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Nouvel autodiagnostic

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Instructions de l'autodiagnostic

Dans le cadre du suivi des projets H2012, l’ANAP a décidé de conduire une démarche de définition du bilan de projet. Au préalable de la définition du bilan de projet, la définition de la fin des projets est essentielle. Or il n’existe pas au sein des porteurs de projet de définition partagée et homogène des critères de fin de projet.

C’est pourquoi, après un travail de définition rassemblant plusieurs référents d’établissements, l’ANAP vous propose un outil vous permettant d’évaluer si votre projet est « terminé », et ce sur la base de critères fonctionnels, métiers, organisationnels/conduite du changement, techniques et contractuels. La seule visée de cet outil est pédagogique. Il permet d'accompagner les porteurs de projet dans la phase de clôture de leur projet en leur fournissant un cadre de référence et des bonnes pratiques. 

L’auto-évaluation doit être réalisée quand le porteur estime que le projet est en voie d’être terminé ou terminé après le déploiement généralisé de l’outil

L’auto-évaluation doit être renseignée de manière collaborative avec : 

  • Le Directeur de l’établissement
  • Le DSIO 
  • Le Chef de projet
  • Un / deux représentant(s) médicaux et /ou paramédicaux.  

Le temps nécessaire pour renseigner le questionnaire est estimé à 45 minutes.

Instructions

Instructions de l'autodiagnostic

Dans le cadre du suivi des projets H2012, l’ANAP a décidé de conduire une démarche de définition du bilan de projet. Au préalable de la définition du bilan de projet, la définition de la fin des projets est essentielle. Or il n’existe pas au sein des porteurs de projet de définition partagée et homogène des critères de fin de projet.

C’est pourquoi, après un travail de définition rassemblant plusieurs référents d’établissements, l’ANAP vous propose un outil vous permettant d’évaluer si votre projet est « terminé », et ce sur la base de critères fonctionnels, métiers, organisationnels/conduite du changement, techniques et contractuels. La seule visée de cet outil est pédagogique. Il permet d'accompagner les porteurs de projet dans la phase de clôture de leur projet en leur fournissant un cadre de référence et des bonnes pratiques. 

L’auto-évaluation doit être réalisée quand le porteur estime que le projet est en voie d’être terminé ou terminé après le déploiement généralisé de l’outil

L’auto-évaluation doit être renseignée de manière collaborative avec : 

  • Le Directeur de l’établissement
  • Le DSIO 
  • Le Chef de projet
  • Un / deux représentant(s) médicaux et /ou paramédicaux.  

Le temps nécessaire pour renseigner le questionnaire est estimé à 45 minutes.

Sommaire

  • 1. Axe fonctionnel
  • 2. Axe métier
  • 3. Axe organisation et conduite du changement
  • 4. Axe technique
  • 5. Axe contractuel

Auto-diagnostic de fin de projet

1. Axe fonctionnel
Non concerné

1. Le logiciel présente-il les caractéristiques fonctionnelles prévues au marché ?

2. Les caractéristiques fonctionnelles prévues au marché ont-elles été déployées?

3. Des anomalies fonctionnelles sont-elles persistantes ?

4. Ces anomalies sont-elles en cours de traitement ? (Uniquement si la réponse à la question précédente est différente de "Non")

5. Comment jugez-vous le niveau de paramétrage de votre outil (au regard des objectifs définis au préalable) ?

6. Jugez-vous le niveau de protocolisation de l'outil suffisant?

7. L'ergonomie de l'outil est-elle satisfaisante?

2. Axe métier
Non concerné

8. Le projet a-t-il atteint ses objectifs ?

note : la conduite du changement n'est pas à évaluer ici.

9. Les utilisateurs sont-ils satisfaits de l'outil sachant que celui-ci est tenu de contribuer à la mise en œuvre des bonnes pratiques ?

10. La valeur ajoutée de l'outil aux conditions de travail des professionnels médicaux a-t-elle été constatée ?

11. La valeur ajoutée de l'outil aux conditions de travail des professionnels soignants a-t-elle été constatée ?

12. La contribution de l'outil à l'optimisation du process global de prise en charge du patient a -t-elle été constatée ?

