu hospitalier, à la mission du service d’imagerie
    • En assurant une veille technologique et scientifique médicale

Vous trouverez ici le référentiel métier et compétences du médecin radiologue de la Société Française de Radiologie, dont une partie est dédiée à la prise en charge des activités de gestion d’une structure d’imagerie.

1.2. Le cadre manipulateur

Le rôle et les fonctions du cadre manipulateur peuvent être eux aussi inscrits dans la charte de fonctionnement du service d’imagerie. Les missions de celui-ci sont à définir par l’établissement et la liste suivante peut vous aider à définir ce poste :

  • Application de la politique de l’établissement
    • En participant aux réunions institutionnelles
    • En appliquant et faisant vivre la politique de l’établissement
  • Gestion et animation des équipes du service
    • En préparant les différentes réunions du service d’imagerie
    • En participant aux réflexions sur l’évolution du département
  • Gestion des ressources humaines
    • En élaborant et en gérant le planning de travail des MER et des AS
    • En organisant et participant à l’évaluation des personnels du service
  • Organisation et coordination de la prise en charge du patient
    • En assurant la continuité et la sécurité des soins au sein du service d’imagerie
    • En actualisant les pratiques conformément à la réglementation o En s’assurant que les notions de radioprotection sont intégrées dans les protocoles et appliquées
  • Contribution et mise en œuvre de la démarche qualité
    • En participant aux différentes étapes de certification par l’HAS
  • Gestion des structures, des équipements, du matériel et des consommables
    • En s’assurant auprès des personnes concernées de la gestion optimale des stocks, des consommables, et autres matériels

Un exemple de fiche de poste du cadre MER vous est proposé.

1.3. La secrétaire coordinatrice

Le rôle et les fonctions de la secrétaire coordinatrice peuvent être eux aussi inscrits dans la charte de fonctionnement du service d’imagerie. Les missions de celle-ci sont à définir par l’établissement et la liste suivante peut vous aider à définir ce poste :

  • Gestion de plannings des secrétaires:
    • En veillant à la bonne adéquation de la présence des secrétaires à l’activité
    • En gérant les congés et les absences
  • Gestion des compétences :
    • En s’assurant de la répartition équilibrée des tâches effectuées par les secrétaires en fonction de l’organisation choisie (cf. fiche : Organiser l'accueil téléphonique et physique du patient)
    • En organisant et participant à l’évaluation des secrétaires du service
    • En proposant un plan de formation adapté à chaque personnel
  • Participation à la vie du service d’imagerie :
    • En participant aux différentes réunions du service
    • En veillant à l’adéquation des absences de radiologue à l’activité de secrétariat

Un exemple de fiche de poste de secrétaire coordinatrice vous est proposé.

1.4. L’aide manipulateur/ agent médico-technique en imagerie

Le rôle et les fonctions de l’aide manipulateur peuvent être eux aussi inscrits dans la charte de fonctionnement du service d’imagerie. Les missions de celui-ci sont à définir par l’établissement et la liste suivante peut vous aider à définir ce poste :

  • Fluidification du circuit patient et optimisation de l’occupation des équipements
    • En faisant le lien avec les différents intervenants du service
    • En prenant en charge le patient à son arrivée
    • En vérifiant les informations patient de chaque dossier donné par la secrétaire (identité, date de naissance, contre-indication, etc)
    • En formant un binôme avec le manipulateur
    • En fournissant, une fois l’examen réalisé, les résultats au patient

1.5. Les responsables de la radioprotection

Le rôle et les fonctions des responsables de la radioprotection peuvent être eux aussi inscrits dans la charte de fonctionnement du service d’imagerie. Les missions de ceux-ci sont à définir par l’établissement et la liste suivante peut vous aider à définir ces postes :

1.5.1. La Personne Compétente en Radioprotection (PCR)

  • Radioprotection des personnels du service :
    • En définissant les objectifs collectifs et individuels de dose pour les opérations prévues sous la responsabilité de l’employeur
    • En effectuant les contrôles techniques de radioprotection
    • En réalisant un suivi des résultats des dosimétries actives
    • En participant à la gestion des situations d’urgences
    • En participant à la formation des travailleurs

1.5.2. La Personne Spécialisée en Radiophysique Médicale (PSRPM)

  • Radioprotection des patients :
    • En assurant que les équipements, les données et procédés de calcul utilisés pour déterminer et délivrer les doses administrées au patient dans les procédures d’exposition aux rayonnements ionisants sont appropriés et utilisés selon les dispositions présentes dans le code de la santé publique
    • En procédant, à l’estimation de la dose reçue par le patient au cours des procédures radiologiques

Pour plus de détails à ce sujet, vous trouverez ici un guide pratique concernant la radioprotection.

