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Démarche

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Bien qu’il existe des nuances dans le circuit des documents acheminés par la poste, apportés par les patients ou par leur entourage, nous ne traiterons que le cas du document apporté par le patient, les autres s’y rattachant en fin de parcours.

Le traitement de ces documents consiste à les numériser avant de s’en débarrasser, soit en les détruisant, soit en les rendant à leur propriétaire.

Les conditions de la numérisation vont dépendre de plusieurs axes de réflexion.

Chaine de traitement de l’information

Les documents peuvent être répartis en 2 grandes catégories selon les règles de confidentialité auxquelles ils se rattachent.

les documents administratifs

Ils concernent essentiellement l’identification du patient et la prise en compte de ses droits. Ils relèvent du secret professionnel.

Les documents médicaux

On y trouve les documents d’entrée (lettre du correspondant, CRH et examens complémentaires, imagerie – éventuellement sous forme numérique- ordonnances anciennes ou actuelles). Ils relèvent du secret médical et leur consultation est réservée à l’équipe soignante.

Ces documents ont vocation à être numérisés, intégrés dans le dossier patient informatisé et rendus immédiatement au patient.

Axe réglementaire

Les règles de confidentialité, mais aussi de valeurs probantes et celles d’archives publiques s’appliquent à certains documents et modulent les conditions de leur numérisation et de leur destruction. Ces règles sont décrites en détail en annexe.

axe technique

Les conditions techniques de numérisation des documents influent considérablement sur l’acceptabilité du dispositif. La qualité, la localisation et la disponibilité des numériseurs et des logiciels, la facilitation de l’attribution des documents à des sections définies du DPI, la formation des personnels aux procédures jouent un rôle fondamental.

la combinaison de ces différents facteurs explique qu’il est souvent nécessaire de définir plusieurs processus de numérisation des documents entrants selon les secteurs.

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Date de parution : 18/12/2017

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