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Les données exploitées présentent des situations extrêmement différentes et hétérogènes concernant la maturité numérique des acteurs.

Néanmoins, pour cartographier ce paysage, quatre facteurs discriminants peuvent être retenus :

  1. Le statut juridique de l’organisme gestionnaire

  2. La capacité d’accueil de l’ESMS ou de l’organisme gestionnaire2

  3. La présence (ou non) auprès de la structure d’un organisme gestionnaire et la manière dont celui-ci est organisé

  4. Le champ d’intervention

Le poids du statut juridique : un clivage public/privé et commercial/non commercial

Le pilotage du SI est davantage assuré dans le secteur privé commercial :

  • 74 % des ESMS privés commerciaux déclarent mettre en œuvre le pilotage des questions liées au système d’information.

  • Ce taux est à 42 % pour le secteur public et le secteur privé non lucratif.

Le secteur privé - particulièrement le secteur commercial - apparaît plus mature, notamment dans le domaine de la gestion des admissions. Le secteur privé commercial opère de façon quasi exclusive dans les établissements hébergeant des personnes âgées dépendantes (EHPAD) et non dans le champ du handicap.

Le secteur privé non lucratif apparaît tout particulièrement en retard pour le déploiement du dossier informatisé de l’usager, puisque l’informatisation du dossier de l’usager est déclarée réalisée par 64 % des ESMS du secteur privé non lucratif contre 83 % pour le secteur public et 94 % pour le secteur privé commercial.

La capacité d’accueil de la structure : un élément pivot

Le niveau de capacité d’accueil de 100 places marque un premier seuil au-delà duquel le SI est plus présent. L’apparition d’un système d’information réellement structuré se situant plutôt à partir de 800 à 1000 places.

Cette structuration se révèle notamment du point de vue :

  • Du niveau d’équipement (PC, réseau interne) proche d’un ratio pouvant être considéré comme correct (0,75 équipement par ETP) ;

  • De l’échange entre professionnels au moyen de solutions électroniques respectant les standards de sécurité ;

  • De l’organisation par workflow 3de la gestion des admissions ;

  • De l’informatisation du dossier de l’usager ;

  • De la capacité à gérer la facturation.

A priori, le critère de taille est l’un des plus discriminants.

La présence d’un organisme gestionnaire : élément favorable à la structuration du SI

L’appartenance à un organisme gestionnaire conduit aux caractéristiques suivantes :

  • Des fonctions de gestion systématiquement informatisées avec le recours à des progiciels4 ;

  • Une prise en compte raisonnée de la sécurité globale du système d’information (sécurité logique5).

Néanmoins, les ESMS appartenant à un organisme gestionnaire déclarent une informatisation moindre du dossier de l’usager : 66 % pour les ESMS rattachés à un organisme gestionnaire contre 88 % pour les ESMS autonomes.

Notons que la mise en œuvre d’une solution de gestion du dossier de l’usager au sein d’un organisme gestionnaire relève d’une démarche de projet souvent plus complexe à mettre en œuvre que dans un établissement isolé.

Dans les structures autonomes, ce type de projet nécessite moins de réorganisation que dans un OG qui doit aligner les organisations entre ses structures. De plus, les OG ont des activités plus variées qui complexifient la mise en œuvre du dossier de l’usager. Cette démarche se heurte également à la multitude de solutions déjà mises en place au sein des ESMS. Les contraintes juridiques sont également mieux connues des OG et par conséquent, la mise en place du dossier de l’usager est plus contrainte que dans une structure qui délègue à son éditeur ces questions.

Le champ d’activité (PA ou PH) : élément déterminant

Le secteur personnes agées (PA) – et particulièrement le secteur privé commercial – est plus en avance que le secteur personnes handicapées (PH) sur l’informatisation des fonctions de dossier de l’usager, d’admission et de pilotage.

Il en est de même pour la formation au SI, puisque la majorité des gestionnaires du secteur PA identifie et déclare mener des actions de formation de leurs professionnels aux outils SI.

Le champ PA dispose d’une couverture fonctionnelle plus étroite et plus simple à informatiser. A contrario, dans le secteur PH, la diversité d’accompagnement est plus complexe à informatiser.

De plus, le secteur PA est davantage médicalisé et bénéficie donc mieux de l’expérience du secteur sanitaire. Par exemple, les professionnels de santé intervenant en EHPAD ont déjà l’appréhension des outils numériques (professionnels de ville, infirmiers, etc.). De plus, dans beaucoup d’EHPAD les professionnels de santé libéraux (plus numérisés) interviennent, impactant ainsi la numérisation des EHPAD. Ce constat se retrouve dans le secteur PH où le niveau de médicalisation des structures impacte le taux d’informatisation.

Cependant, l’utilisation des outils sanitaires dans le champ PA, sans réelle adaptation aux besoins des EHPAD, questionne leur adéquation. Par exemple, les dossiers des usagers PA sont souvent très médicaux et non de réels dossiers de l’usager comprenant toutes ses composantes. Le constat est similaire dans les foyers d’accueil médicalisés (FAM) et les maisons d’accueil spécialisées (MAS). Une explication résiderait dans l’approche très médicale des éditeurs, avec une partie éducative, sociale et pédagogique plus compliquée à appréhender. Enfin, les structures rencontrent des difficultés à obtenir de leurs éditeurs une adaptation de sa solution à leurs réels besoins.

  1. Guide des indicateurs 2017 du tableau de bord de la performance dans le secteur médico-social : Concernant les ESMS autonomes/Organismes gestionnaires, on entend par structure autonome un ESMS qui détient un même FINESS géographique et juridique. On entend par organisme gestionnaire une structure qui détient un FINESS juridique et un ou plusieurs FINESS géographiques pour les ESMS qui lui sont rattachés.?

  2. De façon pratique, le workflow sert à décrire le circuit des traitements, les tâches à répartir entre les différents acteurs d’un processus, les délais, les contrôles et modes de validation, et à fournir à chacun des acteurs les informations nécessaires à l’exécution de sa tâche. (source Wikipédia en ligne [https://fr.wikipedia.org/wiki/Workflow])?

  3. Un progiciel ou un logiciel professionnel standard est un terme commercial qui désigne un logiciel applicatif généraliste aux multiples fonctions, composé d’un ensemble de programmes paramétrables et destiné à être utilisé par une large clientèle. (source Wikipedia [https://fr.wikipedia.org/wiki/Progiciel]) ?

  4. La sécurité logique fait référence à la réalisation de mécanismes de sécurité par logiciel. Elle repose sur la mise en œuvre d’un système de contrôle d’accès logique s’appuyant sur un service d’authentification, d’identification et d’autorisation. Elle repose également sur les dispositifs mis en place pour garantir la confidentialité dont la cryptographie, une gestion efficace des mots de passe et des procédures d’authentification ainsi que des mesures antivirus et de sauvegarde des informations sensibles. (source F. Nolot Université de Reims Champagne Ardenne)?

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Date de parution : 05/03/2019

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