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Enseignements

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Bénéfices

Externalisation

Le ROI attendu de l’externalisation porte sur :

  • Des gains quantitatifs avec la réduction des coûts d’exploitation :

    • En coût de MCO (ETP, logiciels, salles serveurs…) ;

    • En réduction des investissements matériels ;

    • En disparition de coûts de maintenance matérielle et logicielle (OS et middleware) ;

    • En AMOA pour des prestations techniques d’évolution de l’infrastructure ;

  • Des gains qualitatifs :

    • Amélioration potentielle du niveau de service (en fonction de la situation du niveau déjà servi par les équipes DSI) ;

    • Déport de ressources vers de la chefferie de projet et de l’AMOA auprès des métiers.

Internalisation

Le ROI quantitatif en internalisation porte principalement sur la réduction des coûts d’exploitation en investissement matériel et logiciel du fait de la mutualisation.

Du point de vue qualitatif les gains sont :

  • Une transformation des équipes pour un fonctionnement en mode « services » ;

  • Une sensibilisation accrue aux aspects de sécurité à la fois pour la DSI, mais plus globalement pour l’ensemble des services ;

  • Une flexibilité dans la réactivité face aux incidents rencontrés vraisemblablement supérieure à celle rencontrée en externalisation.

  • La reconnaissance d’un savoir-faire qui peut contribuer à simplifier la convergence à venir.

Dans les deux cas

Les gains apportés d’une façon générale par la mutualisation sont :

  • La réduction des coûts de MCO ;

  • La réduction des coûts

  • Le recentrage des métiers de la DSI.

Points de vigilance

Externalisation

L’offre des éditeurs est naissante. Les hébergeurs industriels sont quant à eux en attente sur ce secteur de marché pour lequel ils ont peu de clients pour le moment. Leur modèle économique reste à construire. Des offres plus attractives financièrement restent à espérer.

De plus, il est difficile de demander des offres en avance de phase pour des réalisations qui se feront parfois 2 ans voir 3 ans plus tard.

Le conseil est donc de travailler avec eux en vraie transparence et les associer pour évaluer ensemble les gains espérés par les opérations.

Les DSI des établissements découvrent généralement le métier de l’externalisation et sont peu au fait des pièges potentiels.

Les clauses concernant la réversibilité, les SLA, les pénalités, leurs impacts financiers, le reporting du niveau de service devront être particulièrement analysées.

Les moyens de télécommunication et leur backup sont des éléments clés pour obtenir le niveau de service attendu. Une étude exhaustive de ces moyens est indispensable.

La transformation d’équipes techniques en équipes PMO et AMOA n’est pas simple à réaliser et va nécessiter des reclassements.

Le risque social est plus élevé en mode externalisation, car l’externalisation est potentiellement perçue comme l’abandon de moyens et de compétences.

La réactivité et la flexibilité d’un hébergeur face aux incidents restent des inconnues tant que le GHT n’aura pas travaillé avec lui. Contrairement à la DSI Commune qui mettra tout en œuvre pour dépanner au-delà de ses engagements un établissement en difficulté, il n’est pas sûr que l’hébergeur industriel dépasse les siens.

Internalisation

Le maintien d’un haut niveau de disponibilité et de sécurité nécessite une équipe suffisante de DSI commune ce qui n’est pas la majorité des GHT.

Il est difficile de faire comprendre aux DG des établissements et à leurs directions financières la nécessité d’investir autant sur l’infrastructure. L’infrastructure est souvent perçue par eux comme un mal nécessaire. Le rôle de persuasion du DSI de territoire pour expliquer les gains attendus est essentiel. L’actualité, riche en incidents de sécurité, favorise la prise de conscience des enjeux de la sécurité.

Les moyens en restructuration des locaux et en sécurisation des salles serveurs sont élevés.

