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État des lieux

Le Service interministériel des Archives de France a publié, en 2013, un Référentiel général de gestion des Archives, et en 2014, un Vade Mecum intitulé « Autoriser la destruction de document sur support papier après leur numérisation – quels critères de décision ».

Sur la base de ce vade-mecum, et en le transposant au contexte des établissements de santé, l’ANAP a publié une série de travaux relatifs à l’archivage numérique du dossier patient :

  • les enjeux et les principes de l’archivage du dossier patient,
  • le guide méthodologique pour l’élaboration d’une politique d’archivage,
  • le guide méthodologique pour la déclaration d’une politique d’archivage,
  • un ensemble de fiches de synthèse sur la réglementation
  • divers outils, documents types, etc.

On notera que les établissements ayant délégation de service public sont de ce fait soumis à la réglementation des archives nationales.

Cette production permet aux établissements de santé de procéder, dans des conditions sécurisées, à la numérisation du dossier patient et à l’archivage numérique du dossier patient.

Toutefois, ces éléments ne suffisent pas à eux seuls, dans l’état de la réglementation, à procéder de façon unilatérale à la destruction des documents matérialisés originaux, qui reste soumise à l’appréciation des Archives départementales.

les pratiques des ES les plus avancés.

Quelques établissements de santé ont, à notre connaissance, mis en œuvre les dispositions exposées par l’ANAP dans les travaux mentionnés ci-dessus, et notamment :

  • fait l’inventaire des documents produits ou reçus, de leur nature, du processus et du circuit de leur cycle de vie
  • établit une politique pour l’archivage numérique du dossier, indiquant, de façon précise :

    • les conditions de production ou de réception des supports matériels du dossier papier, leur caractérisation et leur authentification. Ces éléments documentent les processus et procédures relatives à la gestion du cycle de vie de ces documents
    • le processus de numérisation, son organisation et sa mise en œuvre, propre à garantir la conformité de la copie numérique par rapport à l’original et la fiabilité des métadonnées qui sont attachées à la copie numérique
    • les caractéristiques organisationnelles et techniques de la conservation de longue durée des archives numériques, dans des infrastructures conformes aux recommandations du SIAF.
  • Présenté leur politique d’archivage au service départemental des Archives de France.
Cette réponse vous paraît-elle utile ?
Date de parution : 18/12/2017

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