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Enseignements

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La mise en place d’une plateforme hospitalière disposant d’un SI logistique performant, un projet stratégique porté par les directions générales

La transformation de la fonction logistique ne peut s’opérer sans un portage fort et pérenne de la direction générale : la logistique hospitalière doit profondément se réformer pour devenir plus efficiente, elle doit être un levier pour améliorer les processus et parcours au sein des établissements et pour améliorer les conditions de travail des personnels des établissements de santé. Une fonction logistique efficiente permet en effet de soutenir l’action quotidienne des professionnels de santé en leur redonnant du temps pour leur cœur de métier.

La transformation de cette fonction est par essence difficile à mener tant le périmètre est large (médicaments, restauration…) et les acteurs impliqués nombreux. Elle est également difficile à conduire, car la maîtrise de ce sujet reste hétérogène dans les établissements et la logistique est une fonction peu visible. Comme toutes les fonctions support, elle est assez transparente sauf en cas de difficultés majeures et son rôle reste sous-estimé par les équipes médicales et soignantes.

Le portage d’un projet à haut niveau est d’autant plus important dans ce contexte.

Cette transformation de la logistique repose ainsi sur les principes suivants :

  • Un portage stratégique de haut niveau et un portage opérationnel par des spécialistes de la logistique en lien avec la direction des systèmes d’information.

  • Un projet global de transformation : une réflexion intégrant le lieu de stockage, l’organisation et le SI

    • Unité de lieu – un regroupement des produits sur un même lieu – y compris le médicament (tout en respectant les textes réglementaires) pour avoir une taille critique et rendre la gestion plus efficiente ;

    • Unité de SI : un outil transverse pour gérer globalement la fonction logistique ;

    • Professionnalisation de la fonction en capitalisant les meilleures pratiques issues du monde de l’industrie et des services (processus et organisation, compétences et SI…).

  • Une évaluation ab initio de la situation et une analyse des bénéfices attendus de la transformation de la fonction logistique pour crédibiliser le projet.

Une collaboration étroite entre DSI et AMO métiers

Les grands projets logistiques sont initiés par les Directions générales des structures. La politique et la stratégie sont déclinées ensuite fréquemment par la direction des systèmes d’information, en charge de la transformation numérique.

Cependant, la maîtrise d’ouvrage incombe aux directions fonctionnelles des structures (direction des opérations, directions logistique et/ou achats, directions financières…) afin de déterminer précisément le cadrage du projet et le suivi du projet.

C’est donc une co-construction qu’il convient d’initier entre la maîtrise d’ouvrage et la DSI qui apportera :

  • La méthodologie projet ;

  • L’expertise en intégration et en interopérabilité ;

  • La cartographie applicative ;

  • La cartographie des flux ;

  • L’expertise en urbanisation (SI logistique versus SI total de la structure) ;

  • L’accompagnement au changement ;

  • Les formations ;

  • Le suivi, la maintenance.

Un SI logistique intégré avec le reste du SIH

À l’instar du virage numérique national qui place l’urbanisation du SI et l’interopérabilité comme une condition sine qua non du développement du numérique en santé, le SI logistique doit être obligatoirement urbanisé tant de manière intrinsèque qu’au cœur du SI de la structure.

Cette urbanisation débute par la définition des référentiels et leur unicité au sein du SI logistique et du SI global puis se déclinera par la mise en œuvre de l’interopérabilité (interfaces entre les logiciels) respectant les normes et standard du marché.

L’urbaniste du groupe ou de la structure participe au cadrage du projet afin de sécuriser la mise en œuvre opérationnelle à venir.

Facteurs clés de succès spécifiques à la logistique

Le recours à des compétences issues de la logistique industrielle

Les retours d’expériences mettent en évidence la complexité des projets logistiques. Une partie des difficultés provient du fait que les circuits logistiques des établissements de santé sont encore souvent sous des responsabilités fonctionnelles et hiérarchiques différentes. Chaque intervenant n’a qu’une vision parcellaire qui correspond à son champ d’activité.

L’apport d’une ressource, responsable de l’ensemble de la fonction logistique depuis la conception du projet jusqu’au pilotage opérationnel de la fonction logistique semble indispensable :

  • Conception du projet : s’inspirer des meilleures pratiques issues du monde de l’industrie et de services parait indispensable pour mettre en place une fonction logistique à l’état de l’art et aider à réaliser les arbitrages ;

  • Pilotage opérationnel de la fonction logistique : le profil recherché doit déjà connaître les possibilités offertes par des plateformes logistiques modernes. Il envisage ainsi cette fonction en se départissant des anciens modes de fonctionnement. S’il est recherché l’automatisation des entrepôts de stockage, il y a lieu de faire appel à des compétences en SI logistique industrielle et non plus de gestion comme actuellement.

