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Nouvel autodiagnostic

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Instructions de l'autodiagnostic

Cet outil fait partie d'un kit d'outils support à une démarche de mise en œuvre d'une gestion de portefeuille de projets de systèmes d'information de santé, à destination des établissements sanitaires et médicosociaux. L'Agence Nationale d'Appui à la Performance des établissements sanitaires et médicosociaux a publié un guide méthodologique permettant aux acteurs concernés d'implanter une gestion de portefeuille de projets de SI de santé. Ce guide méthodologique, l'outillage associé et un bilan d'accompagnement des établissements partenaires sont disponibles sur le site web de l'ANAP à http://www.anap.fr. Le mode d'emploi de cet outil est disponible dans le guide méthodologique.

Bien que testés et corrigés avec les établissements partenaires, les outils n'ont pas vocation à se substituer à des outils en place ou du marché. Ils ont pour seul objectif d'appuyer la mise en place de la démarche.

Cet outil permet à l'établissement de diagnostiquer sa maturité en matière de gestion de portefeuille de projets de SIS. Il permet de repérer en amont de l'implantation de la gestion de portefeuille de projets les points forts et les points à améliorer de l'établissement. Cet outil a vocation à être utilisé au fur et à mesure de l'implantation de la démarche pour évaluer la progression de l'établissement. 

Mode d'emploi:

Renseignez les questions à choix multiples. Plusieurs types d’évaluation du niveau de maturité sont proposés :

  •  Une évaluation globale du niveau de maturité ;
  •  Une évaluation ciblée par thème (gouvernance, processus et procédures et pilotage et outils de gestion de projet).
Instructions

Instructions de l'autodiagnostic

Cet outil fait partie d'un kit d'outils support à une démarche de mise en œuvre d'une gestion de portefeuille de projets de systèmes d'information de santé, à destination des établissements sanitaires et médicosociaux. L'Agence Nationale d'Appui à la Performance des établissements sanitaires et médicosociaux a publié un guide méthodologique permettant aux acteurs concernés d'implanter une gestion de portefeuille de projets de SI de santé. Ce guide méthodologique, l'outillage associé et un bilan d'accompagnement des établissements partenaires sont disponibles sur le site web de l'ANAP à http://www.anap.fr. Le mode d'emploi de cet outil est disponible dans le guide méthodologique.

Bien que testés et corrigés avec les établissements partenaires, les outils n'ont pas vocation à se substituer à des outils en place ou du marché. Ils ont pour seul objectif d'appuyer la mise en place de la démarche.

Cet outil permet à l'établissement de diagnostiquer sa maturité en matière de gestion de portefeuille de projets de SIS. Il permet de repérer en amont de l'implantation de la gestion de portefeuille de projets les points forts et les points à améliorer de l'établissement. Cet outil a vocation à être utilisé au fur et à mesure de l'implantation de la démarche pour évaluer la progression de l'établissement. 

Mode d'emploi:

Renseignez les questions à choix multiples. Plusieurs types d’évaluation du niveau de maturité sont proposés :

  •  Une évaluation globale du niveau de maturité ;
  •  Une évaluation ciblée par thème (gouvernance, processus et procédures et pilotage et outils de gestion de projet).

Sommaire

  • 1. Gouvernance
    • 1.1. L'instance décisionnaire de l'établissement
    • 1.2. L'instance opérationnelle de l'établissement
    • 1.3. Les pratiques d'arbitrage
  • 2. Processus et procédures
  • 3. Pilotage de projet et outils de gestion de projet

Autodiagnostic de maturité en matière de gestion de portefeuille de projets

1. Gouvernance
Non concerné

1.1. L'instance décisionnaire de l'établissement
Non concerné

1.1.1. Disposez-vous d'une instance de gouvernance prenant les décisions portant sur le SI de votre établissement ?

Si vous avez répondu non à la question 1.1.1, merci de ne pas répondre

1.1.2. Cette instance intègre-t-elle des personnels médicaux ?

Si vous avez répondu non à la question 1.1.1, merci de ne pas répondre

1.1.3. Cette instance intègre-t-elle des représentants de Directions Fonctionnelles autres que la DSIO ?

Si vous avez répondu non à la question 1.1.1, merci de ne pas répondre

1.1.4. A quelle fréquence se réunit cette instance ?

Si vous avez répondu non à la question 1.1.1, merci de ne pas répondre

1.1.5. Cette instance procède-t-elle à des revues de portefeuille de projets SI ?

Si vous avez répondu non à la question 1.1.1, merci de ne pas répondre

1.1.6. Cette instance est-elle régulièrement consultée pour le lancement de nouveaux projets SI (hors activité ponctuelle ou récurrente) ?

1.2. L'instance opérationnelle de l'établissement
Non concerné

1.2.1. Est-ce que l'activité DSIO est régulièrement suivie par une instance opérationnelle, distincte de l'instance de décision ?

Si vous avez répondu non à la question 1.2.1, merci de ne pas répondre

1.2.2. A quelle fréquence l'activité DSIO est suivie par une instance opérationnelle, distincte de l'instance de décision ?
1.2.3. Existe-il une représentation exhaustive de type référentiel des projets et activités en cours dans votre établissement ?

