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Méthode

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Rôles et responsabilité des acteurs

 

Acteurs impliqués  Actions réalisées / Décisions attendues 
 Référent GPP

 Estimation du taux d'activités récurrentes

Restitution des résultats aux Instances de Gouvernance

 Membres de la DSIO  Recueil quotidien des activités récurrentes

Pré-requis / dépendances

Dépendance avec l’étape 1.4 

Objectifs

Les activités « hors projets », bien qu’indispensables au maintien en fonctionnement du SI, sont souvent sous- évaluées par les instances de gouvernance et par les profils métiers :

  • Elles ne font pas l’objet d’un reporting au sein de la DSIO et vers les instances de gouvernance du SI ;
  • Les instances de gouvernance et les profils métiers ont souvent du mal à matérialiser l’apport de ces activités.

C’est pourquoi, il est essentiel de :

  • Objectiver et valoriser les activités « hors projets » menées par la DSIO afin que les instances de gouvernance aient une meilleure compréhension de son champ d’activités
  • Vaincre les idées reçues consistant à limiter les activités de la DSI0 à la réalisation de projets

Description des travaux à réaliser

Deux cas de figure sont possibles :

Premier cas : L’établissement dispose d’un suivi de l’activité des agents de la DSIO

  • Le référent GPP débute l’exercice en estimant la capacité totale de production de la DSIO. Il s’agit de déterminer le nombre de jours total que l’équipe peut consacrer annuellement à l’ensemble de ses activités :
    • Dans l’onglet « charges détaillées » de l’outil de consolidation, il précise dans la partie « Capacité de production annuelle de la DSIO » le nombre d’ETP composant l’équipe interne de la DSIO ;
    • L’outil calcule automatiquement la capacité totale de production qui correspond au dimensionnement total de la DSIO en ETP multiplié par le nombre de jours ouvrés travaillés par an.
  • Le référent GPP poursuit l’exercice en exploitant l’outil de recueil d’activités de la DSIO de l’établissement :
    • Il constitue une base de données listant l’ensemble des activités réalisées par la DSIO et leur valorisation en J/H sur une année pleine ;
    • Il isole de la base ainsi constituée l’ensemble des activités « récurrentes » en excluant l’ensemble des activités « projet » ;
  • Dans la partie « Capacité de production annuelle de la DSIO » de l’onglet « charges détaillées » de l’outil de consolidation, il renseigne le tableau « Récurrent (charge prévisionnelle annuelle) » :
    • Soit il peut répartir les activités récurrentes identifiées et leurs charges correspondantes dans les catégories suivantes :
      • Urbanisation/Architecture/Intégration/ Gestion des évolutions ;
      • Mise à disposition / Maintenance / Infrastructure ;
      • Support / Assistance aux utilisateurs ;
      • Méthodes / Sécurité / Qualité ;
      • Gestion opérationnelle de la DSIO
      • Dans ce cas, la charge totale dédiée aux activités récurrentes se calcule automatiquement.
    • Soit il ne souhaite pas répartir les activités récurrentes selon les catégories citées ci-dessus, et dans ce cas, il ne renseigne que la ligne « total ».
  • Le taux d’activités récurrentes de la DSIO est automatiquement calculé et apparait dans la partie « Capacité de production annuelle » de l’onglet « charges détaillées » de l’outil de consolidation.

Second cas : L’établissement ne dispose pas d’un suivi de l’activité des agents de la DSIO

  • Le référent GPP organise une réunion de présentation de la démarche et de ses enjeux au sein de la DSIO. Au cours de cette réunion de présentation, il présente les objectifs et les modalités pratiques du recueil d’activités :
    • Chaque membre de la DSIO réalise un recueil individuel et quotidien de ses activités récurrentes, sur une période de 4 semaines. Il utilise pour cela l’outil de recueil des activités récurrentes fourni par le référent GPP. Dans cet outil, les activités récurrentes sont séparées en cinq catégories :
      • Urbanisation/Architecture/Intégration/ Gestion des évolutions ;
      • Mise à disposition / Maintenance / Infrastructure ;
      • Support / Assistance aux utilisateurs ; 
      • Méthodes / Sécurité / Qualité ;
      • Gestion opérationnelle de la DSIO.
      • Les membres de la DSIO doivent donc affecter leurs activités récurrentes à ces catégories, de manière quotidienne ;
    • Le référent GPP s’assure que le recueil est en cours grâce à des échanges réguliers avec les membres de la DSIO. Il les aide en cas de questionnements sur les modalités de recueil
    • A la fin de la période de recueil, le référent GPP centralise l’ensemble des fiches individuelles afin de consolider les données en vue de leur analyse.
  • Le référent GPP reporte les données consolidées de la DSIO par catégorie d’activités récurrentes dans l’outil de consolidation, onglet « Charges détaillées », partie « Capacité de production annuelle de la DSIO », tableau « Récurrent (charge prévisionnelle annuelle) »
  • Dans ce tableau, la charge totale dédiée aux activités récurrentes de la DSIO est calculée automatiquement, ainsi que le taux d’activités récurrentes de la DSIO qui apparait à la droite du tableau

Outils à utiliser

Bonnes pratiques

  • Expliquer aux acteurs de la DSIO les objectifs poursuivis par la démarche par cette étape de description des activités « hors projets » afin de les rassurer. Cela peut se faire au travers d’une réunion de présentation de la démarche mais aussi lors d’échanges informels. Il s’agit d’expliciter que l’objectif n’est pas de contrôler les travaux réalisés par la DSIO, mais de les valoriser. Les profils de la DSIO sont les premiers à souligner l’insuffisante prise en compte des activités « hors projets ». Pour autant, ils restent en retrait lorsque le recensement de ces activités est évoqué.
  • S’appuyer sur des catégories d’activités « hors projets » adaptées au contexte de la DSIO. L’outil de recueil d’activités « hors projets » doit en effet permettre :
    • De décrire les activités réalisées par la DSIO. Si les profils de la DSIO n’ont pas le sentiment que la structuration des activités « hors projets » reflète leur quotidien, ils ne la complèteront pas ; 
    • D’instaurer un dialogue de gestion entre les instances de gouvernance, les acteurs métiers et la DSIO.
  • S’assurer que l’outil de recueil des activités « hors projets » reste simple et facile d’utilisation. En effet, le suivi des activités « hors projets » a vocation à être pérennisé. Pour atteindre cet objectif, les profils de la DSIO doivent pourvoir remplir l’outil rapidement et sans difficulté.
  • S’inscrire dans la durée, l’important étant d’initier la démarche de recueil d’activités. Le niveau de détail des informations recueillies peut être limité dans un premier temps, et ajusté par la suite.

Résultats attendus

  • Une évaluation des charges consacrées aux activités « hors projets »

Risques de l’étape

  • Si le chiffrage des activités « hors projets » n’est pas réalisé, l’évaluation des charges disponibles pour mener à bien les projets ne pourra pas être faite.

Délai

  • Deux mois

Charges par profil

  • Référent GPP :
    • Préparation et animation d’une réunion de lancement avec les équipes de la DSIO : 1 J/H
    • Consolidation et analyse des données : 2 J/H
  • Membre de la DSIO :
    • Participation à la réunion de lancement : 0,25 J/H
    • Réalisation du recueil d’activités sur une période de 4 semaines : 0,5 J/H

Illustrations et exemples

Exemple de l’estimation de la capacité de production totale et du taux d’activités récurrentes d’une DSIO de 1,5 ETP :

Exemple de recueil d’activités récurrentes réalisé sur un mois

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Date de parution : 20/03/2017

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