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Démarche

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L’étude et les retours sur expérience qui ont été réalisés mettent en lumière 8 points clés pour réussir le passage au Zéro Papier.

Le passage au Zéro Papier nécessite de :

Mettre en œuvre un programme et non un projet 

Le passage au Zéro Papier dépasse de loin la notion de projet informatique ; pour réussir, il faut le définir comme un des objectifs stratégiques de l’établissement ; à ce titre, il doit être géré comme un programme, même s’il se décompose en de multiples projets.

Se fixer l’objectif final de l’abandon du papier pour atteindre le retour sur investissement recherché

Afficher clairement l’objectif final, identifier des étapes significatives comme la suppression des pochettes papier ou des imprimantes départementales, aide à mobiliser les acteurs.

Prévoir le niveau d’investissement à la hauteur des enjeux

Si l’objectif est un gain en performance et donc une économie finale de ressources, il importe néanmoins d'accepter qu’il nécessite un important effort d’investissement de plusieurs années. Même si le cout des matériels et logiciels n’est pas négligeable, l’investissement le plus lourd repose sur la mobilisation des personnels durant les phases de définition du besoin, de paramétrage, de formation et de réorganisation de l’usage.

Mener une conduite du changement très forte pour « casser » les habitudes et ceci dans la durée

Les méthodes habituelles de conduite du changement doivent être mobilisées pour anticiper et réduire les résistances au changement, pour l’essentiel décrites dans ce document. De nombreux documents du centre de ressource de l’ANAP sont consacrés aux différents aspects de la gestion de projet qui s’y référent.

Mettre à disposition des professionnels des solutions informatiques dont l’usage est toujours supérieur au dossier papier ;

Il est vain d’imaginer mobiliser les personnels quand les bénéfices de l’usage informatique en sont pas immédiats. Le choix des solutions informatiques et la qualité de leur paramétrage sont ici fondamentaux.

Assurer un haut niveau de sécurité et de confiance

Ce qui implique un haut niveau de disponibilité du SI de production des soins et un contrôle des habilitations ad’hoc. La capacité à continuer l’activité dans des conditions acceptables en environnement dégradé et la sécurisation du retour en fonctionnement normal doivent être démontrés et reconnus.

La sécurisation repose plus sur une surveillance continue et crédible des accès que sur un verrouillage excessif qui paralyserait l’usage.

Ne pas se fixer des limites du fait de la règlementation, mais se baser sur une analyse des risques objective ;

Une analyse objective du risque juridique encouru facilite souvent la hiérarchisation entre les risques réels et les extrapolations déraisonnables.

Coordonner la gestion du biomédical avec la DSI.

L’acquisition et la gestion de données sous forme numérique sont de plus en plus répandues dans les domaines les plus variés. Les matériels biomédicaux en font très souvent partie. Pour des raisons de sécurité et de cohérence des données, il est fondamental de veiller à l’harmonie dans l’acquisition et la gestion de tous les outils comportant de l'informatique dans l’établissement.

Ainsi, atteindre le zéro papier ne consiste pas à informatiser une par une chacune des fonctions de l’établissement, mais plutôt à animer une mobilisation pluriprofessionnelle pour traquer chaque cas d’utilisation du papier, analyser les processus de sa production et imaginer les usages permettant de s’en passer.

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Date de parution : 18/12/2017

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