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Pré-requis / dépendances : Référentiel d’opportunités et de projets SI inclus dans la démarche (validé à l’étape 1.1)

Objectifs : Disposer d’un niveau de description suffisant des projets pour analyser leur valeur et procéder aux arbitrages dans les phases ultérieures de la démarche

 

Description des travaux à réaliser

1. Présenter la démarche lors d’une réunion aux personnes impliquées dans la phase de description : enjeux et objectifs, travaux à réaliser et outils, rôles et responsabilités, niveau de contribution attendue.

2. Compléter une fiche opportunité pour chaque opportunité

  • Le référent GPP recueille un besoin exprimé par un R.M par une simple demande par email ou lors d’un échange entre un membre de la DSIO et un R.M ;
  • Le référent GPP prend contact avec le R.M afin de recueillir l’ensemble des éléments qui lui permettront de mieux comprendre le besoin exprimé ;
  • A l’issue de cet échange, le référent GPP initie une fiche opportunité à partir des éléments recueillis ;
  • La fiche opportunité ainsi initiée est adressée au R.M pour qu’il poursuive la description. Le référent GPP précise au R.M lors de cet envoi qu’un agent de la DSIO a été identifié en tant que R.T pour l’accompagner dans l’exercice ;
  • Le référent GPP planifie une réunion de travail conjointe entre le R.M et le R.T;
  • A l’issue de cette réunion, il est attendu du R.M accompagné du R.T qu’ils soient en mesure d’adresser au référent GPP la fiche opportunité complétée comprenant :
    • Les objectifs « métiers » opérationnels du projet ;
    • L’alignement du projet avec les orientations stratégiques de l’établissement ;
    • Les interdépendances du projet avec le contexte de l’établissement (Actions de coopération en cours, …) ;
    • L’identification des typologies d’ « utilisateurs » impactés;
    • L’analyse des risques ;
    • L’identification des gains et bénéfices attendus;
    • Une estimation du coût et de la durée.

 

3. Compléter une fiche projet pour chaque projet du portefeuille inclus dans la démarche Gestion de portefeuille de projets

  • La description détaillée dans la fiche projet est réalisée conjointement par le binôme de référents. Il convient de noter que si une fiche opportunité a été préalablement complétée, une partie des champs de la fiche projet est automatiquement renseignée à partir des éléments contenus dans la fiche opportunité ;
  • Afin de poursuivre la description du projet, le référent GPP planifie 2 réunions de travail en y conviant le binôme de référents identifié ;
  • Lors de la première réunion, le binôme de référents poursuit la description des champs initiés dans la fiche opportunité :
    • Les objectifs « métiers » opérationnels du projet (R.M) ;
    • L’alignement du projet avec les orientations stratégiques de l’établissement (R.M) ;
    • Les interdépendances du projet avec le contexte de l’établissement (Actions de coopération en cours, …) (R.M/R.T) ;
    • L’identification des typologies d’« utilisateurs » impactés (R.M) ;
    • L’analyse des risques (R.M / R .T) ;
    • L’identification des gains et bénéfices attendus (R.M/R.T) ;
  • Puis, le binôme débute la description des champs suivants :
    • Description détaillée du projet (R.M / R.T) ;
    • Volumétrie du projet : Nombre de dossiers traités, Nombre de patients concernés, …, (R.M) ;
    • Freins liés au degré d’adhésion du personnel (R.M) ;
    • Freins liés à l’absence de pré-requis organisationnel (R.M) ;
    • Disponibilité des compétences DSIO requises (R.T) ;
    • Liens avec les autres projets internes / externes (R.M/R.T).

3 bis. Focus sur le volet chiffrage de la fiche projet

  • La fiche projet comprend un volet chiffrage. Cette évaluation est réalisée par le binôme R.M/R.T lors de la 2ième réunion de travail dédiée à la description détaillée du projet ;
  • Deux points distincts sont à traiter :
    • Les coûts tant sur le plan de l’investissement que du fonctionnement ;
    • Les charges internes nécessaires pour mener à bien le projet.

Le chiffrage des coûts :

  • Le R.T du projet estime les coûts fixes inhérents au projet en détaillant les coûts en licences, progiciels, matériels, infrastructures, sous-traitance de services ;
  • Il les reporte dans la cartouche « coûts et charges » de l’onglet « fiche projet ».

L’estimation des besoins en ressources internes Acteurs métier/DSIO :

  • Dans l’onglet « PERSONNELS pour F. projet », le binôme R.M/R.T identifie et liste les différentes catégories d’acteurs (Métiers/DSIO/AMOA/AMOE) qui devront être mobilisées dans les différentes phases du cycle de vie du projet ;
  • Pour chaque catégorie identifiée, le binôme estime les besoins en J/H à affecter à chaque phase du projet, et précise le coût journalier moyen de chaque catégorie identifiée : les besoins estimés sont automatiquement valorisés en euros et reportés dans la cartouche « Coûts et charges » de la fiche projet.

 4. Valider les fiches opportunités et projets

  • Le référent GPP invite l’ensemble des membres de l’I.O à une réunion de travail dédiée à la présentation et à la validation de l’ensemble de l’étape 1,2 ;
  • Lors de cette réunion, l’I.O statue sur la qualité et la complétude des fiches opportunité complétées et recueillies ;
  • A l’issue de cette réunion, l’I.O validera et listera :
    • Les fiches opportunités et les fiches projets dont le niveau de maturité et la qualité sont jugés satisfaisants ;
    • Les fiches opportunités et les fiches projets qui nécessiteront un travail de description complémentaire ou dont le niveau de maturité n’est pas jugé satisfaisant.
  • Pour cette dernière catégorie, le référent GPP adresse la fiche initiée au binôme de référents afin qu’ils complètent la description et la soumettent à validation lors de la prochaine réunion de l’I.O ;
  • Pour chaque fiche projet validée par l’I.O, le référent GPP :
    • Reporte le coût fixe de chaque projet (hors RH et coûts d’exploitation/maintenance) dans l’onglet « Sommaire » de l’outil de consolidation ;
    • Reporte l’estimation des charges internes dans l’onglet « Charges détaillées » de l’outil de consolidation.

