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L’analyse FFOM ((Force faiblesse opportunité menace, SWOT en anglais) est un outil d'analyse stratégique qui permet de mettre en évidence les options qui se dessinent pour le développement d’une organisation. L’outil peut être utilisé pour fonder une décision (ici, comment passer au Zéro Papier), pour en maitriser les incertitudes et évaluer les stratégies possibles.

Selon la Commission européenne, l’analyse FFOM « combine l'étude des forces et des faiblesses d'une organisation, d'un territoire, d'un secteur, etc. avec celle des opportunités et des menaces de son environnement, afin d'aider à la définition d'une stratégie de développement ».

  • L’analyse des forces et des faiblesses se concentre sur la situation interne de l’organisation (ici l’établissement), ses capacités et inversement ses défauts.
  • L’analyse des opportunités et des menaces est axée sur l’impact de l’environnement extérieur sur l’organisation.

Principes de l’analyse FFOM

       

Les forces sont les facteurs internes à l’organisation qui sont favorables au projet

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Les opportunités sont les facteurs externes, susceptibles d’apporter un appui au projet

. Les faiblesses sont les facteurs internes qui nuisent à l’efficacité du projet

 

 

 

 

 

 

 

 

Les menaces sont les facteurs externes, ayant une incidence négative sur le projet

     

Cette analyse FFOM n’est pas simple. Elle nécessite de faire la part entre ce qui relève de la suppression complète du papier et la simple informatisation parcellaire de la production de soin (DPI, feuille de soin). Pour ce dernier sujet, le lecteur se reportera aux nombreuses publications de l’ANAP. Des critères de différenciation doivent être pris en compte pour argumenter la matrice. Les critères liés à l’absence de doublon d’information (papier et dématérialisé) et à la complétude d’une information dématérialisée ont été retenus.

Analyse FFOM pour le projet ZP

Le constat : les conséquences de la suppression du papier

  Atouts Handicaps
Interne

Forces

Faiblesses

Liées à la technologie :

Liées aux facteurs humains

Liées à la technologie :

Liées aux facteurs humains

 

Externe

Opportunités

Menaces

Liées à la technologie :

Liées aux facteurs humains

Liées à la réglementation

Liées à la technologie :

Liées aux facteurs humains

Liées à la réglementation

« La dématérialisation nous a permis d’atteindre un taux de 68% de CRH avec un correspondant identifié envoyé le jour même, de réduire de 25% les ETP de secrétariats avec évolution vers un nouveau métier d’assistante-médico-administrative pour réaliser les sorties des patients directement dans leur chambre, de réduire de 50% le nombre d’archivistes, de ne plus manipuler les dossiers dématérialisés et de réduire nos coûts en fourniture de bureau de l’ordre de 20% » (cf. REX GH Saint-Joseph à Paris)

« Notre projet a réduit les temps de classement, de recherche, de transport et de manipulation de dossiers par les secrétaires des services cliniques, les intervenants externes et les services prestataires comme le laboratoire ou l’imagerie. Nous avons pu libérer du temps de secrétariat pour améliorer notre accueil téléphonique et mutualiser des tâches comme la frappe de documents. (cf. REX CHU de Grenoble)

« Nous avons évalué le gain financier à 130 k€ de frais d’archive du dossier médical rien qu’en Ophtalmologie, 35 k€/an pour la biologie et 1,4 M€/an de gain sur l’imagerie (suppression des films argentiques). La diminution de charge auprès des secrétaires nous a permis de mettre en place un véritable accueil téléphonique centralisé par service. De plus, nos indicateurs IPAQSS ont été largement améliorés »  (cf. REX HUS)

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Date de parution : 18/12/2017

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