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En ce qui concerne la gestion du circuit du médicament, la solution doit couvrir fonctionnellement les quatre étapes du processus : la prescription, la délivrance, l’administration et la gestion des stocks. La traçabilité des activités de ces 4 étapes est requise.

Circuit du médicament

Figure 6 : Fonctions à mobiliser pour le circuit du médicament

La sécurisation du circuit du médicament et des dispositifs médicaux s’applique à toutes structures, qu’elles possèdent ou non une pharmacie à usage intérieur. L’ensemble des étapes du circuit doit faire l’objet de procédures validées permettant d’assurer la sécurité tout au long du processus.

Gestion des prescriptions médicamenteuses et des dispositifs médicaux

Contexte d’usage

La prescription informatisée doit être couplée à une base de données agréée de médicaments, permettant de recevoir des alertes en cas de redondances, d’interactions médicamenteuses, de contre-indications ou de risque de réaction en fonction des allergies connues (surtout en cas d’absence de validation pharmaceutique).

Les données de prescription médicamenteuse doivent être intégrées automatiquement dans le plan de soins infirmiers afin de permettre la traçabilité de l’administration sans retranscription.

L’édition et l’envoi à la pharmacie sont réalisés par l’équipe de soins via MSS15.

Principales fonctions à informatiser

  • Gestion du livret thérapeutique et connexion à une base de données médicamenteuse agréée ;

  • Saisie de prescription hors livret thérapeutique possible, avec saisie du justificatif ;

  • Saisie des prescriptions médicales. Possibilité de plusieurs modes de saisie : 1/Médicament par médicament en DCI (Dénomination Commune Internationale, 2/Par protocole thérapeutique (préalablement validé par le prescripteur) ;

  • Saisie par les IDE de protocoles de soins d’urgence préalablement écrits, datés et signés par le médecin responsable (ex. : prise en charge de la douleur), dans des situations reconnues par les IDE comme relevant de l’urgence ou de la détresse psychologique ;

  • Saisie par le prescripteur de la notion d’actes de vie courante ou non, et de la notion de « gère seul » pour les usagers gérant de façon autonome leurs traitements ;

  • Saisie de prescription avec commentaire dans le cas de situations particulières (administration conditionnelle, écrasement des comprimés) ;

  • Intégration de prescriptions externes (issues du service socle e-prescription) ;

  • Conservation de l’historique du traitement avec possibilité de consultation de l’ensemble des prescriptions, y compris celles des précédents séjours de l’usager avec possibilité de réactivation d’un traitement antérieur de l’usager par le médecin (après vérification de l’absence de modifications) ;

  • Traçabilité de l’envoi de la prescription à la pharmacie (et moyen de transmission employé) ;

  • Intégration du bilan médicamenteux d’entrée (si réalisé en pharmacie de ville) ;

  • Intégration de la conciliation médicamenteuse à l’entrée le cas échéant (cf. Enjeux de l’informatisation de la conciliation médicamenteuse - Retours d’expérience et enseignements).

Gestion de la délivrance

Contexte d’usage

Après réception de la prescription à la pharmacie, le pharmacien réalise une analyse pharmaceutique.

La délivrance correspond à l’acte de préparation des traitements des usagers.

La délivrance globale ou nominative des doses à administrer est alors réalisée.

La traçabilité de la délivrance doit être réalisée selon les réglementations en vigueur (ex. : stupéfiants).

Principales fonctions à informatiser

  • Saisie des interventions pharmaceutiques issues de l’analyse pharmaceutique ;

  • Saisie des résultats de la conciliation médicamenteuse (si réalisée) ;

  • Saisie et gestion de la traçabilité de la dispensation nominative ou globale selon l’organisation en vigueur dans la structure ;

  • Édition paramétrable de tableaux de bord et bilans sur la dispensation ;

  • Édition paramétrable de tableaux de bord et bilans sur la délivrance (calcul des consommations cumulées de médicaments et globalisées sur la journée tous services confondus).

