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Nouvel autodiagnostic

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Instructions de l'autodiagnostic

Le processus de la gestion des lits est transversal au sein d'un établissement de santé en termes de demande et d'offre. La transversalité est d'autant plus grande que les ressources lits sont mutualisés entre les services. Il est par essence complexe de disposer d'un système d'information (SI) homogène pour la gestion des lits compte tenu des spécificités de besoin et organisationnelle des différents services.

En pratique, le processus de la gestion des lits est souvent supporté par plusieurs outils en fonction du besoin et du service utilisateur. Cette réalité rend plus difficile la mise à disposition des données consolidées et cohérentes.

Comme toute informatisation de processus de soins, un établissement de soins a besoin, pour chaque processus à informatiser, de connaître d'abord son existant et préciser ensuite les objectifs en termes de besoin. Dans cette logique et pour l'informatisation de la gestion des lits, l'ANAP met à disposition des établissements de santé cet outil de diagnostic pour analyser leur existant. Il peut être utilisé soit tout seul, soit en lien avec un autre outil de l'ANAP, le cahier des charges type de l'informatisation de la gestion des lits.

L'outil de diagnostic permet à un établissement de santé d'évaluer la maturité de son SI pour la gestion des lits au travers des réponses à un questionnaire. Le résultat de l'évaluation a pour vocation de faciliter l'identification des points forts et des points de vigilance, et ce dans une perspective d'élaboration d'un plan d'actions pour améliorer le SI de l'établissement.

Cet outil s'adresse à tous les établissements de santé qui font face à une problématique en termes de partage d'information dans la gestion des lits. Pour avoir un meilleur partage du résultat d'un diagnostic, il est conseillé que le questionnaire soit rempli au cours d'une réunion pluridisciplinaire, composée des représentants du médecin, le personnel soignant et la direction des systèmes d'information.

Par ailleurs nous vous invitons à réaliser cet autodiagnostic deux fois.

  • La premier pour avoir le niveau de maturité de votre SIH pour la gestion des lits à l'instant T, en répondant avec les niveaux actuels.
  • Le seconde fois pour connaitre le niveau de maturité de votre SI pour la gestion des lits au terme du déploiement. Il s'agit donc de répondre aux question avec les niveaux que devraient atteindre votre SI à terme.

Si vous voulez conserver vos réponses, n'oubliez pas d'enregistrer les réponses à la fin de l'autodiagnostic.

Méthodologie et limites de l'outil:

Dans cet outil, le SI de la gestion des lits se limite aux dispositifs informatiques contribuant à la production, la diffusion et le partage d'information dans des activités qui ont un impact direct sur l'utilisation des ressources lits.

  • Planifier les entrées du patient dans l'unité de soins (admission, entrée par mouvement interne)
  • Réaliser les entrées du patient dans l'unité de soins (admission planifiée, entrée directe, entrée par mouvement interne)
  • Planifier les sorties du patient de l'unité de soins (sortie de l'établissement, sortie pour une autre unité de soins)
  • Réaliser les sorties du patient de l'unité de soins (sortie de l'établissement, sortie pour une autre unité de soins)
  • Anticiper et réguler les mouvements
  • Superviser et piloter la capacité lits de l'établissement

Il est nécessaire de rappeler que d'autres critères, non décrits dans l'outil, doivent être pris en considération dans l'élabaration d'un projet du SI, plus particulièrement la capacité managériale de l'établissement dans le pilotage du projet et les moyens techniques et financiers à consacrer en fonction de l'existant du SI.

Dans le questionnaire de diagnostic, le terme "outil informatique" désigne l'ensemble des dispositifs informatiques qui servent à la gestion des lits.

 

Instructions

Instructions de l'autodiagnostic

Le processus de la gestion des lits est transversal au sein d'un établissement de santé en termes de demande et d'offre. La transversalité est d'autant plus grande que les ressources lits sont mutualisés entre les services. Il est par essence complexe de disposer d'un système d'information (SI) homogène pour la gestion des lits compte tenu des spécificités de besoin et organisationnelle des différents services.

En pratique, le processus de la gestion des lits est souvent supporté par plusieurs outils en fonction du besoin et du service utilisateur. Cette réalité rend plus difficile la mise à disposition des données consolidées et cohérentes.

Comme toute informatisation de processus de soins, un établissement de soins a besoin, pour chaque processus à informatiser, de connaître d'abord son existant et préciser ensuite les objectifs en termes de besoin. Dans cette logique et pour l'informatisation de la gestion des lits, l'ANAP met à disposition des établissements de santé cet outil de diagnostic pour analyser leur existant. Il peut être utilisé soit tout seul, soit en lien avec un autre outil de l'ANAP, le cahier des charges type de l'informatisation de la gestion des lits.

