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Méthode

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La mise en place d’une gestion par portefeuille de projets amène à faire évoluer, parfois de façon importante les modes de fonctionnement et les pratiques d’un établissement en matière de projets SI :

  • Sur le plan de la gouvernance : implication systématique des directions métiers, arbitrage de la Direction Générale,…
  • Sur le plan des processus et des procédures : respect des processus et des règles pour l’ensemble du portefeuille, niveau de complétude / qualité des informations communiquées,…
  • Sur le plan du pilotage des projets et des outils de gestion de projet : reporting régulier sur l’avancement du projet,…

Ce type de démarche s’inscrit donc dans la durée. Les établissements franchissent progressivement des étapes et arrivent au fil du temps à mettre en place toutes les composantes de la gestion de portefeuille de projets. Ils ne tirent donc pas immédiatement TOUS les bénéfices d’une gestion par portefeuille de projets. Lors d’une première itération, trois points sont notables :

  • Le niveau de qualité et de complétude des fiches projets peut être hétérogène. Si les parties objectifs, description du projet, risques sont bien renseignées, les parties coûts sont incomplètes et la valorisation du retour sur investissement rare ; les acteurs dans ce cas doivent se projeter dans une trajectoire d’amélioration permettant au fur et à mesure de l’émergence de nouveaux projets de sécuriser leur cadrage et la description qui s’en suit ;
  • Les instances se réunissent mais ne conduisent pas systématiquement à des arbitrages formels. Elles ont besoin de temps pour s’approprier les résultats d’une telle démarche. C’est souvent lors d’une seconde itération que les instances procèdent à des arbitrages ;
  • Lors de la première itération sur le portefeuille de projets, les arbitrages consistent souvent à lisser la charge des projets dans le temps ou à retarder le lancement des projets. Arrêter les projets ou les suspendre sont des décisions difficiles. Ce n’est que progressivement, en s’appropriant la démarche, que les instances seront en mesure de les prendre.

Le respect des phases et étapes de la méthodologie proposée par l’ANAP garantit à chaque établissement de progresser en matière de gestion de portefeuille de projets. Cela étant, il faut savoir se montrer pragmatique, accroître progressivement le niveau d’exigence et encourager les différents acteurs à poursuivre et accroître leur implication. C’est à cette condition que la démarche s’implantera durablement au sein de l’établissement.

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Date de parution : 24/10/2014

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