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1.Présentation de l’établissement

Santé Service Bayonne et Région (SSBR) est une structure d’hospitalisation à domicile (HAD) depuis 1968 et un service de soins infirmiers à domicile (SSIAD) depuis 1981 de statut associatif à but non lucratif (loi 1901).

Le territoire d’intervention de SSBR est étendu sur tout le Pays basque et le sud des Landes. Les bureaux de SSBR sont répartis sur 3 sites :

  • Le siège à Bayonne ;

  • Une antenne à Ciboure ;

  • Une antenne à Saint-Palais.

Chaque site est réparti en secteurs d’intervention (4 secteurs dans le périmètre de l’antenne de Bayonne et 1 secteur pour chacune des autres antennes).

Sur cette zone géographique, une hospitalisation à domicile ou un service de soins infirmiers à domicile peut être mis en place (sauf sur Hasparren, La Bastide Clairence et Bidache, où seule une hospitalisation à domicile est possible avec SSBR).

2.Description du projet

SSBR s’est engagé dans l’informatisation de ses fonctions supports depuis plusieurs années. Le projet d’informatisation est porté par la Direction de l’établissement qui a la conviction qu’une activité de soins à domicile est plus efficiente avec un système d’information optimisé sur le volet logistique.

En 2015, SSBR a souhaité renouveler le système d’information (SI) de la structure qui fonctionnait jusqu’alors avec un logiciel intégré doté de fonctionnalités jugées partielles.

La performance de la chaîne logistique constitue un enjeu majeur en HAD dans la mesure où les prises en charge sont réalisées à domicile et doivent respecter les mêmes conditions de qualité et de sécurité qu’en établissement de santé.

L’efficacité de la prise en charge dépend en partie du bon fonctionnement du circuit logistique. Les enjeux sont les suivants :

  • Mettre à disposition le matériel et les dispositifs médicaux nécessaires au domicile de l’usager dans les délais permettant son admission à la date souhaitée ;

  • Assurer l’approvisionnement en consommables dans des quantités et délais appropriés pour permettre aux professionnels d’assurer une prise en charge optimale, qu’elle soit programmée ou urgente ;

  • Ajuster cet approvisionnement en temps réels selon les évolutions de l’état de santé du patient et de sa prise en charge ;

  • Coordonner le processus logistique avec l’activité des prestataires libéraux intervenant au domicile de l’usager (livraison, suivi des consommations, etc.) ;

  • Optimiser les stocks au service logistique et au domicile des usagers ou en tout autre point de stockage intermédiaire, en s’adaptant à la variabilité des pathologies et des volumes, liée à la nature même de l’activité HAD ;

  • Évacuer les déchets médicaux en s’adaptant aux exigences de traçabilité.

N’étant pas liée à un capacitaire fixe, la nature des activités de l’HAD implique de fortes variations de case-mix et de volume d’activité. La structure doit pouvoir s’adapter par une parfaite maîtrise de ses flux afin d’anticiper et gérer les besoins générés par son activité.

Pour répondre à cette contrainte, la bonne gestion des flux d’information doit permettre de piloter efficacement les flux physiques. Le système d’information en est l’élément central. Il doit opérer à tous les stades de la chaîne logistique et auprès de tous les acteurs pour :

  • Transmettre les informations nécessaires au bon fonctionnement de la chaîne ;

  • Assurer la cohérence et la synchronisation complexe de l’ensemble des opérations.

La mise en place d’un SI logistique correctement conçu est une des clés de la performance logistique et répond à des enjeux stratégiques pour l’établissement :

  • Améliorer la qualité de la prestation (fiabilité de la chaîne avec la réduction des erreurs, respect des délais, respect de la réglementation et de l’environnement, accès à l’information) ;

  • Réduire les coûts (optimisation du stockage, optimisation des commandes et des livraisons, optimisation des ressources humaines).

Le responsable administratif et financier et le service informatique ont été chargés d’élaborer un cahier des charges du système d’information et des fonctionnalités souhaitées dans la structure. Ils sont responsables de la fonction SI au sein de la structure.

3. Éléments clés de volumétrie

L’activité de Santé Service Bayonne et Région s’est fortement développée ces dernières années. L’HAD représente la majorité du chiffre d’affaires de la structure. On dénombre actuellement :

  • Une moyenne de 120 patients pris en charge par jour en HAD ;

  • 400 places de SSIAD ;

  • 300 références de produits.

