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Enseignements

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Thématique Contenu
1.Présentation de l’établissement

Le CHU Montpellier en quelques chiffres :

  • 10 500 employés ;

  • 2 030 lits et 585 places ;

  • 50 000 interventions chirurgicales par an ;

  • 7 hôpitaux au nord de la ville : Lapeyronie, Saint-Eloi, Gui de Chauliac, Arnaud de Villeneuve, La Colombière, Antonin Balmès, Bellevue.

2.Description du projet

En 1997, le CHU de Montpellier faisait partie des premiers hôpitaux français à créer une plateforme d’approvisionnement pour le stockage des produits pharmaceutiques, consommables médicaux et hôteliers. Ce projet a été lancé avec un portage fort de la Direction générale, convaincue que la logistique hospitalière devait profondément se rénover pour plus d’efficience. L’objectif était d’en faire un levier pour améliorer les processus et parcours au sein de l’établissement. Ce portage ne s’est jamais démenti pendant la période du projet avec des choix structurants et innovants à l’époque – la mise en place d’une plateforme incluant le périmètre du médicament sur un même lieu (avec des zones distinctes dans le respect de la réglementation).

Ce bâtiment de plus de 5 000 m² a permis une réorganisation des activités et une évolution des métiers, en mettant la logistique au service des patients et des professionnels. Depuis, de nombreuses améliorations ont été apportées pour en faire une plateforme logistique de haut niveau intégrant des processus élaborés, ayant recours à une mécanisation et à une automatisation poussée (mise en place d’un système de préparation de commandes) pilotée par un système d’information performant (traçabilité).

De manière précise, les missions de la plateforme logistique sont les suivantes :

  • Produire, transporter et distribuer les prestations de restauration, linge, produits hôteliers et pharmaceutiques ;

  • Collecter et acheminer les échantillons biologiques, les produits sanguins labiles et le courrier ;

  • Organiser les transports internes et les sorties des patients.

En s’inscrivant dans une démarche de relation client-fournisseur auprès des services de soins.

3. Éléments clés de volumétrie

Le personnel de la plateforme : 6 préparateurs en pharmacie et 52 magasiniers

Les équipements : 5 000 m² de stockage, 7 000 emplacements

Les références : 2 000 références de médicaments

La réception et la mise en stock : 87 000 lignes réceptionnées par an soit 340 lignes par jour

La valeur du stock : 4,9 M pour les médicaments ; 1 M pour les DMS, 0,6 M pour les produits hôteliers et les DM

20 tournées par jour

630 points de livraison

4.Organisation et processus

Les points clés en matière d’organisation et de processus sont les suivants :

La mutualisation des moyens RH : des magasiniers intervenant sur l’ensemble des zones à l’exception de la zone froide où seuls des préparateurs en pharmacies interviennent

La pharmacie

  • Trois circuits ont été mis en place :

    • Un circuit pour les produits nominatifs adressés depuis la plateforme vers les pharmacies d’établissements ;

    • Un circuit pour les produits en dotation dans les services : adressage depuis la plateforme vers les services ;

    • Un circuit pour les DMI – dépôt-vente compte tenu des enjeux de traçabilité.

  • À noter que des préparateurs présents dans les pharmacies d’établissements passent dans certains services pour faire des vérifications ;

  • Un référentiel médicament géré par les pharmaciens et un référentiel DM géré par les préparateurs.

La fonction linge

  • Une bascule progressive de l’utilisation de linge professionnel nominatif vers du linge professionnel à affectation provisoire grâce à l’utilisation de puces RFID avec mise en place de distributeurs automatisés de linge ;

  • Une réflexion sur la mise en place de puces UHF pour le linge hors vêtements professionnels pour en assurer une meilleure traçabilité et gestion. Le coulage est estimé à 700 k€ par an soit 20 % du budget de la fonction linge.

La fonction restauration : une organisation et un processus rythmés sur des cycles de 4 semaines depuis la préparation des menus jusqu’à la préparation des repas. L’établissement a mis en place une approche industrialisée pour la fonction restauration.

5.Systèmes d’information

Les circuits logistiques sont tous informatisés sauf les bons de traçabilité des DMI et les retours des services.

