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Avis d'experts

Comprendre comment composer une équipe de déploiement

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Cet avis d'expert a été rédigé par François MEUSNIER-DELAYE.

Dans tout projet informatique, une organisation, impliquant les futurs utilisateurs, doit être mise en place obligatoirement dès l’appel d’offre. Il est important de constituer une équipe composée pour partie de futurs utilisateurs.

Cette équipe participera à la rédaction du cahier des charges, en validera le contenu général et participera aux auditions des candidats et et aux visites potentielles de site. Une fiche, dite de dépouillement, présentera les avis « métier » au regard des fonctions proposées par le fournisseur.

Il est souvent dit que l’utilisateur ne doit pas être tributaire du choix d’un logiciel, mais un nouvel outil pourra mettre en évidence des réflexions à mener en termes d’organisation du travail. L’utilisateur sera, dans ce cas, le meilleur vecteur de communication pour mener à bien cette réflexion.

L’acquisition de la solution effectuée, il est conseillé d’inscrire des utilisateurs, représentatifs de leur activité exercée (personnel administratif, médecin, soignants …), dans deux groupes type qui auront en charge de mener à bien le projet et d’en assurer le suivi dans le temps :

  • Le « Comité de pilotage » du projet, garant de la gestion générale de celui-ci, composé d’un membre de la Direction, d’un membre de la DSI, d’un représentant « permanent » des utilisateurs et du directeur de projet « éditeur ». Il aura pour rôle le suivi général du projet, le rôle d’arbitrage possible suite à des événements importants liés à la vie du projet et devra remonter les informations en provenance du groupe projet. C’est dans ce comité que seront abordés les effets induits par la mise en place du nouvel outil en termes d’organisation.
  • Le « Groupe projet » en charge du suivi opérationnel de la mise en place du produit. Ce groupe est composé du chef de projet de la DSI et d’utilisateurs impliqués dans le déploiement. Au sein de ce groupe seront présents les « administrateurs », en charge du paramétrage de l’application, ainsi que des « référents métiers », en charge de l’accompagnement des utilisateurs au quotidien, voire en charge des formations. Ceux-ci, rapporteurs des avis et des problèmes recensés auprès des utilisateurs finaux, permettront de fournir une vision exhaustive de l’état du déploiement dans l’établissement, source importante d’informations à destination du comité de pilotage.

Une fois le déploiement terminé, deux niveaux de comités seront mis en place, avec des missions et des fréquences de réunions différentes.

Le comité de pilotage, avec des réunions trimestrielles voire semestrielles, et un « groupe projet », plus restreint à vocation plus fonctionnelle où les référents métiers seront consultés plus ponctuellement en fonction des problèmes rencontrés, et ce dans la phase de consolidation. Les réunions de ce « groupe projet » pourront se faire à fréquence régulière dans les premiers mois de la mise en place, puis s’effectuer à la demande.

C’est dans ce groupe que seront nommés des représentants des utilisateurs, en cas d’existence de Club Utilisateurs de la solution, qui auront une place prépondérante pour être des interlocuteurs compétents, face à l’éditeur, et être investis dans les demandes d’évolution du produit..

La mobilisation d’utilisateurs, dans le cadre de la mise en place d’un projet informatique, est souvent perçue comme un transfert de tâches de la Direction des Système d’Information vers les professionnels de santé. Il faut convaincre ces derniers que le temps passé à la mise en place sera un bénéfice pour aider leurs collègues à s’approprier le nouvel outil, et qu’ils seront leurs porte-paroles dans le suivi et l’amélioration du nouveau logiciel.

En ce qui concerne les formations à l’applicatif, il pourra être mis en place un système de formation, par l’éditeur, des référents utilisateurs représentatifs du métier, charge à eux de dispenser la formation auprès de leur collègues.

 

Les formations doivent être des formations–actions avec un accompagnement soutenu dès la mise en place du déploiement par les référents; les points forts doivent être encouragés et les points faibles doivent être ajustés immédiatement ; le premier objectif est la maîtrise du fonctionnement de l’applicatif dans l’activité quotidienne; l’objectif suivant est la prise de conscience de la plus-value du nouveau produit informatique.

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Date de parution : 11/01/2015

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