Si vous avez répondu non à la question 1.2.3, merci de ne pas répondre

1.2.4. Ce référentiel est communiqué au-delà de la DSIO ?

1.3. Les pratiques d'arbitrage
Non concerné

1.3.1. Vous arrive-t-il de refuser de lancer de nouveaux projets ?

Si vous avez répondu non à la question 1.3.1, merci de ne pas répondre

1.3.2. Qui prend la décision de refuser de nouveaux projets ?

Si vous avez répondu non à la question 1.3.1, merci de ne pas répondre

1.3.3. Le motif principal récurrent de refus est " les objectifs du projet sont insuffisamment décrits" ?

Si vous avez répondu non à la question 1.3.1, merci de ne pas répondre

1.3.4. Le motif principal récurrent de refus est "le périmètre du projet est trop flou" ?

Si vous avez répondu non à la question 1.3.1, merci de ne pas répondre

1.3.5. Le motif principal récurrent de refus est : "D'autres projets sont prioritaires dans l'agenda de la DSIO" ?

Si vous avez répondu non à la question 1.3.1, merci de ne pas répondre

1.3.6. Le motif principal récurrent de refus est " Les gains attendus du projet sont insuffisants" ?

Si vous avez répondu non à la question 1.3.1, merci de ne pas répondre

1.3.7. Le motif principal récurrent de refus est "le budget SI ne permet pas de prendre en charge de nouveaux projets" ?

Si vous avez répondu non à la question 1.3.1, merci de ne pas répondre

1.3.8. Le motif principal récurrent de refus est " la "capacité de production" (journées/homme disponibles pour les projets) de la DSIO ne permet pas de prendre en charge de nouveaux projets" ?
2. Processus et procédures
Non concerné

2.1. Disposez vous d'une fiche de description de vos projets ?

Si vous avez répondu non à la question 2.1, merci de ne pas répondre

2.2. Combien de projets SI (en cours ou à lancer) ont fait l'objet d'une description formelle dans une fiche ?

Si vous avez répondu non à la question 2.1, merci de ne pas répondre - La fiche descriptive de comparaison est disponible sur : http://www.monhopitalnumerique.fr/publication/488

2.3. Estimez-vous atteindre la même complétude de description dans vos fiches projet que ce qui est décrit dans la fiche type ?
2.4.1. Dans la phase de définition d'un nouveau projet, les objectifs des nouveaux projets sont-ils systématiquement et formellement décrits par des responsables métiers concernés et/ou agents de la DSIO ?
2.4.2. Dans la phase de définition d'un nouveau projet, le périmètre fonctionnel des nouveaux projets est systématiquement et formellement décrits par les responsables métiers concernés et/ou les agents de la DSIO ?
2.4.3. Dans la phase de définition d'un nouveau projet, les solutions techniques envisagées, sont systématiquement et formellement décrites par les responsables métiers concernés et/ou les agents de la DSIO ?
2.4.4. Dans la phase de définition d'un nouveau projet, les coûts globaux et les coûts "post-projets" sont-ils systématiquement et formellement décrits par les responsables métiers concernés et/ou les agents de la DSIO ?
2.5. La décision de lancer un nouveau projet SI est-elle objectivée par une analyse de la valeur ?
2.6. La décision de lancer un nouveau projet SI est-elle encadrée par une procédure formalisée ?
2.7. Dans la phase de lancement, vous arrive-t-il d'être confrontés à la nécessité d'arbitrer entre différents projets?

Si vous avez répondu non à la question 2.7, merci de ne pas répondre

2.7.1. La rentabilité d'un projet SI est-elle prise en compte dans la décision d'initier un nouveau projet SI?

Si vous avez répondu non à la question 2.7, merci de ne pas répondre

2.7.2. L'alignement stratégique est-il pris en compte dans la décision d'initier un nouveau projet SI ?

Si vous avez répondu non à la question 2.7, merci de ne pas répondre

2.7.3. Les risques associés au projet sont-ils évalués et pris en compte dans la décision d'initier un nouveau projet SI ?

Si vous avez répondu non à la question 2.7, merci de ne pas répondre

2.7.4. Les gains qualitatifs pour les parties prenants externes à l'établissement (patients, tutelles, ...) Sont-ils pris en compte dans la décision d'initier un nouveau projet SI ?

Si vous avez répondu non à la question 2.7, merci de ne pas répondre

2.7.5. Les risques qualitatifs pour l'établissement (en termes de conditions de travail, de management, d'efficience, ...) sont-ils pris en compte dans la décision d'initier un nouveau projet SI ?

Si vous avez répondu non à la question 2.7, merci de ne pas répondre

2.7.6. Le degré de nécessité (contrainte technique, réglementaire, ...) est-il formellement évalué et pris en compte dans la décision d'initier un nouveau projet SI ?
2.8. Les activités courantes et les activités de gestion de projet sont-elles suivies en termes de charge et de planning ?

Si vous avez répondu "pas du tout" à la question 2.8, merci de ne pas répondre

2.9. Existe-t-il une gestion des ressources associée ?

3. Pilotage de projet et outils de gestion de projet
Non concerné

3.1. Qui porte la direction / la responsabilité d'un projet nouvellement lancé ?
3.2. Existe-t-il un dispositif outillé et formalisé pour suivre l'avancement d'un projet (tableau de bord et phasage, ...) ?
3.3. Combien de projets font l'objet de ce suivi formalisé ?
3.4. Dans ce dispositif, les charges internes de vos projet SI font-elles l'objet d'un suivi valorisé régulier (Consommé VS reste à faire) ?
3.5. Dans ce dispositif, les prestations externes de vos projets SI font-elle l'objet d'suivi ("engagées" Vs "facturées" ?
3.6. Existe-t-il une consolidation régulière de tous les projets en cours ?
3.7. Cette consolidation donne-t-elle lieu à un reporting formalisé qui est communiqué auprès d'une instance responsable de la DSIO (D.G, ...) ?

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