L'outil de diagnostic permet à un établissement de santé d'évaluer la maturité de son SI pour la gestion des lits au travers des réponses à un questionnaire. Le résultat de l'évaluation a pour vocation de faciliter l'identification des points forts et des points de vigilance, et ce dans une perspective d'élaboration d'un plan d'actions pour améliorer le SI de l'établissement.

Cet outil s'adresse à tous les établissements de santé qui font face à une problématique en termes de partage d'information dans la gestion des lits. Pour avoir un meilleur partage du résultat d'un diagnostic, il est conseillé que le questionnaire soit rempli au cours d'une réunion pluridisciplinaire, composée des représentants du médecin, le personnel soignant et la direction des systèmes d'information.

Par ailleurs nous vous invitons à réaliser cet autodiagnostic deux fois.

  • La premier pour avoir le niveau de maturité de votre SIH pour la gestion des lits à l'instant T, en répondant avec les niveaux actuels.
  • Le seconde fois pour connaitre le niveau de maturité de votre SI pour la gestion des lits au terme du déploiement. Il s'agit donc de répondre aux question avec les niveaux que devraient atteindre votre SI à terme.

Si vous voulez conserver vos réponses, n'oubliez pas d'enregistrer les réponses à la fin de l'autodiagnostic.

Méthodologie et limites de l'outil:

Dans cet outil, le SI de la gestion des lits se limite aux dispositifs informatiques contribuant à la production, la diffusion et le partage d'information dans des activités qui ont un impact direct sur l'utilisation des ressources lits.

  • Planifier les entrées du patient dans l'unité de soins (admission, entrée par mouvement interne)
  • Réaliser les entrées du patient dans l'unité de soins (admission planifiée, entrée directe, entrée par mouvement interne)
  • Planifier les sorties du patient de l'unité de soins (sortie de l'établissement, sortie pour une autre unité de soins)
  • Réaliser les sorties du patient de l'unité de soins (sortie de l'établissement, sortie pour une autre unité de soins)
  • Anticiper et réguler les mouvements
  • Superviser et piloter la capacité lits de l'établissement

Il est nécessaire de rappeler que d'autres critères, non décrits dans l'outil, doivent être pris en considération dans l'élabaration d'un projet du SI, plus particulièrement la capacité managériale de l'établissement dans le pilotage du projet et les moyens techniques et financiers à consacrer en fonction de l'existant du SI.

Dans le questionnaire de diagnostic, le terme "outil informatique" désigne l'ensemble des dispositifs informatiques qui servent à la gestion des lits.

 

Sommaire

  • 1. Gestion des entrées
    • 1.1. Planifier les entrées du patient dans l'unité de soins
    • 1.2. Réaliser les entrées du patient dans les unités de soins
  • 2. Gestion des sorties
    • 2.1. Planifier les sorties du patient de l'unité de soins
    • 2.2. Réaliser les sorties du patient de l'unité de soins
  • 3. Régulation, supervision et pilotage
    • 3.1. Anticiper et réguler les mouvements
    • 3.2. Piloter et superviser la capacité lit de l'établissement

