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Démarche

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Le CH d’Avignon a mis en place une démarche de valorisation et de suivi de la performance sur un projet informatique qui soit partagée entre les acteurs. Cette approche visait à rendre plus transparente, à objectiver la valeur apportée par le SI dans une approche ZP vis-à-vis des utilisateurs (apports métiers, gains d’efficacités, de qualités, de sécurité, etc.) et à justifier les coûts (financiers et humains).

Le projet retenu pour la démarche d’évaluation de la valeur des projets informatiques concernait l’informatisation de la prescription des examens de laboratoire. Parmi plusieurs enjeux notamment de rationalisation du processus, le projet impliquait l’abandon des supports papier :

  • Suppression des prescriptions papier réalisées auparavant sur feuille de marque graphitée ;
  • Simplification du tri au laboratoire, organisée jusqu’à présent autour de la lecture automatisée des feuilles de marque, et la ressaisie manuelle des rejets.

Indicateurs de performance suivis

Les bénéfices attendus étaient les suivants :

Axes de performance Objectifs – Impacts et bénéfices attendus
Qualité et sécurité des soins  
  • Réduction des délais

  • Sécurité de prise en charge

Efficience opérationnelle et budgétaire  
  • Gain en communication téléphonique (temps, erreur) et de bon de demande papier

  • Diminution des redondances

  • Économies

  • Amélioration des conditions de travail

Les indicateurs d’impact et d’usage qui ont été suivis sont décrits dans le tableau ci-dessous.

Ceux liés directement à la suppression des supports papier sont mis en gras.

Informatisation des prescriptions de laboratoire

 

Qualité et sécurité des soins

 

Objectifs

Indicateurs

Réductions des délais

Temps passé par les médecins pour saisir une prescription

Temps passé par les infirmières à la réalisation des prélèvements

Temps passé au laboratoire pour l’enregistrement des prélèvements

Délai de traitement des prélèvements

Délai de rendus des résultats

Délai global dédié aux actes de laboratoire

Sécurité de prise en charge

Traçabilité des données laboratoires dans les dossiers médicaux

Traçabilité des actions de prescription et de prélèvement

Nombre de prélèvements inutiles

Nombre de prélèvements à recommencer pour cause d’erreur

Amélioration de l’information aux patients sur leur résultat

Efficience opérationnelle et budgétaire

 

Objectifs

 

Indicateurs

Diminution des redondances  

Pourcentage de redondances pour un examen donné

Gains en communication téléphonique et de bons de demande papier  

Diminution, voire suppression du temps consacré aux échanges oraux entre le service et le laboratoire

Suivi dans le logiciel par le service de l’avancée du traitement au laboratoire

Nombre de supports papier à gérer

Economies  

Nombre de B par patient

Nombre de B par service

Réduction du global lié à la prescription

Réduction du traitement des déchets

Amélioration des conditions de travail  

Réduction du traitement des erreurs

Amélioration de l’enchainement des tâches

Amélioration de la visibilité sur la charge de travail

Diminution voire suppression des traitements manuels comme le « déchiffrage » des ordonnances et la recherche d’information auprès des prescripteurs

Réduction du stress

Réduction du traitement des erreurs

La démarche

Des mesures ont été réalisées sur le terrain par un représentant de l’ANAP avant et après la mise en oeuvre du projet dans le but d’évaluer objectivement les gains par :

  • Un recueil de données quantitatives :

    • Avec chronométrage manuel dans les unités de soins avant et après utilisation du logiciel de prescription.
    • Sur la production automatisée des indicateurs via le Système de Gestion de Laboratoire (SGL) GLIMS qui gère l’ensemble des analyses biologique.
  • Une enquête qualité auprès des personnels des unités de soins et du laboratoire pour évaluer l’impact de l’informatisation sur leurs pratiques.

Les exigences

Les exigences liées à la suppression complète des bons d’examen ont été :

  • Le maintien de la mobilité des acteurs :

    • Mobilité pour les médecins dans la prescription médicale connectée ;
    • Mobilité pour les infirmières pour la validation des examens de laboratoire (devant les chambres des patients) avec impression des étiquettes strictement nécessaires pour identification des tubes, et envoi des prélèvements par pneumatique papier ;

Sans cette exigence, il paraissait en effet difficile d’imaginer la suppression totale du papier.

  • La révision de la numérotation interne des examens, pour réorganiser le laboratoire avec un accueil préanalytique commun et en corolaire une plateforme analytique multidisciplinaire.