Outils à utiliser

 Bonnes pratiques

  • Concernant les modalités de description des fiches projets et opportunités :
    • Le référent GPP rédige une première version de la fiche opportunité ou fiche projet. Pour les référents métiers et techniques qui n’ont pas l’habitude du formalisme de description des opportunités ou des projets, cette première rédaction permettra de les aider à mieux comprendre ce qui est attendu d’eux. Cette approche est également de nature à favoriser l’adhésion autour du projet ;
    • Les « sachants » sont sollicités pour affiner la description de la fiche opportunité ou de la fiche projet ;
    • Le périmètre du projet est clarifié. En effet, les autres items à renseigner dans la fiche projet (volumétrie du projet, analyse des risques, gains attendus, ...) sont fortement dépendants du périmètre du projet.
  • Savoir se montrer pragmatique sur le niveau de complétude et de qualité des fiches formalisées. Le référent GPP distinguera les champs qui doivent être impérativement être bien complétés des autres.

Cela ne signifie pas qu’il y a des champs optionnels mais que l’exercice de rédaction est difficile et que le référent GPP a intérêt à focaliser son attention sur les points clés de façon à faire avancer la démarche et d’encourager les acteurs. Progressivement, il augmentera son niveau d’exigence dans la phase de pérennisation de la démarche.

Le référent GPP insistera aussi au cours de la description des fiches projets sur la nécessité de fournir des données quantitatives pour arbitrer sur les projets (coûts, charges). Il rassurera les référents métiers et techniques sur l’usage qui sera fait de ces informations et sur le fait que les instances de gouvernance sont conscientes que cet exercice est difficile et est susceptible d’ajustements.

    • Les parties sur lesquelles il convient d’être exigeant sur :
      • Les objectifs métiers : la formulation ne doit absolument pas être orientée autour d’un choix de solution SI. Une fiche opportunité ou une fiche projet ne doivent pas comporter des objectifs tels que « mettre en œuvre un outil pour le circuit du médicament ». La mise en œuvre d’un outil sur le circuit du médicament n’est pas un objectif mais une solution SI. Dans le cas présent, il convient de recenser les objectifs poursuivis par le projet : améliorer la qualité des prescriptions, éviter les retranscriptions,....
      • La description détaillée du projet, incluant une définition précise du périmètre du projet (ce qu’il englobe, et n’englobe pas)
      • Les risques du projet
    • Les coûts et les charges internes doivent impérativement être renseignés par les établissements. Cela étant, pour ces items, le référent GPP peut accepter que les informations ne soient pas exhaustives dans la mesure où les référents métiers et techniques ne sont pas toujours aguerris à ce type d’exercice.
      • Pour effectuer ou affiner le chiffrage, les référents peuvent s’appuyer sur des projets similaires qu’ils auraient menés, sur des devis fournis par des éditeurs ou sur l’expérience d’autres établissements ;
      • Pour estimer les besoins en maitrise d’ouvrage interne tout au long du projet, l’approche suivante a été utilisée dans certains établissements. Pour un projet donné :
  • Identifier les référents « métier » qui seront sollicités lors de réunions : groupes de travail, ateliers de paramétrage, … ;
  • Lister le nombre de réunions nécessaires, leur durée et le nombre de référents conviés ;
  • Estimer le besoin en J/H pour chaque référent « métier », en appliquant la formule ci-après : Besoins en J/H = nombre de réunions x durée de chaque réunion x nombre de référents conviés.
    • Le volet « Gains » :
      • A minima, chaque fiche devra comporter des gains qualitatifs déclinés des objectifs du projet et des indicateurs de suivi de ces gains.
      • Le référent GPP choisit un projet sur lequel le calcul du retour sur investissement pourra être expérimenté. La généralisation du calcul du retour sur investissement s’envisagera dans la phase de pérennisation de la démarche.

Résultats attendus

  • Les fiches opportunités complétées
  • Les fiches projets complétées

Risques de l’étape

  • Difficulté à distinguer un projet au stade d’opportunité d’un projet détaillé
  • Toute non qualité sur les parties clés de la fiche projet rendra difficile l’évaluation des projets selon des bases objectives. Notamment, l’évaluation de la valeur des projets ne sera pas étayée par des documents. Cela fragilisera la comparaison des projets entre eux, et in fine l’arbitrage sur le portefeuille par l’instance décisionnaire.

Durée : deux mois

 

Charges par profil

Pour la fiche d’opportunité : si le besoin est mature (c’est-à-dire bien défini et clairement exprimé) et d’une complexité moyenne (sans difficulté spécifique pour recueillir les éléments permettant sa description), l’estimation de charges est la suivante :

  • Environ 0,5 J/H pour le référent GPP ;
  • Environ 0,5 J/H pour le R.M ;
  • Environ 0,5 J/H pour le R.T.

Pour la fiche projet :

  • Environ 0,5 J/H pour le référent GPP ;
  • Environ 1 J/H pour le R.M ;
  • Environ 1 J/H pour le R.T.

Illustrations et exemples

Exemple de répartition et de valorisation des besoins en charges internes sur un projet de production d’activités médico-techniques :

 

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Date de parution : 24/10/2014

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