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Méthode

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Glossaire

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Rôles et responsabilités

Acteurs impliqués  Actions réalisées / Décisions attendues 
 Référent GPP

 Mise à jour de l'outil de consolidation

Suivi des projets

Préparation des revues de portefeuille

 Instance Opérationnelle (I.O)  Revue préparatoire du portefeuille de projets
 Instance Décisionnaire (I.D)  Revue du portefeuille de projets

Pré-requis / dépendances

  • Avoir réalisé les phases 1 et 2 ; 

Objectifs

  • Garantir de manière durable la cohérence entre le portefeuille de projets SI et les orientations stratégiques de l’établissement
  • S’assurer de l’adéquation entre l’ambition de l’établissement et les moyens dont il dispose.

Description des travaux à réaliser

  • Afin de suivre régulièrement l’avancement des projets du portefeuille, le référent GPP adresse aux référents techniques et métiers identifiés un outil de suivi d’avancement des projets qui devra être mis à jour mensuellement. Cet outil pourra être utilisé en routine dans le cadre de la gestion de projets si l’établissement ne dispose pas déjà d’outils de suivi de projets ;
  • Avant la revue du portefeuille de projets, le référent GPP recueille auprès des référents techniques de chaque projet l’ensemble des éléments permettant de mettre à jour l’outil de consolidation et d’actualiser l’onglet
    • « Consolidation scénarios – réalisé ».
  • Avant chaque revue, le référent GPP consolide les données et réalise avec l’Instance Opérationnelle une revue préparatoire du portefeuille en cours, dont les objectifs sont de :
    • Présenter les faits marquants de la période échue (avancement des projets, difficultés rencontrées,....) ;
    • Partager sur les nouveaux besoins formalisés dans des fiches opportunités : il s’agit de savoir si l’instance valide l’opportunité et son passage au statut « fiche projet » ;
    • Partager sur les nouveaux projets candidats pour intégrer le portefeuille de projets. Ces projets devront avoir fait l’objet d’une description détaillée dans une fiche projet, d’une analyse de la valeur dans l’outil AVALIS et d’une analyse du retour sur investissement ;
    • Proposer des scenarios et des feuilles de route à soumettre à l’instance décisionnaire ;
  • Préparer le support de réunion et animer la revue de portefeuille lors de la réunion de l’instance décisionnaire. Les décisions seront actées dans un compte-rendu et feront l’objet d’une communication vers les parties prenantes.

Outils à utiliser

  • Outil de consolidation ; => cf. outil Excel « OISIS_GPP_outil_P2_consolidation-vn.xls » et mode d’emploi détaillé
  • Outils de suivi de projet de l’établissement ; 
  • Supports de présentation à formaliser.

Bonnes pratiques

  • S’appuyer dans la mesure du possible sur les outils de gestion de projet de l’établissement. La mise à jour du portefeuille de projets suppose un suivi des projets menés par les établissements. En effet, il est nécessaire d’avoir de la visibilité sur :
    • Les travaux réalisés
    • Les faits marquants 
    • Les évolutions de périmètre et de planning
    • Les moyens consacrés au projet (conformité aux charges et aux coûts prévisionnels)
    • Le reste à faire.
    • Les perspectives des 6 prochains mois
    • Les principaux risques
    • Le suivi de projet est donc une condition nécessaire pour que l’établissement soit en mesure de mettre à jour son portefeuille de projets et de prendre des décisions pertinentes ;
  • Préparer en amont la réunion avec l’instance décisionnaire afin de susciter l’intérêt, de présenter les points importants et préparer les prises de décision ;
  • Informer les personnes qui ont participées à la démarche des décisions prises, et du scénario retenu pour le portefeuille de projets.

Résultats attendus

  • Un arbitrage sur le portefeuille de projets

Délai

  • 2 à 3 revues par an.

Charges par profil

  • 2 J/H par semaine pendant un mois avant la revue pour le référent GPP ; 
  • 0,25 J/H pour les membres de l’instance opérationnelle ; 
  • 0,25 J/H pour les membres de l’instance décisionnaire ; 
  • 0,25 J/H par binôme de référents métier/technique.
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Date de parution : 20/03/2017

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