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Enseignements

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1.Présentation de l’établissement

Le Centre Hospitalier Alpes-Isère (CHAI) est un établissement de santé mentale dont le site intrahospitalier se situe à Saint-Egrève en périphérie de Grenoble.

Organisé en six pôles cliniques de psychiatrie générale et de spécialités, il assure la prise en charge de la santé mentale sur un vaste territoire au sud de l’Isère, étendu sur de 7 241 km² et peuplé de 1,3 million d’habitants.

L’établissement est structuré autour d’un site principal d’hospitalisation, regroupant plus de 300 lits d’hospitalisation, et 85 structures extrahospitalières (Hospitalisations de jour (HDJ), CMP et CATTP, lieux de consultations et de prise en charge) décentralisées partout sur le territoire Sud Isère : au nord aux confins de la Bièvre, au sud au cœur des vallées de l’Oisans, à l’ouest sur le Vercors et le pays de St Marcellin jusqu’à la Drôme, et il comprend à l’est le Grésivaudan, les cantons du Trièves et la Matheysine. A noter qu’un plateau de santé a été ouvert près de Grenoble pour des prises en charge en HDJ et comporte 6 structures de soins, dont un Centre de Traitement Ambulatoire Intensif (CTAI) et un Centre de Réhabilitation Psychosociale et de Remédiation Cognitive (C3R). Ce plateau comporte un magasin déporté.

L’hôpital est en reconstruction complète depuis 2013. Le principe est celui de la construction progressive de bâtiments neufs, un par pôle clinique adultes, en remplacement de bâtiments anciens non conformes qui sont démolis. L’ouverture du dernier bâtiment de soins est prévue pour 2020.

Au sein de sa réorganisation, le CH Alpes-Isère a regroupé les fonctions support, logistiques et techniques au sein d’un seul et même pôle : le pôle Ingénierie-Logistique-Sécurité (PILS) qui a pour mission de gérer les aspects opérationnels nécessaires au fonctionnement de l’établissement. Il est composé de services supports aux unités de soins. Il se positionne comme prestataire de services pour tous les professionnels de l’établissement.

Sa mission est de fournir aux professionnels et aux usagers un environnement et des prestations techniques et logistiques complètes, de qualité, innovantes et avec un délai de réponse optimisé.

Les domaines d’intervention du PILS sont : les achats, la logistique, les transports, la restauration, l’informatique, les services techniques, et la sécurité. Le PILS est également le pôle référent de la pharmacie.

L’organisation de la logistique : services impliqués et rôles

CH Alpes Isère 1

L’ouverture de bâtiments neufs pour les soins a été l’occasion d’optimiser la fonction logistique. Des zones logistiques ont été créées à l’arrière des bâtiments, comportant des magasins logistiques déportés accessibles par lecteur de badges. Ces magasins logistiques sont des « sous-magasins » du magasin central et comportent des sous-stocks sur étagères codées barrées des produits hôteliers et pharmaceutiques nécessaires au fonctionnement des unités de soins. Ils sont gérés directement par des référents hôteliers dépendant du secteur logistique. L’outil Copilote est utilisé. Ces référents hôteliers se rendent à périodicité régulière et programmée dans les magasins déportés pour réaliser, par scanette informatisée, les relevés de consommations. Ensuite, le magasin central prépare les rolls personnalisés pour chaque magasin, les services intérieurs transportent ces rolls et les référents hôteliers réapprovisionnent les rayons des magasins déportés. Les services intérieurs livrent également dans ces magasins déportés les chariots et les caisses de pharmacie 4 fois par jour. Un système de plein vide classique de pharmacie a été également mis en place au sein des unités de soins et est géré de la même manière par les préparateurs en pharmacie. Ainsi, l’établissement a choisi de décharger les soignants des commandes et des gestions de stock pour les recentrer sur leur cœur de métier, et répond aux besoins des services pour les médicaments (fréquence de livraison) et le hors-médicaments (plein-vide). Ce mode de fonctionnement a été mis en place progressivement depuis 2016, à chaque ouverture de bâtiment neuf. Il est très apprécié des soignants. La consommation des services a été diminuée par 3.

Concernant l’extrahospitalier, les services logistiques assurent les livraisons programmées des biens et marchandises dans chacune des 85 structures, selon un planning défini, partagé et connu de tous.

CH Alpes Isère 2

L’établissement considère que des marges de progression existent encore en particulier sur la fonction transports. Dans le cadre de ses missions, des transports de biens et de personnes doivent être assurés par le CHAI, entre toutes ces structures intrahospitalières et extrahospitalières, et avec des structures externes (soins de ville, EHPAD ou domicile par exemple). Fin 2018, l’établissement a choisi d’innover sur la fonction transport et sur les flux logistiques en engageant une mise à plat des fonctionnements et une étude d’opportunité sur la mutualisation de la fonction transport.