2. Elaborer et mettre en œuvre des règles de fonctionnement

2.1. Elaborer la charte de fonctionnement du service

NB : Dans le cas où aucune charte de fonctionnement du service d’imagerie n’existe, vous pouvez la rédiger à partir d’une trame type de charte de fonctionnement ou d’exemples de chartes de fonctionnement existantes. Plusieurs modèles sont proposés :

Pour élaborer une charte de fonctionnement, il s’agit de :

  • Mettre en place des groupes de travail thématiques « ad hoc ». Vous devrez veiller à ce que tous les professionnels concernés y soient représentés selon les thématiques de la charte, sans multiplier les groupes.
  • Recueillir les pratiques en vigueur au sein du service et les harmoniser, tout en restant attentifs aux divergences selon les spécialités.

Faire émerger les principes à respecter et les formaliser dans la charte de fonctionnement qui deviendra le document de référence en cas de conflit ou d’arbitrage au sein du service. Les éléments incontournables à développer dans la charte figurent dans la charte type ANAP proposée. Il s’agira notamment d’aborder les processus du circuit de l’information pour le patient (programmé, non programmé), l’organisation de la permanence des soins, etc…

NB : Si les unités d’imagerie sont réparties sur plusieurs sites, la charte de fonctionnement du service d’imagerie est à décliner en intégrant les informations spécifiques aux sites (organisation, spécialités, contraintes, etc.)

Par ailleurs, un outil d'évaluation de la charte de fonctionnement du service d'imagerie vous est proposé, permettant d’évaluer le niveau de maturité de votre charte de fonctionnement.

2.2. Valider et mettre en œuvre les règles de fonctionnement

2.2.1. Le processus de validation et de signature

La charte de fonctionnement doit être validée par l’équipe des pilotes du service d’imagerie.

Les propositions retenues sont présentées devant les diverses instances de l’établissement dont la CME, pour être débattues.

Une procédure formelle de signature peut être proposée :

  • Pour informer le personnel de l’existence d’une charte de fonctionnement, le processus de signature peut être le suivant : pour tout nouvel arrivant, la charte est signée en même temps que son contrat et pour les autres, ce document est signé lors de l’entretien annuel d’évaluation par exemple, il est possible également de rendre opposable la charte de fonctionnement en lui donnant une valeur de règlement intérieur. Pour ce faire, elle doit être soumise pour avis aux instances de l’établissement (comme la CME par exemple) et avoir fait l’objet d’une délibération au conseil d’administration. Ainsi la charte pourra figurer au Règlement Intérieur de l’établissement. L’intérêt de cette démarche est de rendre la charte opposable à tous les acteurs du service d’imagerie, qu’ils l’aient signé ou non.

2.2.2. Le processus de communication

La communication autour de la mise en place ou de l’évolution de la charte de fonctionnement du service d’imagerie doit être soignée pour sensibiliser chaque acteur aux nouvelles règles communes en vigueur. Elle doit être initiée dès le début du processus et s’adresser à tout le personnel.

Après chaque validation d’une modification majeure, des points d’information doivent être réalisés auprès des équipes en n’hésitant pas à multiplier les canaux : réunions d’équipes, affichage, email. Ceci pouvant parfaitement s’intégrer dans les communications régulières du service pour les modifications courantes de la charte de fonctionnement.

Par ailleurs, il est essentiel de communiquer sur l’évolution de la charte de fonctionnement du service d’imagerie, et d’élaborer un circuit d’information pertinent pour son service d’imagerie.

2.3. Evaluer les règles de fonctionnement

Pour identifier les écarts dans la mise en application de la charte de fonctionnement du service d’imagerie, les évènements indésirables doivent être déclarés et doivent faire l’objet d’un traitement systématique par les pilotes du service.

Une charte de fonctionnement qui n’est jamais revue peut être considérée comme obsolète. D’une manière générale, plusieurs points peuvent amener les acteurs à modifier la charte de fonctionnement de façon plus ou moins significative :

  • Les écrits sont-ils toujours conformes à la pratique ?
  • Les décisions majeures sont-elles reflétées dans la charte de fonctionnement ?
  • La règlementation a-t-elle changé ?
  • De nouvelles techniques ont-elles été mises en place ?
  • L'activité d'un service ou des services de l'établissement ont-elles été modifiées ?
  • La contrainte budgétaire a-t-elle été renforcée ?
Cette réponse vous paraît-elle utile ?
Date de parution : 01/01/2017

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