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Etienne MAUGET

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Thématique Contenu
1.Présentation de l’établissement

Le CHIC Castres-Mazamet :

  • 1 021 lits et places dont 375 en MCO

  • 42 500 passages aux urgences

  • Plus de 28 000 séjours

  • Plus de 200 000 consultations et actes externes

2.Description du projet

Les étudiants en 5e année de l’école d’ingénieurs ISIS de Castres ont participé à une formation pratique dans la pharmacie du Centre hospitalier intercommunal Castres-Mazamet.

Cette formation a pour but de donner les bases de la logistique hospitalière aux étudiants en informatique. Une étude leur a été proposée autour de l’organisation et l’optimisation du stock des Dispositifs Médicaux Stériles (DMS) de la pharmacie de l’hôpital de Castres-Mazamet. Réunis par groupes, les étudiants ont analysé et proposé des solutions autour de différentes thématiques.

Leur objectif final était avant tout de fluidifier l’organisation de la pharmacie et de faciliter le travail des agents de réception de commandes et des préparateurs en pharmacie. Leur travail s’est porté autour de l’optimisation du rangement des dispositifs médicaux stériles en fonction de leur fréquence de mouvement afin d’améliorer les conditions de travail avec à la clé efficacité, ergonomie et sécurité.

Cette formation permet de proposer aux étudiants une pédagogie différente, basée sur un projet concret, qui les plonge dans le monde professionnel et garantit l’appropriation des concepts clés de la logistique. Pour les pharmaciens du CHIC, la venue des étudiants leur apporte un regard extérieur. Ainsi, une réflexion commune a permis la réalisation d’une étude qui, par manque de temps et de compétence en logistique, n’aurait pu aboutir.

Les solutions proposées lors de la première édition de cette formation ont été majoritairement mises en œuvre par la pharmacie. Après une phase d’écoute des professionnels de santé suite à une année de tests, la nouvelle promotion d’élèves ingénieurs a pu proposer et développer de nouvelles améliorations.

Cette collaboration pédagogique entre le CHIC et l’école d’ingénieurs ISIS a démarré il y a maintenant 5 ans. À la base, de simples visites des lieux étaient organisées. Puis, petit à petit, l’idée de proposer aux étudiants de faire une réelle étude de cas, grandeur nature, a émergé. Cette démarche permet aux étudiants de s’approprier les concepts de logistique en les appliquant, alors même que cette compétence ne fait pas partie de leur cœur de métier informatique.

Cela permet également de les plonger dans un milieu professionnel avec les difficultés associées (manque de données, outils pas toujours disponibles). Enfin, ils se retrouvent au contact de l’environnement hospitalier et découvrent globalement le fonctionnement de l’hôpital, un point de culture professionnelle non négligeable.

3.Étude réalisée

Focus sur la première étude : les étudiants ont travaillé sur le dimensionnement de l’entrepôt et son organisation grâce à un référentiel de bonnes pratiques et une analyse qualitative et quantitative. Les établissements de santé ont en général peu de données sur le sujet (ex. : nombre de palettes, stockage mi-lourd, volumes occupés (ex. : linéaires)).

Il est ressorti du diagnostic les éléments suivants :

  • Les moyens de stockage ne sont pas adaptés aux rotations et volumes des produits ;

  • Les codes étiquettes et emplacements sont parfois difficiles à trouver ;

  • Les références sont difficiles à identifier pour les produits stockés en palette hétérogène « colonne » ;

  • Le chemin de préparation est inadapté ;

  • Le stockage et le picking présentent de nombreux dangers ;

  • L’environnement est poussiéreux ;

  • La préparation s’effectue en même temps que le réapprovisionnement ;

  • Les emplacements sont perfectibles ;

  • Des stockages sont à rapatrier dans la zone.

Les besoins en matériel ont été évalués :

  • Les besoins en palettes ;

  • Les besoins en matériel mi-lourd ;

  • Les besoins en linéaire.

Les étudiants ont également proposé un plan d’implantation et un chemin de picking en fonction de l’utilisation des produits.

Les produits restent rangés en respectant le classement par voie d’abord (parentéral, respiratoire, etc.), initialement instauré. Cela permet de donner du sens au travail des préparateurs. Ils ont besoin d’une connaissance des produits, notamment pour être en capacité de proposer des produits de remplacement.

Le formateur note que dans certains entrepôts, le choix de l’automatisation maximale a été fait avec une perte de sens pour les personnels. L’enjeu est de trouver un juste compromis entre productivité et intérêt du travail.

Les préparateurs travaillent sur les deux secteurs que sont les médicaments et les DMS. Il y a en général moins d’erreurs sur les DMS que sur les médicaments. Pour les médicaments, la connaissance du préparateur est le meilleur rempart pour se prémunir des erreurs. Sur les DMS, il est important aussi que les préparateurs aient une connaissance des produits rangés.

C’est pourquoi il n’y a pas de codes emplacements. La connaissance du préparateur est indispensable pour localiser le produit. En alignement avec cette volonté de donner du sens au travail, il n’y a qu’un code emplacement par niveaux d’étagères. Les produits à forte rotation sont sur les étagères du milieu. Les étagères du haut sont pour les produits à faible rotation. Cette approche permet de combiner intérêt métier et ergonomie.

Une évaluation des mouvements a été réalisée pour implanter les produits sur les bonnes étagères et limiter le nombre de mouvement : au-dessus des épaules et ceux nécessitant de se baisser. Elle a conduit à proposer une nouvelle répartition sur les linéaires.

Des recommandations ont également été formulées sur la sécurité.

Le diagnostic a été réalisé en février et les mesures mises en place en novembre 2018. La pharmacie est très satisfaite des évolutions apportées aux modes de fonctionnement. L’entrepôt est désormais mieux organisé (davantage de cohérence notamment, chemin de picking plus efficient…), plus ergonomique et des espaces ont été libérés. L’entrepôt parait désormais plus grand et le rangement est simplifié. Les actions menées ont permis d’aboutir à un juste dimensionnement de l’entrepôt.

Sur un plan plus global, les mesures prises ont un impact positif dans le cadre de la certification des comptes. En effet, la gestion des stocks est un point d’attention pour les Commissaires Aux Comptes (CAC).

4.Facteurs clés de succès

Cette étude montre le besoin de disposer d’informations quantitatives pour effectuer le diagnostic et proposer des solutions.

Les outils actuels présentent des limites sur ces deux volets (diagnostic et solutions) ou alors ceux qui les ont sont onéreux pour les établissements de santé. Les étudiants dans le cadre de leurs travaux ont développé un outil codé en Python qui permet d’identifier les produits à réimplanter. Au CH Castres-Mazamet, le recours à l’outil a permis de réduire de 80 % les mouvements au-dessus et en dessous des épaules en faisant évoluer l’emplacement de 80 produits sur les 900 présents en stock.

Le formateur réfléchit à une évolution du dispositif d’appui, avec un dispositif qui intègrerait les éditeurs pour que les solutions qui émergent puissent être implémentées plus facilement dans les outils.

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Date de parution : 14/01/2020

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