2.Contexte et objectifs du projet

Aujourd’hui, les transports des usagers, et de biens/de matières sont gérés par plusieurs services sous forme imbriquée et de manière complexe. Selon les flux et la destination, interviennent les acteurs suivants :

  • Service interne de « transport de personnes » ;

  • Service « magasin-entrepôt » et sa fonction course ;

  • Service « fonction hôtelière et linge » ;

  • Service interne « transport de bien » ;

  • Service « garage » ;

  • Bureau des entrées et standard ;

  • Service infirmier transversal (SAGI) ;

  • Entreprises de transports privés.

Les flux logistiques sont nombreux entre le site principal et les structures périphériques sur du programmé et du non programmé.

L’établissement estime que ces flux logistiques ne sont pas optimisés en raison notamment des organisations en silos, des habitudes de fonctionnement de certains acteurs, d’un partage d’informations perfectibles entre les services (magasins, bureau des entrées, etc.). À titre d’exemple, les dossiers médicaux sont transportés par les cadres en extra-muros tout comme les DASRI.

Le CHAI souhaite donc optimiser la fonction transports et mettre en place un service de transports à régulation unique pour rendre plus efficients les déplacements intra et extra-muros et transporter davantage de personnes, biens et matières.

Dans ce contexte, l’établissement a lancé une mise à plat sur les transports sur le périmètre suivant :

  • Transports de personnes (sanitaires et non sanitaires, transport de personnes autres que les patients) ;

  • Transports de biens et de matières (hôtellerie, linge, magasin, courrier, gestion des véhicules).

Compte tenu de cette organisation et des constats établis par le CHAI, la réorganisation de la fonction transport souhaitée par l’établissement doit permettre de répondre à 3 grands enjeux :

  • Répondre aux demandes de transport efficacement : cet enjeu relève de la notion d’efficacité, c’est-à-dire qu’une demande de transport doit produire les effets escomptés :

    • Le déplacement d’une personne ou d’un bien ;

    • Au bon moment ;

    • Du bon lieu de départ au bon lieu d’arrivée ;

    • Selon le délai attendu.

  • Assurer des transports de qualité : la fonction transport est vue comme un prestataire interne au service de l’usager qu’il s’agisse d’un patient, d’une unité de soins ou autre. En ce sens, il est attendu qu’il effectue sa mission de manière professionnelle en assurant vigilance et sécurité, hygiène et confort à l’usager. Cette qualité est notamment mesurée par le système de norme que l’hôpital doit respecter en matière de matériel, de processus et de qualification du personnel ;

  • Réaliser sa mission à moindre coût : dans un contexte où les établissements sont soumis à des contraintes financières de plus en plus importantes, toute optimisation doit répondre à un enjeu d’efficience, c’est-à-dire de rapport entre les résultats obtenus et les ressources engagées. Cet enjeu est renforcé avec l’article 80 de la LFSS 2017 même si à date, la mise en application de cet article est suspendue (cf. circulaire du 12 février 2019 relative à la mise en œuvre de la réforme du financement des transports pour patients). La fonction transports se doit d’être réalisée à l’aune de cet enjeu financier.

Le CHAI est le 1er établissement de santé à engager une réflexion sur les transports dans une logique de mutualisation des flux de matières et de personnes.

3.Description détaillée du projet

Pour relever ces enjeux, le CHAI a défini un ensemble d’objectifs auxquels doit répondre la fonction transport, portant sur tout ou partie de sa mission :

0 – Sur l’ensemble du processus

Objectifs :

  • Mieux planifier l’activité des agents et diminuer les heures supplémentaires ;

  • Réduire le nombre de courses, qu’ils s’agissent des personnes ou des biens ;

  • Mutualiser et optimiser les déplacements sur le département.

1 – Lors de la prescription et de la demande de transport

Objectifs :

  • Rationaliser les échanges d’informations, c’est-à-dire les organiser pour permettre d’accroître leur pertinence et leur efficacité ;

  • Optimiser l’organisation des demandes ;

  • Améliorer la qualité de réponse, c’est-à-dire gérer les demandes avec réactivité et complétude ;

  • Tracer et suivre les flux de prescription et de demandes de transports de biens.

2 – Organisation du transport

Objectifs :

  • Rendre équitable l’utilisation des moyens (répartition de la charge) :

    • Logistiques (véhicules) ;

    • Humaines (charge de travail des agents) ;

  • Assurer des délais d’attente minimaux ;

  • Réduire le recours au transport privé.

3 – Réalisation du transport

Objectifs :

  • Diminuer les temps d’attente du patient/du transporteur lors de la course ;

  • Optimiser les flux logistiques et l’utilisation des véhicules ;

  • Tracer et suivre l’exécution du transport.

C’est dans ce contexte que le CHAI a lancé une étude sur les transports et une réflexion innovante sur les flux logistiques. Elle doit permettre de :

  • Introduire la notion de transport polyvalent pour décloisonner la fonction transport ;

  • Créer une fonction de régulation centrale pour optimiser les ressources, assurer leur utilisation avec équité et permettre une meilleure réponse aux demandes de transport. Elle doit intégrer la réflexion sur la mise en place d’un outil ;

  • Étudier les possibilités de mutualisation sur tout le périmètre.