Les outils utilisés sur le périmètre de la logistique sont les suivants :

  • GILDAS utilisé sur la plateforme : gestion logistique. L’outil est utilisé aussi sur le périmètre du médicament sur la dimension logistique. À noter qu’un module pour gérer la sérialisation a été développé dans GILDAS ;

  • T-doc – pour la stérilisation. Interfacé avec GILDAS. Toute la traçabilité se fait en interne T-doc ;

  • IPTS pour la traçabilité des MDS ;

  • Asclepios pour la gestion des chimios interfacé avec Pastel (pour le lien avec l’identité patient) et MAGH2 (pour les sorties de stocks). À terme, l’établissement utilisera DxChimio ;

  • Retrocess ;

  • Gaz médicaux gérés dans SDT : l’établissement a un contrat avec Air Liquide maintenance pour ces prestations et la fourniture des gaz. Air Liquide accède aux demandes, renouvelle les bouteilles et gère le stock avec l’outil Stelio auquel l’établissement et le prestataire ont accès ;

  • Data meal pour la restauration : interfacé avec MAGH2. L’année dernière, l’établissement a rencontré des difficultés avec la dématérialisation des factures avec le portail Chorus. À terme, l’objectif est d’avoir le même référentiel dans MAGH2 et dans Datameal ;

  • RAMSES pour blanchisserie : La commande est saisie dans PAD qui déverse dans MAGH2 les informations et qui lui-même les adresse à RAMSES. La commande est alors en statut « attendu de réception » ;

  • MAGH 2 pour la gestion du référentiel produits et les commandes ;

  • PAD : Plateforme d’achats dématérialisés. Les demandes d’achats sont faites dans PAD et adressées de manière dématérialisée aux fournisseurs. Ex. : papeterie. Les unités de soins ont un droit d’un tirage en fonction d’un budget ;

  • Hospit@lis : envoi EDI des commandes.

Le CHU Montpellier avec la mise en place de la plateforme logistique a rationalisé son SI logistique avec un outil cœur de gestion de la plateforme – l’outil GILDAS utilisé également dans la logistique industrielle. Le circuit d’approvisionnement, de gestion des stocks et de distribution est assuré par un seul outil, incluant le périmètre des médicaments et DM.

Compte tenu de la diversité des circuits à traiter, le CHU Montpellier dispose de produits en sus pour couvrir le périmètre de la logistique hospitalière.

Le CHU Montpellier a mis en place les interfaces nécessaires à un fonctionnement efficient de la chaîne logistique. L’établissement souligne le travail conséquent que représente la dimension interopérabilité entre les outils. Il reste néanmoins des interfaces à mettre en place l’interface notamment pour les DMI.

Le CHU Montpellier attire également l’attention sur la gestion des référentiels, centrale pour disposer d’un SI logistique performant.

6.Facteurs clés de succès

Les facteurs clés de succès identifiés par le CHU Montpellier sont les suivants :

  • À un niveau stratégique :

    • Une ambition, celle de transformer la logique hospitalière pour en faire un outil au service de l’établissement et de son efficience. Cette ambition a été portée par la Direction générale de l’établissement qui à chaque étape du projet a montré son intérêt pour le projet, le plaçant ainsi à un niveau stratégique et permettant ainsi de surmonter les difficultés ;

    • Un choix fort, celui d’un outil logistique GILDAS de la société WCS généraliste et non pas spécifique aux établissements de santé. L’établissement est parti du principe que la logistique était un sujet maîtrisé par des acteurs SI hors hôpital et que l’établissement gagnerait à utiliser un outil éprouvé du marché. Un travail conséquent a été mené pour s’assurer que la solution pouvait supporter les spécificités hospitalières.

  • À un niveau opérationnel :

    • Un travail collaboratif entre la DSI et les acteurs métiers depuis la genèse du projet et en continu aujourd’hui. Chacun a développé une connaissance des enjeux et contraintes de l’autre. C’est une relation de confiance de longue date qui s’est construite entre les deux univers. Les échanges réguliers et la réactivité des uns et des autres permettent de trouver des solutions et de poursuivre les évolutions dans un contexte mouvant (ex. : sérialisation). Au CHU Montpellier, une revue du portefeuille de besoins est réalisée une fois par trimestre lors d’une réunion entre la responsable du pôle pharmacien, un à deux pharmaciens selon les sujets traités et des cadres de santé afin de partager les sujets et de trouver des solutions ;

    • Un enjeu, la gestion des référentiels qui nécessite une organisation claire et fluide dans la gestion des rôles et des responsabilités. Il est indispensable d’avoir un référentiel maître qui diffuse à l’ensemble des applications concernées.

Le CHU Montpellier est aujourd’hui satisfait de sa gestion logistique. L’établissement est convaincu que ce type de plateforme permet d’améliorer considérablement l’efficience de cette fonction dans un contexte financier délicat et qu’elle est au service de l’efficience des processus hospitaliers. Elle concourt à une prise de qualité des patients et contribue à améliorer les conditions de travail des personnels.

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Date de parution : 14/01/2020

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