Autodiagnostic de gestion des lits

1. Gestion des entrées
Non concerné

1.1. Planifier les entrées du patient dans l'unité de soins
Non concerné

1.1.1. L'outil informatique de planification dont l'unité de soins dispose permet-il la visualisation de la disponibilité prévisionnelle des lits par unité de soins?
1.1.2. L'outil permet-il la visualisation de la disponibilité prévisionnelle des lits par chambre et par lit ?
1.1.3. L'outil permet-il la visualisation de la disponibilité prévisionnelle des lits répondant aux particularités du patient (le sexe, une raison médicale, chambre particulière …) ?
1.1.4. L'outil permet-il la visualisation de la disponibilité prévisionnelle de l'ensemble des lits mutualisés avec d'autres unités de soins ?
1.1.5. L'outil permet-il une planification avec une identité provisoire (le patient n'est jamais venu à l'établissement et est inconnu du système d'information hospitalier) ?
1.1.6. Si l'identité du patient est provisoire, l'outil permet-il la saisie de toutes les données nécessaires (provenance …) à une planification d'hospitalisation ?
1.1.7. Lors de la planification, les données d'identité du patient (à l'exception des identités provisoires) sont-elles recopiées manuellement dans l'outil ?
1.1.8. Lors de la planification, les données administratives du patient rattachées au séjour (provenance, mode d'entrée …) sont-elles recopiées manuellement dans l'outil ?
1.1.9. L'outil permet-il de créer le dossier administratif de pré-admission ou d'en faciliter la création ?
1.1.10. En cas de modification d'une admission déjà planifiée, l'outil permet-il de mettre à jour le dossier de pré-admission ou d'en faciliter la mise à jour ?
1.1.11. L'outil permet-il une planification d'entrée avec réservation de lit ?
1.1.12. L'outil permet-il une planification d'entrée sans réservation de lit ?
1.1.13. L'outil permet-il un repérage aisé de la disponibilité d'un lit dans une unité de soins ?
1.1.14. L'outil permet-il un repérage aisé de la disponibilité d'un lit à l'égard des contraintes liées au patient (le sexe, une chambre particulière, une raison médicale …) ?
1.1.15. L'outil permet-il un repérage aisé de la disponibilité d'un lit en fonction d'une tranche horaire (matin, après-midi, soir par exemple) ?
1.1.16. Pour planifer l'arrivée d'un patient venant d'une autre unité de soins, le code de celle-ci est-il saisi dans l'outil manuellement et en toutes lettres par le personnel soignant ?
1.1.17. En cas d'une planification avec réservation de lit, le personnel soignant a-t-il besoin de saisir manuellement et en toutes lettres dans l'outil les numéros de chambre et de lit ?
1.1.18. L'outil est-il utilisé pour la planification de tous les types d'hospitalisation (HJ, HC …) dans l'unité de soins ?
1.1.19. L'heure prévisionnelle d'entrée dans l'unité de soins est-elle saisie dans l'outil autant que possible à chaque planification ?
1.1.20. L'outil impose-t-il une saisie obligatoire de l'heure prévisionnelle d'entrée ?

1.2. Réaliser les entrées du patient dans les unités de soins
Non concerné

1.2.1. L'unité de soins dispose-t-elle d'un outil permettant la visualisation de la disponibilité immédiate des lits ?
1.2.2. L'outil permet-il de visualiser la disponibilité immédiate des lits mutualisés avec d'autres unités de soins ?
1.2.3. L'outil permet-il la saisie de l'heure d'entrée du patient dans l'unité de soins ?
1.2.4. L'outil permet-il la distinction entre l'heure prévisionnelle d'entrée et l'heure réelle d'entrée ?
1.2.5. L'outil permet-il de conserver l'historique de changements de lit du patient (utile pour la traçabilité d'une maladie contagieuse par exemple) ?
1.2.6. L'outil permet-il un repérage aisé de la disponibilité immédiate d'un lit à l'égard des contraintes liées au patient (le sexe, une raison médicale …) ?
1.2.7. Le personnel soignant a-t-il besoin de ressaisir dans l'outil les données d'identité du patient ?
1.2.8. Le personnel soignant a-t-il besoin de ressaisir manuellement dans l'outil les données administratives du patient rattachées à son séjour (provenance, mode d'entrée …) ?
1.2.9. Le personnel soignant met-il à jour l'allocation du lit dans l'outil tout de suite après l'entrée du patient dans l'unité de soins ?
1.2.10. Parmi les données à renseigner pour le lit alloué, l'heure d'entrée du patient en fait-elle partie ?
1.2.11. L'heure d'entrée du patient renseignée dans l'outil correspond-elle à l'heure réelle d'entrée du patient dans l'unité de soins ?
1.2.12. La disponibilité des lits donnée par l'outil correspond-elle à la disponibilité réelle des lits dans l'unité de soins ?
1.2.13. L'outil est-il mis à disposition du service des urgences afin que ce dernier puisse consulter la disponibilité des lits dans les services de soins de l'établissement ?
1.2.14. L'allocation des lits fait-elle référence aux structures hospitalières (pôles, services, unités de soins, chambres, lits …) à jour (codes structures, périodes d'ouverture …) ?

2. Gestion des sorties
Non concerné

2.1. Planifier les sorties du patient de l'unité de soins
Non concerné

2.1.1. L'outil informatique de planification dont l'unité de soins dispose permet-il la saisie de la date prévisionnelle de sortie de l'établissement ?
2.1.2. L'outil permet-il la saisie de l'heure prévisionnelle de sortie de l'établissement ?
2.1.3. L'outil permet-il la saisie de la date prévisionnelle d'un mouvement interne pour une autre unité de soins ?
2.1.4. L'outil permet-il la saisie de l'heure prévisionnelle d'un mouvement interne pour une autre unité de soins ?
2.1.5. En cas de modification de date prévisionnelle de sortie, l'outil permet-il de choisir une raison parmi une liste de raisons préétablies par l'établissement ?
2.1.6. En cas de modification de date prévisionnelle de sortie, le personnel soignant saisit-il la raison si celle-ci est connue (en attente structure d'aval, pour raison médicale …) ?
2.1.7. L'outil permet-il un repérage aisé des heures prévisionnelles de sortie (par tranche horaire matin, après-midi, soir par exemple) ?
2.1.8. En cas de mouvement interne sortant, l'outil permet-il de choisir dans une liste préétablie l'unité de soins de destination ?
2.1.9. La date prévisionnelle de sortie de l'établissement est-elle renseignée dans l'outil pour chaque patient ?
2.1.10. La date prévisionnelle de sortie de l'établissement est-elle actualisée dans l'outil autant que nécessaire par rapport à l'état de santé du patient ?