Les résultats

Les résultats directs, en termes de valeur ajoutée, liés au passage au zéro papier ont été :

  • La possibilité de disposer d’indicateurs de pilotage de la biologie ce qui n’aurait pas été possible, en tout cas de façon immédiate avec le maintien des bons d’examens ;
  • Les gains de temps soignants et au laboratoire par la suppression de tâches de vérification source d’erreur, et de tâches « manuelles » répétitives sans valeur ajoutée ;
  • Des gains de temps importants dans la prise en charge des patients ; en effet, avec cette automatisation de la chaine de bout en bout, les résultats de laboratoire parviennent au prescripteur en moyenne 20 minutes après qu’il les ait prescrits, ce qui lui permet d’en disposer durant sa visite, de réajuster le traitement du patient, et le réévaluer sans attendre la visite du lendemain (par exemple). Ce qui a pour conséquence de participer à la baisse de la DMS ;
  • La mise en confiance des différents professionnels de santé.

En termes de satisfaction des utilisateurs, comme le montre le graphique suivant les gains majeurs sont :

  • La réduction des prélèvements pour cause d’erreur et la réduction du nombre de prélèvements inutiles : les demandes informatisées sont exhaustives ;
  • L’amélioration de la traçabilité des données ;
  • L’amélioration de la sécurité de prise en charge du patient.

Graphe 1 : Qualité et sécurité des soins

Qualite-et-securite-des-soins

En termes d’efficience opérationnelle, comme le montre le graphique suivant les gains majeurs sont :

  • La réduction des supports papier à gérer, d’où des gains de productivité ;
  • La réduction du traitement des erreurs ;
  • L’amélioration de la visibilité sur la charge de travail.

Graphe 2 : Efficience opérationnelle et budgétaire

Efficience

Les commentaires des professionnels de santé

Les professionnels de santé sont satisfaits de l’informatisation et cette satisfaction est partagée par les médecins et les soignants même si le niveau de satisfaction des médecins est légèrement en retrait par rapport aux soignants. D’ailleurs, seulement un professionnel interviewé (sur 28) se dit prêt à revenir à une prescription sur format papier.

Les apports de l’informatisation sont principalement les suivants pour les médecins :

  • Les prescriptions sont facilitées par les protocoles. D’après les propos des médecins, recueillis durant l’enquête, les prescriptions sont ainsi « plus précises », de « meilleure qualité » et celles présentant un caractère « systématique sont limitées, notamment pour les jeunes médecins ».
  • Il est possible de visualiser facilement les évolutions des résultats grâce à un affichage informatique des résultats sur plusieurs jours.
  • Un recours aux dossiers papiers limité : l’outil est simple d’utilisation et peut être utilisé concomitamment aux autres outils informatiques (DPI, Gestion de la pharmacie et consultation de radio) sans rechercher dans les différents dossiers papier.

Pour les infirmiers et cadres de santé, les apports de l’informatisation sont les suivants :

  • La traçabilité des informations relatives à la prescription. En effet, la nécessité de s’identifier en début de session (ex. : pour une prescription, pour une validation…) et l’automaticité de l’horodatage de ces actions permettent un suivi précis des actes réalisés et, par voie de conséquence, contribuent à leur sécurisation.
  • Le gain de temps dû à une meilleure lisibilité des prescriptions sur l’informatique (pas de perte de temps à déchiffrer les prescriptions manuscrites) et à l’aide au prélèvement.
  • Une aide au prélèvement grâce à l’outil informatique : le choix des tubes et le nombre de tubes à prélever est indiqué en fonction du protocole de prescription.
  • Une réduction du nombre de prélèvements par patient (cf. : indicateurs quantitatifs).
              1. Identité patient

Le principal problème, dans tous les échanges, est le partage (création, rapprochement, modification) des identifiants patients. La mise à disposition d'un véritable identifiant national fiable et opérationnel simplifierait largement le sujet.

              1. Acteurs

L'identité des établissements et des acteurs (prescripteur, préleveur, transfuseur) sera à terme référencée dans le ROR et le RPPS. Dans l'attente d'une diffusion opérationnelle de ces annuaires, des annuaires locaux ou régionaux présentent un intérêt évident.

              1. Descripteurs opérationnels

Il s'agit de définir le type de message échangé (résultat d'examen, demande de PSL et les différentes étapes des processus en cours.

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Date de parution : 18/12/2017

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