13. Quel est le niveau d'usage de l'outil déployé ? (nombre d'acteurs utilisant le système sur le nombre total d'acteurs concernés)

14. Quelle est la proportion de dossiers pour lequel le Dossier patient informatisé existe et a été mis à jour ? (Nombre de dossiers informatisés et mis à jour sur le nombre cible de dossiers du projet)

15. Quelle est la proportion de prescriptions informatisées ?

16. Quelle est la proportion de prescriptions validées par les IDE dans le plan de soins ?

17. Quelle est la proportion de compte rendu d'examens accessibles dans le dossier patient informatisé ?

18. L'installation des équipements utilisateurs répond-t-elle aux besoins des utilisateurs ?

19. La cohabitation dossier patient papier (DPP) et dossier patient informatisé (DPI) a-t-elle été organisée ?

20. La pérennité de l’information dans le temps (avec l’historique, l'accès à l'historique et l’accès aux données provenant soit de l’ancien système soit du papier) a-t-elle été organisée entre l’ancien et le nouvel outil?

3. Axe organisation et conduite du changement
Non concerné

21. Les processus organisationnels ont-ils été adaptés dans le cadre du projet ?

22. Les processus organisationnels ont-ils été formalisés et communiqués ?

23. Un fonctionnement en mode dégradé a-t-il été défini?

24. La fin du projet a-t-elle été accompagnée d'actions de communication ?

25. Avez-vous nommé des référents du projet au sein des services ?

26. Les formations à l’outil ont-elles été dispensées ?

27. Les formations ont-elles fait l'objet d'une évaluation ?

28. Les modalités de formation des nouveaux personnels ont-elles été définies ?

29. Les modalités de demandes d’évolutions (de l'établissement vers l'éditeur) ont-elles bien été définies ?

30. Les modalités de remontées des incidents et des évolutions du paramétrage en interne ont-elles été définies?

31. Le transfert de compétences entre MOE et MOA initialement prévu au marché a-t-il eu lieu ?

32. La documentation relative à l'outil (documentation établissement, documentation éditeur) a-t-elle été élaborée ?

4. Axe technique
Non concerné

33. Le logiciel présente-il les caractéristiques techniques prévues au marché ?

34. Les caractéristiques techniques prévues au marché sont-elles déployées?

35. Des anomalies techniques sont-elles persistantes ?

36. L'installation des équipements utilisateurs est-elle finalisée?

Note : Le taux de disponibilité est en % de temps sur les infrastructures réseaux (nombre d'heures depuis le démarrage projet-nombre d'heure d'indisponibilité)/nombre d'heure depuis le démarrage du projet.

37. Le niveau de disponibilité du nouvel outil (wifi, réseau, infrastructures) hors arrêt programmé est-il satisfaisant ?

38. Les temps de réponse du nouvel outil sont-ils satisfaisants (au regard des temps de réponse contractuels pour la recherche, validation de formulaire)?

39. Le nouvel outil est-il interfacé avec la gestion des identités patients ?

40. La mise en oeuvre des interfaces est-elle finalisée ?

41. L'authentification et l'accès sécurisé sont-ils garantis dans le nouvel outil ?

42. La traçabilité des accès nominatifs est-elle garantie dans le nouvel outil ?

43. La confidentialité des données médicales est-elle garantie dans le nouvel outil ?

44. Les conditions d'archivage sont elles définies ?

5. Axe contractuel
Non concerné

45. Un contrat a-t-il été signé avec le ou les éditeur(s) ?

46. Existe-t-il un contentieux avec votre éditeur?

47. Un dossier CNIL a-t-il été déposé ?

48. Votre hébergeur est-il agrée Hébergeur de données de santé ?

49. La Mise en Ordre de Marche (MOM) a-t-elle été signée?

50. La Vérification d'Aptitude au Bon Fonctionnement (VABF) a-t-elle été prononcée ?

51. La Vérification de Service Régulier (VSR) a-t-elle été prononcée ?

52. Le paiement des licences / matériel a-t-il été effectué ?

53. Avez-vous commencé à payer votre abonnement ?

54. Le contrat de maintenance a-t-il été formalisé et signé?

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