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Méthode

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Rôles et responsabilités des acteurs

Acteurs impliqués  Actions réalisées / Décisions attendues 
 Référent GPP

 Proposition de modalités de pérennisation de la démarche

Formalisation du processus de Gestion de portefeuille de projets

 Instance Opérationnelle (I.O)  Précision sur les modalités de pérennisation de la démarche et le processus de gestion de portefeuille de projets sur la base de la proposition du Référent GPP
 Instance Décisionnaire (I.D)  Validation des travaux réalisés par le référent GPP et l'I.O

Pré-requis / dépendances

Avoir réalisé l’ensemble des travaux précédemment décrits.

Objectifs

Si l’établissement considère que la démarche présente un intérêt, définir les modalités pratiques de pérennisation de la démarche.

Description des travaux à réaliser

  • Le référent GPP formalise le processus de Gestion de Portefeuille Projets, précisant :
    • Les modalités de formalisation d’une nouvelle opportunité; 
    • Les modalités d’intégration d’un nouveau projet dans le portefeuille ; 
    • Les modalités de description des projets attendus ; 
    • Les règles de gestion du portefeuille ;
    • Le calendrier de la gestion de portefeuille de projet (fréquence de mise à jour du portefeuille de projets).
    • Il s’agit de tirer les enseignements des travaux menés et, au besoin, d’adapter l’approche.
  • Le référent GPP précise et formalise dans un document les modalités de fonctionnement des instances :
    • Rôles et responsabilités ; 
    • Modalités d’arbitrage attendues ; 
    • Planning prévisionnel de réunion.
  • Le référent GPP prépare un plan de communication de la démarche et les supports ad hoc pour communiquer en interne sur les résultats de la démarche et les modalités de pérennisation ;
  • Tous les documents préparés par le référent GPP seront présentés pour échange à l’instance opérationnelle puis soumis ensuite à la validation de l’instance opérationnelle.

Outils à utiliser 

  • A définir en interne

Bonnes pratiques

  • Utiliser les supports de communication existants en interne (gazette, lettre d’information, intranet, …) ; 
  • Communiquer largement auprès des différentes instances de l’établissement sur la mise en place des nouvelles règles (Campagne de recueil des besoins, modalités de sollicitation de la DSIO, …).
  • S’assurer que les chefs de projet ont bien intégré le fait que la gestion de portefeuille de projets supposait de leur part une certaine rigueur en matière de gestion de projets. Ils doivent suivre le planning, les charges et le budget de leur projet afin de pouvoir dresser un bilan du projet au moment de la revue et d’établir une nouvelle trajectoire et plan de charges.

Résultats attendus

  • Un processus formalisé et validé par l’Instance décisionnaire de Gestion de Portefeuille de Projets.

Durée

  • 2 semaines

Charges par profil

  • Variable selon le niveau de maturité de l'établissement, son recul en matière de GPP, et l'existence ou non de documents déjà formalisés (par exemple sur les modalités de fonctionnement des instances)

Illustrations et exemples

Exemple de processus GPP

Exemple de calendrier de Gestion de portefeuille projets

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Date de parution : 20/03/2017

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