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Bénéfices

L’étude a permis d’identifier les natures de coût à prendre en compte dans le cadre de la comparaison entre externalisation ou internalisation et d’anticiper les évolutions de compétence à prévoir pour les équipes de la DSI.

Points de vigilance

Des offres GHT encore naissantes

Il est à noter que si le GHT a commencé sa réflexion de mise en commun d’un SI et les questions d’hébergement dès les étapes de discussion du décret, les éditeurs eux n’ont toujours pas réellement créé d’offres formalisées adaptées au nouveau paysage hospitalier. Les solutions adaptées aux GHT sont rares, mais surtout aucun plan, ni chiffrage n’a été pensé. Certes, il est évident que chaque GHT a une situation unique, mais l’attente de chiffrages macros de la part d’éditeurs est un frein non négligeable à l’avancée des projets SI.

La même difficulté est à relever en ce qui concerne les hébergeurs de données de santé. En effet, leur modèle économique en est à ses balbutiements du fait que le contexte de regroupement des établissements au travers des GHT avec un SI commun est une nouveauté pour eux. Il a donc été essentiel pour le GHT de se poser non comme un simple client potentiel demandant des devis et des informations, mais d’être partenaire de leur étude en leur communiquant le maximum d’informations nécessaires et en construisant avec eux un modèle optimal.

Des règles de gestion à bien évaluer

La difficulté pour le GHT a surtout résidé dans la définition de la structure de coûts permettant au mieux de départager les pistes de réflexion menées tout en suivant les règles fixées par le décret.

Une réunion avec l’ARS, la Trésorerie et la DAF du GHT a permis de clarifier les règles de gestion du budget G. Il en est ressorti que les acquisitions de logiciels ne rentrent pas dans le budget G bien que les ressources utilisées pour les processus d’acquisition y soient incluses. Le budget G correspond donc aux seules charges de pilotage du projet. De plus, si le budget dédié aux charges d’exploitation (incluant par là même les charges d’externalisation) suit une clé de répartition assez facilement identifiable entre les établissements du GHT, ce n’est pas le cas du budget dédié aux charges d’investissement et d’amortissement. Dès lors, il sera nécessaire d’en fixer une qui permette un équilibre entre les établissements en fonction de leurs projets.

La contractualisation avec les éditeurs se fera via un groupement d’achat des établissements composants le GHT.

Des aspects juridiques incontournables

L’ensemble des points juridiques doit faire l’objet d’une surveillance importante. Ceux-ci recouvrent les aspects juridiques de l’hébergement des données, mais aussi des recueils d’informations et de consentement des patients, notamment dans le cadre du portail d’intermédiation.

Afin de renforcer certaines fonctionnalités pour une meilleure couverture juridique, le GHT a ainsi proposé de travailler en partenariat avec certains éditeurs.

Concernant l’EAI, la question s’est posée de savoir si un EAI devait être considéré comme hébergeant des données de santé ou non. S’il ne gère que du flux sans conserver les trames, la réponse serait de le considérer hors champ.

Tout dépend donc du choix de l’outil EAI cible du futur SIH convergent. L’existence de plusieurs EAI imposés très souvent par les éditeurs ne simplifie pas la réflexion.

Des éditeurs qui ne connaissent pas suffisamment le métier d’hébergeur

La solution discutée plus haut sur laquelle se base le GHT pour l’hébergement externe des données de santé (avec les éditeurs comme intermédiaires) nécessite une extrême vigilance. En effet, les éditeurs ne connaissent pas toujours le métier d’hébergeur et peuvent commettre des erreurs lors du contrat avec le GHT (par exemple des cibles de disponibilité irréalistes). Il paraît indispensable de se rapprocher de l’hébergeur certifié partenaire de l’éditeur lors de la discussion des clauses relatives à l’hébergement. Les clauses concernant la réversibilité, les SLA, leurs impacts financiers, le reporting du niveau de service devront être particulièrement analysées. La capacité des hébergeurs à répondre aux nouvelles exigences de certification HDS est à prendre en compte.

Des objectifs de disponibilité qui dépendent fortement des moyens de télécommunication disponibles

L’inquiétude la plus importante est d’assurer la bonne disponibilité de l’accès au service pour les utilisateurs du SI convergent. Pour cela, une réflexion est indispensable quant à la disponibilité du réseau avec les opérateurs. Aujourd’hui, tous les établissements du GHT ont la chance d’être équipés en fibre (projet régional antérieur). Une étude est en cours avec l’opérateur en place pour assurer les liaisons avec les hébergeurs sur la base de connexions 4G/5G.

