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Etienne MAUGET

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1.Présentation de l’établissement

Soins et Santé – HAD Lyon (ESPIC) a été créé en 1972 pour proposer des soins hospitaliers coordonnés au domicile des malades. Aujourd’hui, la structure assure la coordination d’acteurs salariés et libéraux pour prendre en charge des malades à leur domicile ou en établissements sociaux et médico-sociaux à la suite d’une demande du médecin traitant ou du médecin hospitalier.

Après plusieurs grandes phases d’évolution, la structure regroupe :

  • Une Hospitalisation à domicile (HAD) ;

  • Un Service de soins infirmiers à domicile (SSIAD) ;

  • Une équipe mobile de soins de support et palliatifs (EMSS) ;

  • Une équipe spécialisée Alzheimer à Domicile (ESAD) ;

  • Une garde itinérante de nuit ;

  • Un service d’aide à domicile (PAPAVL-MAD-SP) ;

  • Un Prestataire de Santé à Domicile/matériel médical (PSAD - SIM Santé).

L’activité de Soins et Santé s’est fortement développée ces dernières années. On dénombre actuellement :

  • 360 patients en moyenne en HAD ;

  • 100 patients en SSIAD ;

  • 700 à 800 personnes suivies par la PAPAVL ;

  • 1 600 à 1 700 personnes suivies via l’ensemble des composantes.

Soins et Santé propose ses services sur un périmètre géographique étendu réparti sur le département du Rhône, le Nord Isère et quelques communes de l’Ain. Son siège, ses services de coordination et la PUI/logistique se situent à Rillieux-La-Pape en banlieue lyonnaise.

Sur le plan des ressources humaines, l’établissement s’appuie sur des équipes médicales, soignantes, sociales et logistiques ; salariées et libérales. L’activité médicale et soignante de l’HAD est principalement réalisée par des professionnels libéraux (environ 3 000). Les salariés assurent les missions de suivi et de coordination.

La structure continue d’innover et de se développer. L’HAD devrait prochainement atteindre 500 patients/jour. De nouveaux services apparaissent, avec par exemple la mise en place d’une association de esanté proposant des alertes préventives à domicile basées sur un système d’intelligence artificielle (apprentissage du rythme de vie des habitants via des capteurs installés à leur domicile pour déclencher une alerte en cas d’anomalie).

2.Description du projet

Depuis sa création, Soins et Santé a connu d’importantes transformations dans son activité avec la création de plusieurs entités connexes en lien avec son métier historique, l’HAD. Le système d’information s’est transformé avec l’acquisition de modules/outils pour répondre à ces nouveaux besoins.

Le SI, tel qu’il est structuré aujourd’hui, est composé de différents outils dont les interfaces sont hétérogènes et peu interopérables. Des tâches doivent être réalisées manuellement, certaines données sont à ressaisir, les standards de traçabilité et de sécurité ne peuvent plus être parfaitement respectés. En l’état, le SI ne répond plus totalement aux besoins des professionnels et constitue un frein au développement de la structure.

Pour répondre à cette problématique, l’établissement a engagé une réflexion stratégique pour refondre son système d’information pour renforcer la cohérence de son SI. En ce sens, la ou les solutions déployées devront permettre de limiter les interfaces et de respecter tous les standards de qualité et de sécurité. Un audit des processus a été mené et doit permettre la définition précise des besoins avant la sollicitation des éditeurs.

3. Éléments clés de volumétrie

Pour réaliser ces missions, l’équipe est composée de :

  • 3 pharmaciens ;

  • 9 préparateurs en pharmacie ;

  • 4 préparateurs de commande ;

  • 1 magasinier.

La consommation annuelle de l’HAD est estimée à 2 M€ pour les médicaments et 900 k€ pour les consommables.

Le catalogue référence plus de 400 produits consommables (plus de 300 en rotation régulière) et 2 000 références sur la pharmacie (plus de 800 en rotation régulière).

4.Organisation et processus

Approvisionnements des fournisseurs à Soins et Santé

Les commandes fournisseurs pour les médicaments sont réalisées par le pharmacien. Les commandes pour les consommables sont réalisées par le Cadre Préparateur en Pharmacie.

Les commandes sont passées selon :

  • Un cadencier conclu avec les laboratoires pour les produits à forte rotation ;

  • Un état visuel des niveaux de stock pour les autres références.

La réception des marchandises est réalisée par le magasinier, dans une zone dédiée, selon un principe de marche en avant.

Approvisionnements de Soins et Santé aux patients

HAD Soins et santé Lyon 1

La préparation des livraisons patients en produits non pharmaceutiques suit le schéma suivant :

HAD Soins et santé Lyon 2

5.Systèmes d’information

Le système d’information regroupe plusieurs applications qui interviennent dans la gestion de l’usager et la logistique qui lui est associée. Le schéma ci-après décrit les principales composantes et interfaces :

HAD Soins et santé Lyon 3

Athome est l’élément central du système d’information. 90 % des usages et la quasi-totalité des flux d’information y sont centralisés (mais non intégrée, la plupart restant sur des fichiers PDF ou Word).

Les interfaces qui seraient utiles entre les différents logiciels ne sont pas toutes mises en place et les fonctionnalités d’Athome sont limitées. De plus, un certain nombre de fonctionnalités existantes ne sont pas utilisées faute d’une ergonomie et d’une clarté suffisantes. Le SI est davantage utilisé comme une GED avec de nombreux documents.

De nombreuses actions sont réalisées manuellement ou par l’intermédiaire d’outils ad hoc développés en interne.

6.Facteurs clés de succès

Selon les interlocuteurs rencontrés, les facteurs clés de succès à réunir pour la mise en place d’un SI logistique performant sont les suivants :

  • Un portage de la réflexion au niveau de la Direction générale visant à mettre en place un SI le plus intégré possible et capable de soutenir le développement de l’ensemble des activités de la structure HAD dans une logique de parcours patients ;

  • La capacité à prendre en compte les spécificités des HAD. La logistique constitue un enjeu majeur en HAD dans la mesure où les prises en charge sont réalisées à domicile et doivent respecter les mêmes conditions de qualité et de sécurité qu’en établissement de santé. L’efficacité de la prise en charge dépend en partie du bon fonctionnement du circuit logistique. Les enjeux sont les suivants :

    • Mettre à disposition le matériel et les dispositifs médicaux nécessaires au domicile de l’usager dans les délais permettant son admission à la date souhaitée.

    • Assurer l’approvisionnement en consommables dans des quantités et délais appropriés pour permettre aux professionnels d’assurer une prise en charge optimale, qu’elle soit programmée ou urgente.

    • Ajuster cet approvisionnement en temps réels selon les évolutions de l’état du patient et de sa prise en charge.

    • Coordonner le processus logistique avec l’activité des professionnels libéraux intervenants au domicile de l’usager (livraison, suivi des consommations, etc.)

    • Répondre aux exigences de sécurité et de traçabilité sur le circuit du médicament (conditions de livraison, de stockage des produits, etc.).

    • Optimiser les stocks à la PUI, au magasin et au domicile des usagers, en s’adaptant à la variabilité des pathologies et des volumes, variabilité liée à la nature même de l’activité HAD.

    • Évacuer les déchets médicaux en répondant aux exigences de traçabilité.

  • Une réflexion continue sur la manière de « faire mieux » avec les outils existants pour améliorer la prise en charge des patients et les conditions de travail des personnels.

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Date de parution : 14/01/2020

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