Gestion des stocks de médicaments

Contexte d’usage

La délivrance nominative des médicaments en pilulier journalier par la pharmacie serait un objectif à atteindre afin de sécuriser le circuit du médicament. La délivrance reste, dans beaucoup de situations, nominative mensuelle, voire globale. Par ailleurs, les IDE doivent pouvoir disposer d’armoires sécurisées avec accès restreint contenant la dotation des médicaments pour besoins urgents (entrée contenant la dotation des médicaments pour besoins urgents, entrée d’un résident, modification d’un traitement, etc.). La dotation est définie qualitativement et quantitativement par le pharmacien, médecin, cadre, IDE.

Le mode de transport des médicaments doit garantir le respect des règles d’hygiène, de conservation adéquate (température) ainsi que la confidentialité des informations concernant les usagers.

Les modalités de transport doivent être définies conformément à la réglementation en vigueur et décrites dans des procédures spécifiques.

Principales fonctions à informatiser

  • Enregistrement du stock disponible par formes pharmaceutiques (orale, injectable, usage externe…) puis par ordre alphabétique en DCI (Dénomination Commune Internationale) et non pas par nom de spécialité (nom commercial) ;

  • Enregistrement des entrées en stock lors de la réception de la commande ;

  • Enregistrement des sorties de stock nominatives par usager et par médicament. Les sorties doivent être liées au plan de soins ;

  • Enregistrement des médicaments à retourner à la pharmacie, car non administrés, périmés, défectueux ;

  • Édition du tableau de suivi des consommations par médicament, par usager, par service, etc. ;

  • Enregistrement des inventaires de médicaments ;

  • Édition des bons de commande ou des plans de soins à destination de la pharmacie. Interopérabilité (interfaçage) nécessaire avec le logiciel de gestion de stock de la pharmacie.

Préparation et administration médicamenteuse

Contexte d’usage

La préparation des doses à administrer est réalisée par les équipes infirmières si la pharmacie réalise des délivrances globales de médicaments.

Si la délivrance est nominative, les infirmiers vérifient la conformité du contenu du pilulier à la prescription médicale en cours, et procèdent aux modifications le cas échéant.

La saisie de l’administration correspond à la prise du médicament par le patient et non à l’acte de distribution.

Principales fonctions à informatiser

  • Édition de plans d’administration consolidés de manière paramétrable, manuelle et automatique des plans d’administration individuelle et collective (par forme galénique médicamenteuse, par catégorie de médicaments, par étage, par répartition infirmière, par usager, par date, par créneaux horaires…) ;

  • Saisie des médicaments administrés ;

  • Saisie des médicaments non administrés avec motif de non-prise ;

  • Alerte sur la discordance entre la prescription et le médicament préparé dans le pilulier ;

  • Alerte sur les dates de péremption des médicaments et des dispositifs médicaux ;

  • Saisie des incidents lors de l’administration des médicaments ou de l’utilisation de dispositifs médicaux et transmission au gestionnaire des risques, correspondant de pharmacovigilance et/ou de matériovigilance ;

  • Saisie des consignes infirmières aux auxiliaires médicaux en cas d’aide à la prise médicamenteuse ;

  • Transmission par les auxiliaires à l’IDE des informations importantes liées à l’aide à la prise des médicaments si celle-ci est réalisée ;

  • Édition des étiquettes de traçabilité pour les médicaments sous blister individuel de dispensation ;

  • Édition paramétrable de tableaux de bord et bilans de l’administration de médicaments et de l’utilisation de dispositifs médicaux, par unité fonctionnelle ;

  • Gestion de la traçabilité de l’ensemble de médicaments et dispositifs médicaux de la réception à l’administration en incluant les dispensations.

  1. Messagerie sécurisée de santé

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Date de parution : 08/06/2020

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