Un cahier des charges a été écrit, une mise en concurrence réalisée et la mission a été confiée à un prestataire spécialisé dans les transports et la gestion de flux, la société MOBHILIS. La mission intitulée « Mission de réorganisation de la fonction transport » est déclinée en trois phases :

Phase 1 : étude de l’existant : mise à plat des différentes organisations, missions et acteurs participant aux transports :

  • Étude des différentes demandes et réalisations de transports réalisée au sein du CHAI par les différents services et utilisant différents moyens ;

  • Recensement de toutes les informations et les documents émis et échangés (téléphone, papier, fax et documents numériques) ;

  • Mise à plat des circuits (organigrammes du fonctionnement actuel).

Phase 2 : préconisations des optimisations et proposition d’une nouvelle organisation cible (au travers d’un organigramme de fonctionnement cible), organisation qui sera décloisonnée et polyvalente, préalable à l’informatisation de la fonction transport du CHAI.

Phase 3 : accompagnement au changement et à la gestion de la transition des services et des équipes du CHAI pour la mise en place de la nouvelle organisation.

L’objectif général poursuivi par cette étude d’opportunité est le décloisonnement des fonctionnements actuels et une optimisation des moyens humains et matériels en introduisant la notion de transport polyvalent.

Les objectifs sont de gérer et traiter efficacement toutes les demandes de transport, en favorisant leur réalisation par les professionnels du CHAI, et ce en organisant une fonction de régulation centrale et en mutualisant les transports de patients, les transports de personnes ainsi que les tournées des flux logistiques, pour optimiser le travail des chauffeurs et des coursiers et le recours aux transporteurs privés.

Cette étude se veut participative et embarque les agents de terrain. Leur connaissance du terrain et des difficultés opérationnelles permet à ces agents d’être force de propositions. Le prestataire retenu pour l’étude rencontre ainsi chaque agent de manière individuelle. Les entretiens sont en cours et il ressort de ces premiers échanges, de nombreuses idées remontées par les agents. Les agents attachent une grande importance à la notion de service aux utilisateurs et ont bien intégré le fait que leurs actions soutiennent le travail des soignants qui peuvent ainsi se recentrer sur leur cœur de métier.

La phase 1 est terminée (mai 2019) avec les éléments clés ci-dessous :

Les atouts

  • Des services logistiques en place, bien structurés et bien organisés ;

  • Une organisation spatiale pensée pour la logistique ;

  • Des services dédiés aux transports, avec du personnel généralement impliqué ;

  • Des compétences présentes en logistique et gestion de flux ;

  • Un pool d’agents pouvant assurer le transport de personnes de manière réactive, apprécié par les services de soins ;

  • Un management du personnel bienveillant qui implique les agents et les fédère ;

  • Des réunions de service régulières qui donnent la parole aux agents ;

  • Un processus d’amélioration continue et ouverture aux idées des agents ;

  • Un parc de véhicules important ;

  • Du personnel polyvalent dans les différents services du fait de taches variées selon des rotations précises.

Les opportunités

  • Certaines équipes renouvelées, avec du personnel compétent et motivé ;

  • Un environnement informatique et des logiciels adaptés + un intranet ;

  • Une bonne appréhension du personnel vis-à-vis de l’informatique ;

  • Une informatique tournée vers les utilisateurs qui l’utilisent effectivement ;

  • Des possibilités d’expérimentation ;

  • Un soutien de la direction.

La phase 2 (préconisations des optimisations et proposition d’une nouvelle organisation cible) a démarré en juin 2019 et se terminera en novembre 2019.

En corolaire de cette étude, les services logistiques, sous l’impulsion de sa direction, proposent depuis octobre 2018 sur 5 sites pilotes, avec généralisation totale en juin 2019, de nouveaux services logistiques pour les unités de soins en extrahospitalier pour décharger les soignants : les services logistiques transportent dorénavant tout type de biens de l’extra vers l’intra et vice-versa. Auparavant, ces transports étaient réalisés par les cadres de santé et par les équipes des structures extra (lorsque les professionnels se rendaient sur le CHAI pour les réunions intra-extra). Le périmètre des nouveaux transports logistiques concerne :

  • La Pharmacie : extra = transport de la pharmacie (nouvelles caisses vertes) et Intra = ajout de tournées supplémentaires (nombre = 4 par jour) + optimisation du planning + livraison dans les magasins logistiques (traçabilité et sécurisation) ;

  • Les dossiers patients ;

  • Transport des dossiers patients sous enveloppe sécurisée avec traçabilité des transferts ;

  • Les DASRI ;

  • Le linge sale ;

  • Le courrier.

A la demande d’EPSM, des visites des services logistiques du CHAI vont être organisées à l’automne 2019 pour présenter ces nouveaux services et cette évolution de la fonction transport.

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Date de parution : 14/01/2020

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