4.Organisation et processus

SSBR dispose d’un service logistique dédié. Le service logistique a la charge des consommables médicaux et du matériel médical (les fournitures de bureau sont gérées par le service administratif et le parc automobile par le service comptabilité).

Le service logistique prépare les commandes pour les deux antennes de l’établissement. À Bayonne, l’équipe est composée :

  • D’un pharmacien coordonnateur ;

  • D’une préparatrice en pharmacie ;

  • D’une coordinatrice logistique ;

  • De deux agents logistiques.

Le service logistique de Bayonne assure également en direct la préparation des commandes des différents secteurs.

Les deux antennes de SSBR ne disposent pas d’agents logistiques : les commandes et les préparations sont réalisées par des personnels administratifs et soignants sur des temps dédiés à la logistique.

Chaque site dispose de son propre stock composé :

  • Principalement de consommables (dispositifs médicaux) ;

  • De quelques références de matériel médical dans la mesure où la majorité du matériel est louée.

L’établissement ne dispose pas d’une pharmacie à usage intérieur (PUI), mais a recours aux officines de ville. SSBR est par ailleurs affilié à la centrale de référencement de la santé (appelée CACIC), principalement pour l’achat des dispositifs médicaux.

HAD Sante service Bayonne 1

Bien que les outils des systèmes d’information mis en œuvre dans l’établissement ne soient pas totalement optimaux compte tenu des interfaces inexistantes et des retraitements manuels qu’elles entrainent, les professionnels de l’établissement soulignent le fait que leur enjeu est désormais davantage celui de la gestion et du mode d’organisation de la fonction logistique (formation/sensibilisation des professionnels et des soignants intervenant à domicile, etc.) que celui des outils numériques. Ils évoquent ainsi les enjeux suivants :

  • L’amélioration du processus de livraison ;

  • L’optimisation des locaux ;

  • La gestion des stocks au domicile des patients.

5.Systèmes d’information

Les logiciels spécialisés ont été installés et mis en place à partir du 1er janvier 2016, ce qui a nécessité un investissement important des équipes pour se familiariser aux outils. Cinq principales applications métiers ont été mises en place :

  • Medsphere, gestion administrative des patients ;

  • MHComm, dossier patient informatisé ;

  • Geosoin, gestion des tournées de soins ;

  • Octime, gestion des plannings et des ressources humaines ;

  • Osieco, gestion logistique (stocks et commandes).

De nouveaux outils ont accompagné cette réorganisation, notamment :

  • Des tablettes au domicile des usagers permettant l’accès en temps réel à leurs données médicales et évitant les erreurs de retranscription ;

  • Des smartphones pour les soignants assurant une traçabilité de l’activité et une facilitation des tournées.

Le SI est représenté dans le schéma ci-dessous :

HAD Sante service Bayonne  2

La structuration indique que l’informatisation du processus logistique n’est pas encore totalement aboutie et plusieurs limites ont été soulevées :

  • L’absence de système d’inventaire permanent ne permettant pas de visualiser à tout moment l’état du consommé et du stock par site ;

  • L’absence de traçabilité des livraisons à domicile ;

  • L’absence de traçabilité de la valorisation des équipements ;

  • L’absence de rattachement d’un matériel à un usager ;

  • Même si de nombreuses interfaces entre les différents logiciels ont été mises en place, certaines actions sont toujours réalisées manuellement.

L’établissement souligne par ailleurs que les solutions proposées en matière de logistique sur les HAD restent peu nombreuses et les éditeurs peuvent rencontrer des difficultés pour répondre aux demandes de leurs clients.

6.Facteurs clés de succès

Les facteurs identifiés sont les suivants :

  • Un portage stratégique du projet d’informatisation du SI logistique par la Direction et plus globalement une conviction que le SI est un levier d’efficience pour la structure ;

  • Une réflexion sur l’organisation couplée à la mise en place du SI avec une intégration dans la démarche qualité ;

  • Une dynamique permanente de recherche d’efficience qui permet de se poser les bonnes questions et de sérier ce qui relève de l’organisation et des processus de ce qui relève du système d’information.

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Date de parution : 14/01/2020

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