Les obligations des plateformes logistiques ont des similitudes avec la logistique hospitalière :

  • Numéro de lot, dates de péremption

  • Conditions particulières de stockage : à l’abri de la lumière, conditions de température, etc.

  • Conditions particulières de transports.

Cette fonction gagnerait ainsi à être pilotée par des acteurs disposant d’une solide expérience en matière de logistique industrielle.

Un SI en soutien d’une organisation rénovée et s’inspirant des pratiques de la logistique industrielle

Bien que la logistique industrielle soit plus mature sur le plan organisationnel et le plan « SI » que la logistique hospitalière, il convient d’être vigilant quant à l’intégration de solutions logistiques industrielles dans les SI hospitaliers, car elle peut s’avérer délicate sachant que les éditeurs du monde industriel peuvent parfois méconnaître le « monde de la santé ».

Les retours d’expériences réalisés dans le cadre de cette étude montrent l’intérêt du recours à ce type de solutions en raison de leur caractère transverse. C’est le travail étroit mené avec l’éditeur, la DSI et les MOA qui permet de mettre en place une solution adaptée au contexte de la santé et qui permet encore aujourd’hui de faire évoluer la solution en fonction des attentes des utilisateurs, en intégrant les évolutions de l’écosystème santé (ex. : sérialisation).

Le besoin d’une intégration performante entre les outils logistiques et les outils de production de soins

Principalement ou initialement axée sur le secteur de la logistique pharmaceutique, l’informatisation de la logistique doit intégrer dès le départ les liens avec le « SI médical et paramédical ». Les retours d’expérience montrent que l’intégration – l’interopérabilité est une question clé compte tenu des nombreux échanges entre les applications du domaine logistique avec les différentes applications de production de soins, mais également les applications couvrant le domaine administratif (gestion économique, gestion RH…).

Ces trois mondes distincts de prime abord doivent donc communiquer et interagir. Pour ce faire, les établissements de santé ont souvent recours à des EAI pour faciliter ces échanges entre les différentes applications. Cela suppose :

  • Pour les DSI de disposer d’une maîtrise de leurs différents outils pour pouvoir mettre en place les échanges entre les applications et donc de disposer de compétences techniques adaptées.

  • Le respect du cadre d’interopérabilité : la mise en place de ces différents échanges ne peut se faire dans de bonnes conditions sans un respect du cadre d’interopérabilité par les éditeurs.

Des référentiels partagés, condition sine qua non d’une logistique hospitalière efficiente

La gestion des référentiels est une problématique communément rencontrée dans les établissements de santé. L’étude réalisée montre qu’elle est particulièrement prégnante dans le domaine des achats – logistique et qu’il est indispensable d’avoir un référentiel maître dans une seule application (pour un périmètre d’information). C’est ce référentiel qui diffuse les informations aux applications utilisant les informations de ce référentiel.

Une gestion efficiente d’un référentiel partagé repose sur :

  • Une cartographie des informations faisant l’objet de mises à jour : périmètre, localisation…

  • La mise en place d’une organisation et de modes de fonctionnement pour la mise à jour des informations : Qui ? Sur la base de quelles informations ? Quand ? Quelles modalités d’échanges/interaction avec les acteurs concernés par la mise à jour de ces informations ?

De manière générale, au-delà du sujet de la logistique hospitalière, la mise en place des GHT et des groupes d’établissements met en exergue la nécessité d’un travail visant à la mise en place de référentiels communs.

Le pilotage spécifique de la fonction logistique

La fonction logistique est méconnue au sein des établissements de santé. Si l’utilisation de tableaux de bord est indispensable pour montrer l’impact d’une fonction, elle l’est encore plus pour une fonction méconnue pour laquelle il existe peu de données probantes témoignant des bénéfices d’une fonction logistique globalement informatisée.

La réflexion sur le SI logistique doit s’accompagner de la définition d’indicateurs qualitatifs, mais également quantitatifs permettant de bien cerner l’impact de l’informatisation.

Outre ces indicateurs d’ordre stratégique, la définition d’indicateurs opérationnels dans une logique d’amélioration de la relation client-fournisseur permet de visualiser si le service rendu est à la hauteur des attentes et si des évolutions sont nécessaires. Comme tout indicateur, pour sécuriser sa production régulière, il est indispensable qu’il soit automatiquement calculé à partir du SI logistique ou des outils décisionnels de l’établissement.

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Date de parution : 14/01/2020

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