Un bouleversement de l’organisation des DSI en place

La réalisation de la convergence du SI va nécessiter plus de ressources sur les volets métiers ainsi que du pilotage de projet. Les compétences de la DSI doivent donc considérablement évoluer pour inverser l’actuelle pénurie sur ce type de profils. De même, l’externalisation d’une partie actuelle des services (maintenance et pilotage de l’infrastructure et des applications) va demander des compétences de gestion de contrat.

En l’absence d’une communication efficace sur les nouveaux objectifs de la DSI commune, des freins au développement du projet de convergence peuvent émerger. Il est donc important de sensibiliser les équipes sur les changements qui vont s’opérer et proposer des formations adaptées.

Facteurs de résistance

Discussions commerciales avec les éditeurs et autres prestataires

Étant donné que le GHT devra acquérir des solutions communes pour certains domaines (les DPI notamment) et sélectionner les hébergeurs les plus sérieux, la décision portera sur les critères suivants :

  • Présence ;

  • Coûts ;

  • Couverture fonctionnelle ;

  • Satisfaction des clients.

La complexité du dialogue avec les éditeurs réside dans le fait qu’il s’agit d’un travail de recherche et d’études dans le but de faire un choix non seulement en termes de méthode (internalisation, SaaS, IaaS, etc.), mais aussi pour préparer un potentiel appel d’offres à l’horizon de 2 ans. Ceci n’est pas simple à cet horizon. Dès lors, il a été décidé avec les éditeurs de faire en sorte que les propositions chiffrées soient engageantes. Ainsi, lors du futur appel d’offres (s’il y a lieu d’en faire un), le GHT pourra comparer les offres alors présentées et celles déjà reçues à ce jour et éclaircir avec les candidats les potentiels écarts (il n’est en effet pas à exclure qu’entre les discussions actuelles et l’appel d’offres, certains éditeurs aient défini en interne, un « package » spécifique pour les GHT, différent de celui proposé aujourd’hui).

Niveau de financement

Les financements seront vite limités au vu des investissements à réaliser. C’est pourquoi le chiffrage des différents scénarios est primordial. Ceci passe par des dialogues avec les éditeurs, mais aussi par des études menées avec les AMOA des SDSI de GHT.

Facteurs clés de succès

L’utilisation de comités stratégiques restreints

Afin d’accélérer la prise de décision, il a été nécessaire de mener des réunions en Comité stratégique restreint incluant les décideurs les mieux à même d’avoir les qualifications nécessaires à la compréhension du système d’information (management, technique, financier et juridique). Ceci permet de lever de potentiels freins politiques et de poursuivre le projet de façon à respecter le planning fixé, notamment pour l’obtention des aides financières dans le cadre du SDSI.

Une analyse complète de l’existant

La création d’une cartographie des ressources techniques, financières et organisationnelles ainsi que l’analyse des risques, des besoins et des points faibles permettent de mettre en évidence rapidement les points rédhibitoires pour certaines solutions. Cela a été le cas au sein du GHT du Gers pour l’internalisation de l’hébergement avec la certification HDS. En effet, pour cela, le GHT devrait obtenir au moins un niveau de certification ISO 27001, nécessitant des ressources compétentes en gestion de la Qualité et à temps plein pour les contrôles de qualité, de sécurité, les réponses aux procédures d’audit, etc. Compte tenu du manque de compétences, et financement mis à part, cette internalisation était inenvisageable pour le GHT.

Des projets antérieurs de territoire

En ce qui concerne le portail Ville-Hôpital, grâce au pôle d’excellence rurale qui a permis aux établissements du territoire d’obtenir une aide financière en 2015 pour l’ouverture du SIH, les établissements avaient mis en place un système de prise de rendez-vous pour les patients, celle-ci étant gérée par les médecins de ville pour optimiser la pris en charge des patients. De même, les résultats de laboratoires, PACS et MCO sont rendus disponibles à la médecine de ville. L’information institutionnelle est elle aussi diffusée (ROR). Ces projets ont permis aux établissements d’évaluer les impacts sur le SI des échanges de données avec d’autres entités.

Une assignation de ressources permettant de comprendre au mieux les implications du projet

Un ETP a été dédié activement à la réflexion GHT pour l’ensemble du projet de convergence.

Synthèse

La difficulté à affiner l’étude n’a pas permis de trancher sur un modèle d’hébergement. Néanmoins, les structures de coûts sont identifiées. Elles restent à affiner par le cabinet-conseil avec le prochain DSI.

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Date de parution : 20/06/2019

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