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SYNOPTIQUE

PRE REQUIS AUX TROIS ACTIVITES

Validation d'un scénario par le Comité de Pilotage

OBJECTIFS DES TROIS ACTIVITES

L'objectif de cette étape consiste à :

  • Décrire les modalités opérationnelles pour passer du SI existant à la mise en oeuvre du périmètre de projets correspondant au scénario retenu ;
  • Formaliser le SDSI ;
  • Définir ou compléter le plan de communication

ETAPE 3 ACTIVITE 1 : PLANIFICATION

Synoptique

Acteurs

Maîtrise d'ouvrage :

Direction générale

DIM,

Cellule communication et qualité

Chefs de projets « métier »

Maîtrise d'oeuvre :

DSIO

Démarche

Finaliser les fiches projet initialisées à l'étape 1.

Planifier l'ensemble des projets du scénario validé de façon détaillée (avec l'enchaînement des tâches et les dépendances).

Visualiser dans le temps les projets, leurs enchaînements, leurs durées et les charges associées par type ou catégorie d'acteurs.

Identifier les éventuels points de contention de charge (surcharge - disponibilité) et affiner la planification en fonction des ressources humaines et budgétaires. Ces contraintes peuvent intégrer des requis techniques ou environnementaux (mise en place d'infrastructures lourdes, disponibilités - perspectives de nouveaux locaux, etc.).

Identifier les états transitoires et les paliers du SI avec le planning des évènements majeurs de l'évolution du SI tels que les formations, les changements d'organisation, le paramétrage et les bascules, les migrations ou reprise de données, etc.

Chaque palier correspondant à un état de stabilité du SI offrant un niveau de service. Un palier est donc un état de cohérence du SI nécessaire autorisant de mener les projets suivants ou de revoir les orientations sans remettre en cause les acquis.

Préparer ou affiner le plan de communication associé aux projets.

Remarque : L'outil « [2] - Outil (tableur) d'aide à la définition des projets et scénarios - SI36SCN » proposé avec cette étude ne peut prendre en compte de manière satisfaisante ce niveau de planification. A ce niveau de détail, la planification relève d'un outil de planification permettant notamment la gestion des contraintes de ressources.

Documents produits

Plannings détaillés des projets.

Plannings d'occupation des ressources (par personne, catégorie de personne).

Plan Pluriannuel d'Investissement.

Plan de communication associé à la mise en oeuvre du SDSI.

Clôture de l'activité

Livrables validés

Facteurs clés de succès et risques

Affectation réelle des ressources internes MOE (DSI, DSIO) et MOA : Dégager ces personnes de leurs fonctions actuelles est indispensable à la réussite des projets.

Prendre garde au risque de sous évaluation des délais de réalisation des projets (notamment en ne tenant pas compte des phases initiales d'expression de besoins et de sélection éventuelle de prestataires externes).

Eviter les effets « tunnel » en termes de planification : mettre en place des échéances relativement rapprochées permettant de cadencer les projets avec par exemple des livraisons de versions intermédiaires.

Tenir informé, communiquer avec des moyens adaptés au public visé.

Références

[4] le Plan type de schéma directeur - SI36SDSI

ETAPE 3 ACTIVITE 2 : ELABORATION DU PLAN D'ACTIONS

Synoptique

Le plan d'actions définit les modalités de mise en oeuvre du Schéma Directeur des Systèmes d'Information. Il a pour vocation d'assurer la transition entre le « projet » du Schéma Directeur, et sa mise en oeuvre concrète.

Il s'agit donc d'un document très opérationnel, et qui constitue le principal « tableau de bord » du pilotage du déploiement du Schéma Directeur pour les premiers mois de sa mise en oeuvre.

Les actions proposées peuvent viser quatre objectifs :

  • Mettre en place les éléments organisationnels définis dans le schéma directeur ;
  • Faciliter l'acceptation des changements induits par la mise en oeuvre du schéma directeur (Cf. guide relatif à la conduite du changement)
  • Permettre de dégager les fonds et les ressources nécessaires aux projets ;
  • Mettre en oeuvre les études et projets prioritaires listés dans le scénario retenu.

Acteurs

Maîtrise d'ouvrage :

Chefs de projets « métier »

MOA stratégique

Cellule communication et qualité

Maîtrise d'oeuvre :

MOE stratégiques

Chefs de projet DSI

Démarche

Définir et formaliser l'ensemble des actions à mettre en oeuvre :

  • Définir les actions de mise en place de l'organisation de la fonction SI (constitution des instances de pilotage et des règles de gouvernance du SI, mise en place d'outils de gestion de projet, etc.) ;
  • Définir les actions d'accompagnement du changement (définition d'un plan de communication, de sensibilisation, etc.) ;
  • Définir les actions de mise en place des budgets et des ressources (processus de gestion du budget informatique, actions de formation etc.) ;
  • Définir les actions de lancement des projets prioritaires (lancement des études de cadrage urgentes, lancement des projets etc.) ;
  • Définir les actions nécessaires au suivi (notamment indicateurs).

Pour chacune de ces actions, on identifie un responsable et un seul et des contributeurs concernés. On vérifie que les actions sont planifiées en cohérence avec le planning de la trajectoire d'évolution retenue.

Documents produits

Plan d'actions

Plan Pluriannuel d'Investissement actualisé

Plan de communication et de « surveillance » (reporting)

Clôture de l'activité

Validation du plan d'actions

Facteurs clés de succès et risques

Communiquer de façon large auprès de l'ensemble des professionnels de l'établissement pour initier la démarche de changement

Identifier des contributeurs et des responsables (un responsable et un seul par action) en précisant leurs rôles, leurs actions, le planning, les objectifs et attendus de ces actions.

Mettre en place une structure de suivi de la réalisation du plan d'action (reporting)

Référence

[2] - Outil (tableur) d'aide à la définition des projets et scénarios - SI36SCN - onglet « Plan d'action »'

ETAPE 3 ACTIVITE 3 : VALIDATION DU SCHEMA DIRECTEUR

Synoptique

Objectifs

Finaliser la formalisation du SDSI et le valider.

Prérequis

Validation de l'ensemble des livrables des étapes précédentes.

Acteurs

La MOA :

Il est impératif que le SDSI soit validé dans son ensemble par le Comité de Pilotage.

Démarche

Elaborer un document de synthèse et de communication reprenant les conclusions de la démarche depuis l'alignement stratégique.

Valider le document de synthèse par le Comité de Pilotage.

Le SDSI doit notamment préciser selon quelles modalités seront pris les arbitrages en cours de réalisation du SDSI (projets à reporter, à arrêter, à abandonner) : critères d'arbitrages, processus décisionnels liés à la gestion du portefeuille de projets.

Le schéma directeur peut être réalisé selon [4] le Plan type de schéma directeur - SI36SDSI proposé avec cette étude. Ce modèle peut être adapté en fonction des besoins de chaque établissement.

Documents produits

Document de synthèse SDSI.

Clôture de l'activité

Validation du document de synthèse.

Facteurs clés de succès et risques

Procéder à une validation tout au long de la démarche pour permettre une appropriation de la démarche par l'ensemble des acteurs concernés par sa mise en oeuvre.

Mettre en oeuvre un plan de communication intra - extra établissement

Références

[4] Plan type de schéma directeur - SI36SDSI

[9] Schéma directeur exemple : SI36SDSI-EX

 

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Date de parution : 06/05/2014

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