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Méthode, Apport en connaissance

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Personne ressource

Elise MORICHON

Personne ressource

Wilfrid BENARD

Personne ressource

Gilles HERENGT

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Démarche globale

 

Phase Objectifs Questions clés Outils à mobiliser
  • Évaluer l’intensité du changement.
  • Mon projet nécessite-t-il la mise en œuvre du Kit de conduite du changement ?  
  • Prédiagnostic
  • Matrice SWOT
  • Recenser et comprendre les populations impactées.
  • Préparer et structurer l’accompagnement du changement.  
  • Ai-je identifié les populations à intégrer dans mes différents plans d’accompagnement ?
  • Ai-je bien défini les plans d’accompagnement (communication, formation…) ?  
  • Grille OMOC
  • Planning GANTT*
  • Cartographie des risques*
  • Fiche projet*
  • 5 pourquoi
  • Plan de mobilisation
  • Plan de communication
  • Plan de formation
  • Donner du sens pour réussir le lancement.
  • Mobiliser et adapter son accompagnement.Piloter la dynamique.  
  • Ai-je obtenu l’adhésion du plus grand nombre ?
  • Ai-je bien mobilisé toutes les énergies pour l’efficacité du projet ?  
  • Document d'annonce
  • Carte des partenaires
  • Stratégie des alliés
  • Réunion d'engagement
  • Feuille de route
  • Tirer des enseignements.  
  • Quels sont les points forts et points d’amélioration à retirer de ce projet ?  
  • Grille de retour d'expérience
  • Sondage d'appropriation

*Les outils « Planning de GANTT », « Gestion des risques » et « Fiche projet » ne sont pas spécifiques à la conduite du changement, mais correspondent à des outils classiques de gestion de projet. Néanmoins, il est important que le chef de projet SI qui les utilise pense à intégrer les jalons et les risques propres à la conduite du changement. Pour approfondir les outils de gestion de projet SI, un kit ANAP dédié est proposé pour la gestion de projet en établissement de santé ou en structure médico-sociale.

Une stratégie de transformation numérique en 3 objectifs

Dans un contexte actuel de forte montée en charge du numérique au sein des organisations, le déploiement d’un projet SI s’inscrit souvent dans une stratégie plus globale de transformation numérique. Par conséquent, le déploiement d’un projet SI peut s’appuyer sur une stratégie de transformation numérique déjà enclenchée et qui s’implémente généralement via 3 objectifs, à savoir l’acculturation au numérique, la collaboration et l’innovation.

ACCULTURATION

COLLABORATION

INNOVATION

Les collaborateurs sont souvent perdus devant les concepts de l’univers digital qui se renouvellent sans cesse. Dans ce sens, l’organisation doit développer des définitions communes de ces concepts pour que les collaborateurs parlent le même langage. En matière de transition numérique, elle passe souvent par 3 étapes :

  • Développer le savoir et les compétences individuelles et collectives.
  • Sensibiliser (aux enjeux et possibilités offerts par le numérique).
  • Donner envie et engager les collaborateurs dans la transformation.  
Favoriser la collaboration au sein d’une organisation, c’est permettre et faciliter aux collaborateurs les échanges et le partage de savoirs, réduire les silos entre les différents services et directions et faciliter le travail en mode projet. La collaboration s’appuie sur la réussite de l’acculturation  :  c’est parce que les collaborateurs ont acquis de nouvelles connaissances, qu’ils comprennent de nouveaux termes, qu’ils s’intéressent à de nouveaux domaines et qu’ils sont capables d’adopter de nouveaux outils favorisant le partage au sein de leur établissement.   Innover c’est permettre à tous les collaborateurs de participer à la création de solutions inédites pour les destinataires des services de l’organisation (patients, usagers, résidents...) ou à l’amélioration de l’organisation et du fonctionnement interne de l’établissement. Avec un objectif en sous-texte : créer de l’engagement autour des processus d’innovation.  

Outils - mécanismes

Un mix intelligent entre contenus vidéo (par exemple sous forme de cours en ligne), des Quizz, des jeux et challenges, des évaluations individuelles et collectives et des espaces d’échanges entre apprenants et intervenants.

Outils - mécanismes

De nombreux outils collaboratifs existent. Le plus connu est la PCSE : Plateforme Collaborative et Sociale d’Entreprise. Elle permet de créer des groupes ou des communautés de travail, de métiers, de projets ou encore de loisirs (source : Digital Transformation Seed, livre blanc de Beeshake.com).

Outils - mécanismes

Il existe plusieurs mécanismes qui peuvent permettre à l’organisation d’innover comme :

  • L’intelligence collective : la valorisation des capacités cognitives totales des collaborateurs qui résultent des interactions et des outils de collaboration mis en place.
  • L’idéation : c’est-à-dire le «  chemin  », tant psychologique qu’organisationnel, pris par les idées nouvelles au sein de l’entreprise  :  comment les collaborateurs peuvent-ils soumettre leurs propositions ? qui les écoute ? comment sont-elles reprises puis intégrées à la stratégie ?  

Articulation de la conduite du changement avec la gestion de projet

Souvent omise ou sollicitée tardivement, la conduite du changement se pense et se déploie au même moment que le projet SI puis continue de vivre, de s’affiner et de s’ajuster au fur et à mesure de ses évolutions. Il convient par ailleurs de noter que la conduite du changement doit être étroitement articulée avec la gouvernance de l’établissement et la chefferie de projet pour garantir son alignement avec les objectifs stratégiques de l’établissement et sa synchronisation en temps réel avec l’évolution du projet qu’elle accompagne.

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Date de parution : 13/07/2020

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