Pour des gains de mutualisation maximaux, le nombre d’établissements mutualisés doit être le plus conséquent possible. Les moyens mis en œuvre étant importants, le respect de l’équilibre financier est indispensable. Pour cette raison, les GHT qui ont validé l’internalisation ouvrent souvent ce service à d’autres établissements hors GHT. La non-atteinte du nombre d’établissements clients pour l’hébergement est un risque à ne pas sous-estimer. L’évaluation d’un business plan réaliste est indispensable avec l’estimation du bon prix pour attirer ces clients.

Les interconnexions de matériels (biomédical, BYOD) directement avec le SI deviennent la règle. La sécurité se complexifie et nécessite en cela des moyens de sécurité toujours plus importants.

Trouver un médecin pour assurer le rôle de médecin hébergeur n’est pas toujours évident.

Aujourd’hui, la mise en œuvre de systèmes d’information décisionnels, ainsi que demain, celles de nouvelles technologies comme le Big Data et l’Intelligence, vont augmenter sérieusement les besoins en ressources de stockage et de puissance, complexifiant un peu plus l’internalisation de l’infrastructure.

Dans les deux cas

La mobilisation d’équipes déjà très absorbées sur les projets de GHT (DIM de territoire, DRH, DAF, Direction de la Qualité.), peut être un obstacle à ces chantiers.

L’expertise juridique sur ces chantiers n’existe généralement pas dans les établissements et est à rechercher à l’extérieur :

  • Contractualisation ;

  • Définition des clés de répartition des charges d’investissement et d’amortissement entre les établissements (Coût à l’espace disque, à la puissance offerte ?).

Les impacts de gestion de la sécurité sur les utilisateurs du SI ne sont pas mineurs. Des plans d’action sécurité avec une sensibilisation des utilisateurs sont nécessaires.

La comptabilisation des coûts entre investissement et exploitation est à réaliser. Les orientations dépendent fortement du contexte financier des établissements du GHT.

La formation du personnel ne doit pas être sous-estimée.

Facteurs de résistance

Le degré de maturité en gestion du SI, en urbanisation et en niveau de service étant très différent d’un établissement à l’autre, il peut être compliqué pour certains établissements de comprendre les enjeux de la mutualisation.

En internalisation, les coûts d’investissements élevés peuvent soulever la réticence des DG des établissements.

La crainte des collaborateurs est un risque majeur :

  • En externalisation : avec le départ de moyens ou la réaffectation de ressources ;

  • En internalisation avec une organisation plus procédurière qui peut paraître au début comme un frein à l’efficacité.

Facteurs clés de succès

La cartographie des ressources techniques, humaines ainsi que l’évaluation des moyens financiers et des organisations SI en place sont indispensables à la compréhension du contexte, des enjeux et en final à la prise de décision.

La réalisation d’une analyse de risque sur les différents scénarios, analyse partagée avec les acteurs du projet (DSI, RSI, RSSI, Qualité, RH, juridique), permet de clarifier les chantiers à assumer.

L’étude financière et qualitative entre les scénarios est nécessaire et très dépendante du contexte. Toutes les natures de coûts doivent être considérées.

La constitution de l’équipe projet et la répartition des rôles est importante :

  • Le choix d’un Chef de projet, plutôt orienté « Qualité et Gestion des Risques » pour la certification ou plutôt « Service » pour l’externalisation ;

  • Le DSI, pour convaincre et obtenir suffisamment d’adhérents ;

  • Le RSI,  pour les choix techniques ;

  • Le RSSI, pour l’assurance d’un niveau de sécurité suffisant ;

  • Les finances, pour l’évaluation d’un modèle économique et du Business Plan ;

  • La RH, pour l’accompagnement de la transition des équipes.

L’hébergement est un métier et tant d’un point de vue technique, méthodologique, juridique que contractuel, il ne faut pas hésiter à aller rechercher les ressources compétentes qui manqueraient.

La sécurité est un enjeu qui devient encore plus aigu avec la mutualisation. La médiatisation des failles de sécurité peut être un outil efficace pour accélérer la prise de conscience à tous les niveaux.

En internalisation, il ne faut pas surestimer ses compétences. Il faut faire le bon choix du niveau d’hébergement quitte à sous-traiter le reste (PRA, supervision…).

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Date de parution : 20/06/2019

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