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Dans la perspective de l’acquisition ou de l’évolution d’un dossier de l’usager informatisé, une attention toute particulière doit être apportée lors de la rédaction d’un cahier des charges.

En particulier, devront être pris en compte les critères suivants :

  • Ergonomie de la solution : au-delà de l’aspect esthétique, il s’agit de s’assurer que les fonctions proposées sont faciles d’utilisation, intuitive, et qu’elles tiennent compte des conditions d’exercice du professionnel. Ainsi, les applications doivent intégrer une version mobile, adaptée pour un usage hors structure ou à domicile, par exemple. Cela suppose que les écrans soient simples et que les fonctions soient dédiées à un type d’usage (on évitera de rendre accessible via smartphone une multitude de fonctions rendues inutilisables depuis un écran de smartphone, par exemple). En outre, dans le contexte d’usage en mobilité, un mode de fonctionnement en asynchrone (pas en temps réel) doit être prévu afin de s’affranchir d’un problème de couverture de réseau mobile. Ainsi, dans le cadre d’informations saisies (via un formulaire), les informations sont stockées temporairement sur le smartphone – de manière sécurisée – puis transmises dès que la couverture réseau le permet. Il est également nécessaire d’intégrer les exigences d’accessibilité des solutions pour les salariés en situation de handicap (notamment visuel) et les personnes accompagnées afin qu’elles s’en saisissent ;

  • Le changement de structure des professionnels étant courant, il est nécessaire que l’outil puisse être le plus rapidement compréhensible par un nouveau professionnel. Au-delà de l’ergonomie, l’outil doit être simple d’appropriation et proche des processus métiers habituels du secteur. Il doit également contenir des modules d’autoformation simple et rapide.

  • Comme l’illustre le schéma, le SI devient ouvert et communicant, multisectoriel avec un nombre potentiel d’utilisateurs plus nombreux et aux profils plus variés. De fait, cela suppose que le dossier de l’usager doit être unique, fédérateur des séjours qui constituent le parcours de l’usager, coordonné et adapté à son besoin. À cet égard, il doit pouvoir gérer des multi- autorisations ;

  • Compte tenu du nombre d’acteurs et la typologie des acteurs, il importe de s’assurer de la qualité de service (SLA) du système mis en place (temps de réponse, non-interruption, résilience à la panne, etc.), à la gestion des droits d’accès et à la traçabilité des accès. Dans un contexte d’une acquisition mutualisée (application multi-EJ), il importe de s’assurer du « cloisonnement » des données afin de garantir qu’une structure ne puisse accéder qu’aux dossiers des usagers qu’elle accompagne ;

  • Le dossier de l’usager est « interopérable » et s’appuie autant que possible sur des référentiels « externes ». Il doit s’intégrer dans la feuille de route du numérique en santé et en particulier garantir au moins un lien avec les briques DMP, MSS, e-parcours, e-prescription, la télésanté et l’ENS.

  • Il convient, lors de l’acquisition d’un logiciel, de prévoir des clauses du marché permettant d’assurer la réversibilité vers une autre solution. Il s’agit de garantir que l’information et son historique puissent être repris par la solution d’un autre éditeur. 2 stratégies possibles :

    • Les données « essentielles » respectent un format compatible d’une solution à une autre. Ce cas ne pourra exister que lorsque les principaux concepts feront l’objet d’une norme permettant de décrire leur structuration et le champ de valeurs attendues pour une information ;

    • Une extraction massive sous un format PDF du (des) dossier(s) des usagers et les traits d’identité de l’usager permettant de rattacher ses dossiers dans la nouvelle solution.

La réversibilité est en général une prestation complémentaire, payante, permettant d’accompagner le transfert des données et des informations vers la nouvelle solution, en lien avec les équipes du nouvel éditeur.

  • La gestion de la sécurité et de la confidentialité des informations appelle différents mécanismes :

    • La gestion du stockage de l’information, leur accès, et la gestion des archivages des dossiers (mise en archive et accès) ;

    • La gestion des consentements et du droit d’opposition (non forcément prévus simplement, mais nécessitant un traitement lourd par un administrateur informatique) ;

    • La gestion du droit à l’oubli, qui permet à un usager de refuser la systématisation de l’accès à son passé (au-delà des informations administratives).

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Date de parution : 08/06/2020

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