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Nouvel autodiagnostic

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Instructions de l'autodiagnostic

Dans le cadre du suivi des projets H2012, l’ANAP a décidé de conduire une démarche de définition du bilan de projet. Au préalable de la définition du bilan de projet, la définition de la fin des projets est essentielle. Or il n’existe pas au sein des porteurs de projet de définition partagée et homogène des critères de fin de projet.

C’est pourquoi, après un travail de définition rassemblant plusieurs référents d’établissements, l’ANAP vous propose un outil vous permettant d’évaluer si votre projet est « terminé », et ce sur la base de critères fonctionnels, métiers, organisationnels/conduite du changement, techniques et contractuels. La seule visée de cet outil est pédagogique. Il permet d'accompagner les porteurs de projet dans la phase de clôture de leur projet en leur fournissant un cadre de référence et des bonnes pratiques. 

L’auto-évaluation doit être réalisée quand le pilote du projet est finalisé afin de s’assurer que le déploiement généralisé se construit sur de bonnes bases.

L’auto-évaluation doit être renseignée de manière collaborative avec : 

  • Le Directeur de l’établissement
  • Le DSIO 
  • Le Chef de projet
  • Un / deux représentant(s) médicaux et /ou paramédicaux.  

Le temps nécessaire pour renseigner le questionnaire est estimé à 45 minutes.

Instructions

Instructions de l'autodiagnostic

Dans le cadre du suivi des projets H2012, l’ANAP a décidé de conduire une démarche de définition du bilan de projet. Au préalable de la définition du bilan de projet, la définition de la fin des projets est essentielle. Or il n’existe pas au sein des porteurs de projet de définition partagée et homogène des critères de fin de projet.

C’est pourquoi, après un travail de définition rassemblant plusieurs référents d’établissements, l’ANAP vous propose un outil vous permettant d’évaluer si votre projet est « terminé », et ce sur la base de critères fonctionnels, métiers, organisationnels/conduite du changement, techniques et contractuels. La seule visée de cet outil est pédagogique. Il permet d'accompagner les porteurs de projet dans la phase de clôture de leur projet en leur fournissant un cadre de référence et des bonnes pratiques. 

L’auto-évaluation doit être réalisée quand le pilote du projet est finalisé afin de s’assurer que le déploiement généralisé se construit sur de bonnes bases.

L’auto-évaluation doit être renseignée de manière collaborative avec : 

  • Le Directeur de l’établissement
  • Le DSIO 
  • Le Chef de projet
  • Un / deux représentant(s) médicaux et /ou paramédicaux.  

Le temps nécessaire pour renseigner le questionnaire est estimé à 45 minutes.

Sommaire

  • 1. Axe fonctionnel
  • 2. Axe métier
  • 3. Axe organisation et conduite du changement
  • 4. Axe technique
  • 5. Axe contractuel

Auto-diagnostic de fin de pilote

1. Axe fonctionnel
Non concerné

1. Les fonctionnalités attendues de l'outil ont-elles été déployées entièrement ?

2. Si des anomalies existent, sont-elles en cours de traitement ?

4. L'ergonomie de l'outil est-elle satisfaisante ?

2. Axe métier
Non concerné

5. Le projet est-il toujours en phase avec les objectifs initiaux ?

note : la conduite du changement n'est pas à évaluer ici.

6. Les premiers utilisateurs sont-ils satisfaits de l'outil ?

7. L'outil facilite-t-il le travail des professionnels ?

8. L'outil contribue-t-il à un meilleur fonctionnement du service pilote (amélioration des prises en charge ou de l'accompagnement des personnes, amélioration du quotidien des services administratifs..) ?

9. Quel est le niveau d'usage de l'outil déployé ? (nombre d'acteurs utilisant le système sur le nombre total d'acteurs concernés)

10. Quelle proportion de dossiers sont désormais informatisés et mis à jour ? (Nombre de dossiers informatisés et mis à jour sur le nombre cible de dossiers du projet)

11. Les équipements installés répondent-ils aux besoins des utilisateurs ?

12. Avez-vous établi les règles de cohabitation entre le dossier papier et le dossier informatisé ? L'accès à l'historique de l'usager est-il prévu ?

3. Axe organisation et conduite du changement
Non concerné

13. Les processus organisationnels ont-ils été adapatés au projet ? Ces nouveaux processus sont-ils formalisés et connus des utilisateurs ?

14. En cas de dysfonctionnement ou panne du système informatique, avez-vous défini le fonctionnement en mode dégradé ?

15. Avez-vous nommé des référents projet ?

16. Les formations à l’outil ont-elles été dispensées ?

17. Les modalités de formation des nouveaux personnels ont-elles été définies ?

18. Les modalités de gestion des demandes d’évolution (de la structure vers l'éditeur de logiciel) ont-elles été prévues ?

19. Les modalités de remontées des incidents et des évolutions du paramétrage en interne ont-elles été définies ?

20. Un transfert de compétences entre l'éditeur et l'équipe informatique de la structure est-il prévu (si la gestion du logiciel est réalisée par l'établissement) ? Si oui, a-t-il eu lieu ?

21. Une documentation d'utilisation et d'exploitation des logiciels complète et à jour est-elle disponible ?

4. Axe technique
Non concerné

22. Le logiciel présente-il les caractéristiques techniques prévues au marché ?

23. Si des anomalies techniques existent, sont-elles en cours de traitement ?

24. L'installation des équipements utilisateurs est-elle finalisée?

25. Des coupures imprévues (wifi, réseau, infrastructures) sont-elles constatées ? Si une contractualisation sur ce sujet existe avec le prestataire (niveau de disponibilité de l'outil), ces coupures respectent-elles le niveau défini ou non ?

26. Les temps de réponse (lors de recherche de dossiers par exemple…) de l'outil sont-ils satisfaisants ?

27. Les interfaces avec le nouvel outil sont-elles opérationnelles ?

28. Quel est le niveau de sécurité et traçabilité des accès dans le nouvel outil ?

29. La confidentialité des données est-elle garantie dans le nouvel outil ?

30. Les conditions d'archivage sont elles définies ?

5. Axe contractuel
Non concerné

31. Un contrat a-t-il été signé avec le ou les éditeur(s) ?

32. Un dossier CNIL a-t-il été déposé ?

33. La Mise en Ordre de Marche (MOM) a-t-elle été signée?

34. La Vérification d'Aptitude au Bon Fonctionnement (VABF) a-t-elle été prononcée ?

35. La Vérification de Service Régulier (VSR) a-t-elle été prononcée ?

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