2.2. Réaliser les sorties du patient de l'unité de soins
Non concerné

2.2.1. L'outil informatique dont l'unité de soins dispose permet-il la saisie de la date et heure de sortie de l'établissement ?
2.2.2. L'outil permet-il la saisie de la date et heure de mouvement interne du patient pour une autre unité de soins ?
2.2.3. L'outil permet-il la distinction entre la date et heure réelle de sortie et celle prévisionnelle de sortie ?
2.2.4. Le personnel soignant saisit-il dans l'outil l'heure de sortie tout de suite après la sortie du patient ?
2.2.5. L'heure de sortie renseignée dans l'outil correspond-elle à l'heure réelle de sortie du patient ?
2.2.6. L'outil permet-il le partage des informations de sortie du patient (heure, chambre …) afin de faciliter sa sortie (brancardage, transport …) ?
2.2.7. L'outil permet-il de consulter l'état d'avancement d'une demande de prestation (brancardage, transport …) avant la sortie du patient ?

3. Régulation, supervision et pilotage
Non concerné

3.1. Anticiper et réguler les mouvements
Non concerné

3.1.1. L'unité de soins dispose-t-elle d'un outil informatique permettant de repérer l'écart entre la capacité d'accueil et les besoins réels en lits pour le jour même et les jours à venir ?
3.1.2. L'outil permet-il de repérer les patients dans leurs unités de soins et les patients hébergés dans d'autres unités de soins ?
3.1.3. L'outil permet-il de repérer les patients qui vont sortir très prochainement (dans moins de 48 heures par exemple) ?
3.1.4. L'outil permet-il de repérer les patients dont la date et heure prévisionnelle d'un mouvement est dépassée sans être actualisée ?
3.1.5. L'outil permet-il de repérer les patients dont l'hospitalisation est planifiée mais sans dossier administratif de pré-admission ?
3.1.6. L'outil permet-il de repérer les patients dont les séjours sont extrêmement longs selon une définition de l'établissement ?
3.1.7. Les fonctionnalités de repérage ci-dessus, quand elles sont disponibles, sont-elles utilisables aisément (qualité visuelle, assistance à la saisie, facilité navigation) ?

3.2. Piloter et superviser la capacité lit de l'établissement
Non concerné

3.2.1. L'établissement dispose-t-il d'un outil informatique permettant l'alimentation en temps réel d'un tableau de bord de supervision de l'occupation des lits ?
3.2.2. L'outil permet-il la visualisation globale de l'occupation réelle des lits (sur l'établissement, par pôle, par service …) ?
3.2.3. L'outil permet-il la visualisation globale de l'occupation prévisionnelle des lits (sur l'établissement, par pôle, par service …) ?
3.2.4. L'outil permet-il la visualisation globale de l'occupation réelle des lits par provenance des patients (admission planifiée, urgences, admission directe …) ?
3.2.5. L'outil permet-il la visualisation globale de l'occupation prévisionnelle des lits par provenance des patients (admission planifiée, admission directe …) ?
3.2.6. L'outil permet-il la visualisation globale de l'occupation réelle des lits pour les séjours extrêmement longs (sur l'établissement, par pôle, par service …) ?
3.2.7. Pour obtenir un état de l'occupation des lits, est-il aisé de changer de périmètre (l'établissement, un pôle, un service …) ?
3.2.8. Pour obtenir un état de l'occupation des lits, est-il aisé de changer de période (un jour, une semaine, un mois …) ?
3.2.9. Y a-t-il des données non saisies (un lit libéré sans date de sortie ...) par les unités de soins qui rendent difficile l'interprétation de l'état de l'occupation des lits ?
3.2.10. Y a-t-il des données non fiables (l'heure de mouvement égale à l'heure de saisie …) qui rendent difficile l'interprétation de l'état de l'occupation des lits ?
3.2.11. L'état de l'occupation des lits a-t-il été constitué directement à partir des données saisies dans les unités de soins (sans aucune consolidation intermédiaire manuelle) ?

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