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Retour d'expérience, témoignage

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Etienne MAUGET

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Présentation de la coopération

  • Le GECAC est un groupement d’employeurs pour le conseil et l’accompagnement créé en 1995.

  • Il regroupait 5 associations à sa création et en compte 18 aujourd’hui.

  • La coopération porte sur un logiciel de gestion de la paie et un logiciel de comptabilité entre les associations membres du GECAC.

En 1995, cinq associations décident de s’associer et de créer le GECAC afin de coopérer pour la mise en place d’une gestion commune de la paie. Cette mutualisation doit permettre une meilleure prise en compte des évolutions règlementaires impactant la paie et une économie de ressources pour les différentes parties prenantes. Le GECAC intervient dans le suivi budgétaire, les comptes administratifs et la gestion de paie en s’appuyant sur la mise en place de deux logiciels communs avec les associations bénéficiaires : un logiciel de gestion de la paie et un logiciel de comptabilité.

Déroulement de la coopération

La coopération repose sur une centralisation de la fonction paie : les informations sont envoyées par les associations au GECAC à partir d’un outil développé spécialement pour cela, l’équipe du pôle paie produit les bulletins de paie avant d’en demander validation par les associations. Le déploiement d’un logiciel de gestion de la paie a été mené progressivement dans les associations en organisant en parallèle les transformations organisationnelles et la formation des professionnels.

Les associations ont délégué au GECAC les négociations contractuelles avec l’éditeur qui communique ensuite aux membres les coûts associés selon la clé de répartition définie en amont : une partie fixe répartie à parts égales entre les associations et une part variable en fonction du nombre de bulletins de paie.

La coopération entamée en 1995 a été étendue en 2000 avec la mutualisation des serveurs et un hébergement en commun. Progressivement, le projet a également intégré davantage d’associations, passant de 5 associations lors de sa création à 18 aujourd’hui. De nouvelles perspectives de mutualisation SI ont été ouvertes par cette première expérience et de nouveaux projets pourraient en découler sur d’autres domaines fonctionnels.

Bilan de la coopération

La coopération a permis de négocier des tarifs plus avantageux avec l’éditeur. Elle a conduit certaines associations à disposer d’un outil qu’elles n’auraient pu avoir en dehors de la coopération tenant compte des dernières évolutions règlementaires. Elle a aussi permis de réallouer des moyens financiers au sein de l’association suite à des départs en retraite de salariés qui étaient chargés antérieurement du traitement de la paie en interne.

Point remarquable du retour d’expérience

La coopération a été facilitée par le nombre restreint d’associations membres du projet. De ce fait, le projet présente néanmoins plusieurs risques, dont celui de la sortie de certaines associations pouvant remettre en cause son modèle économique. En effet, le projet reposant sur la coopération de petites associations, celles-ci peuvent être tentées de vouloir réinternaliser leur paie en grandissant. De plus, la participation au projet repose notamment sur une volonté forte des responsables d’association, ce qui présente un risque en cas de changement de personnes.

Il est aujourd’hui envisagé d’aller plus loin dans la coopération et des réflexions plus larges ont été entamées entre les associations et le GECAC. Plusieurs projets ont ainsi été identifiés : l’externalisation des données informatiques via un datacenter, un projet de SI global au niveau du GECAC auquel les associations viendraient s’adosser ou encore un cahier des charges commun pour la mise en place d’un dossier de l’usager commun partagé et dématérialisé.

 

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Date de parution : 14/01/2020

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