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Etienne MAUGET

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Déployer

Une organisation de télémédecine impliquant un grand nombre d’acteurs – d’autant plus à distance – doit être pilotée au sein d’une gestion de projet rigoureuse.

Cette gestion de projet doit s’appuyer au préalable sur la mise en place d’une gouvernance qui comporte :

  • Un lieu de portage médical et institutionnel de l’organisation, de type Comité de pilotage (COPIL), en lien avec ou sous l’impulsion des instances régionales animées par l’ARS. Ce comité définit le projet médical global, les orientations, le périmètre et l’ordonnancement de l’activité. Enfin, il pose les arbitrages nécessaires à sa mise en œuvre ;
  • Un lieu opérationnel qui anime la gestion du projet.

Voir les préconisations concrètes de mise en œuvre dans les fiches pratiques 1 et 2.

La mise en place de cette gouvernance donne l’impulsion nécessaire aux acteurs pour définir les règles communes de fonctionnement sous la forme d’un parcours de prise en charge et des processus partagés de réalisation de chaque acte de télémédecine, à décliner en protocoles et procédures.

Décrire le parcours de prise en charge du patient et les processus de réalisation de chaque acte de télémédecine permet de partager une vision commune des pratiques de la télémédecine – nécessaire pour un travail des professionnels en filière – d’identifier les actes de télémédecine qui devront être mis en œuvre dans chaque établissement ou par chaque professionnel et d’anticiper l’impact de la télémédecine sur les organisations existantes.

Ce travail sera facilité par l’utilisation du processus type décrit dans le présent document.

La gouvernance du projet identifie les chantiers à mener et définit l’organisation opérationnelle pour les mener. Si tous les chantiers ne peuvent pas être conduits de front, il convient de définir les priorités et/ou un niveau d’investissement progressif sur chaque chantier.

On pourra traiter prioritairement les chantiers :

  • Ressources humaines ;
  • Formation ;
  • Système d’information.

Voir les préconisations concrètes de mise en œuvre dans les fiches pratiques 3, 4 et 6.

Puis mettre en place dès que possible les chantiers :

  • Logistique/matériel ;
  • Communication.

Voir les préconisations concrètes de mise en oeuvre dans les fiches pratiques 5 et 7.

Ces différents thèmes doivent être suivis en prenant en compte leurs interdépendances. À titre d’illustration, le SI défini pour l’ensemble du projet peut induire une certaine logistique et nécessiter un certain matériel à déployer. De même, les choix effectués en matière de ressources humaines auront un impact sur les formations à dispenser.

D’autre part, l’organisation de l’évaluation du projet devra être anticipée à ce stade afin de disposer des mesures initiales des indicateurs d’évaluation, ainsi que de leur collecte tout au long du déploiement et de la vie de l’organisation, si possible de façon automatisée.

Évaluer

L’évaluation de la prise en charge par télémédecine permet de mesurer l’atteinte des objectifs formulés dans le projet médical. Deux aspects de la mise en œuvre du projet peuvent être évalués : la cohérence entre les besoins et le modèle d’organisation choisi, et la performance de l’organisation.

Il est utile de rappeler que toute évaluation nécessite la définition en amont d’indicateurs d’évaluation, le partage de leurs règles de calcul et de leur valeur initiale afin d’en suivre l’évolution dans le temps.

Vérifier la pertinence du modèle d’organisation

Le déploiement de la télémédecine peut avoir pour conséquence l’identification de nouveaux besoins ou de nouvelles opportunités et donc l’ajustement du modèle d’organisation initialement choisi.

Aussi, il est important de suivre ce point tout au long du déploiement pour s’assurer de l’atteinte des objectifs et identifier les ajustements nécessaires. Cette évaluation peut en outre permettre de capitaliser sur les bonnes pratiques du déploiement afin d’identifier les conditions de reproductibilité à une échelle plus large ou à d’autres prises en charges.

Évaluer la performance de l’organisation

L’enjeu de cette évaluation est de s’assurer que l’organisation répond aux objectifs fixés dans le projet médical de la façon la plus efficiente possible. Les indicateurs suivis seront ceux du projet médical, éventuellement complétés par d’autres indica- teurs portant sur l’usage des outils, le respect des délais dans le processus de prise en charge, etc.

Pérenniser

La prise en charge des patients par télémédecine induit des changements importants :

  • Métiers, par l’évolution de certaines compétences, voire l’introduction de nouveaux acteurs ; 
  • Organisationnels, par l’apparition de nouvelles activités et une répartition différente des tâches entre les acteurs ; 
  • Techniques, par le recours à une nouvelle technologie et l’introduction de nouveaux outils.

Aussi, on ne peut limiter le projet à l’installation d’un outil ou à la diffusion de nouvelles procédures. L’impact positif du projet sur la prise en charge des patients n’est visible que si les usages se développent et sont pérennes. À l’issue de la mise en place de l’organisation démarre donc une étape cruciale (dite phase de post-déploiement) poursuivant deux objectifs :

  • L’accompagnement pour un développement des usages de la télémédecine ;
  • L’accompagnement pour une pérennisation et amélioration continue de ces usages.

Voir les préconisations concrètes de mise en œuvre dans la ?che pratique 8.

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Date de parution : 15/02/2017

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