ANAP

Zéro papier pour soigner : pourquoi ? Comment ?

Synthèse

La persistance du papier

Au travers de programmes nationaux (Hôpital 2012, Hôpital Numérique) ou d’initiatives propres, l’informatisation en production de soins des établissements s’est largement développée ces dernières années.

Néanmoins, très peu d’établissements se sont affranchis complètement du papier. De bonnes ou mauvaises raisons font que le papier subsiste (bons d’examens, observations, diagrammes de soins, formulaires d’information, de consentement, échanges avec l’extérieur…).

Il importe dès ce stade de différencier le papier qui sera archivé et le papier support de travail, destiné à être jeté. Par ailleurs, si l’établissement peut se donner les moyens de gérer le papier à usage interne, il dispose de moins de leviers dans ses relations avec ses correspondants.

Des gains identifiés

Le passage au « Zéro Papier » est pourtant synonyme de nombreux gains qui profitent tant à l’établissement qu’aux acteurs de terrain.

Ces gains sont, pour l’essentiel, les suivants :

Des écueils importants

Un des premiers écueils, et pas le moindre, est lié au fait que le retour sur investissement n’est réellement atteint que lorsque le papier est complètement abandonné. Dans le cas contraire subsistent deux modes de gestion en parallèle (le papier et l’informatique) qui aboutissent à des risques d’information fausse (incomplète ou périmée), entrainant une surconsommation en temps et en énergie pour l’établissement. Cela impose également des procédures pour gérer le passage de l’information entre les services complètement informatisés et les autres

Les autres difficultés sont les de plusieurs ordres.

Les 8 points clés de la réussite

L’étude et les retours sur expérience qui ont été réalisés mettent en lumière 8 points clés pour réussir le passage au Zéro Papier.

Le passage au Zéro Papier nécessite de :

Les fonctionnalités

l’investissement

la gouvernance du projet

Un groupe projet pluriprofessionnel volontariste, soutenu par la Direction générale, sera un facteur clé de succès dans le passage au ZP ; la démarche d’abandon du papier est forcément progressive. Elle nécessite une conduite du changement adaptée pour passer du stylo à l’écran. Néanmoins, il ne faut pas hésiter, à un moment donné, à forcer l’usage du support électronique (suppression des imprimantes, des fax, des bons/supports-papier existants…).

De nombreuses questions se posent : que peut-on dématérialiser du point de vue règlementaire, sous quelles conditions et comment, que faire des anciens dossiers papiers, faut-il récupérer l’historique, que peut-on détruire, que doit-on conserver, pourquoi et où, que faire des documents externes, du courrier reçu par la poste des médecins de ville, a-t-on obligation de transmettre un compte-rendu via courrier postal aux médecins de ville ? La DSI a-t-elle mis en place les conditions d’un fonctionnement 24/7 des applications majeures de production de soins avec un plan de sauvegarde efficace, des tests de restauration réguliers, un plan de continuité et de reprise d’activité informatique, des procédures dégradées en cas de panne ou de maintenance ? Comment organiser, et assurer les déploiements d’envergure et les accompagnements et avec quelles équipes ?

Si le passage au ZP paraît nécessaire, cela demande des changements d’organisation profonds, un consensus des acteurs, une volonté forte de la Direction, des moyens humains et techniques pour réussir la transition puis des changements de tache sur le long terme. Ce processus permet réellement un gain de temps, un gain financier et peut améliorer la qualité de soins par plus de sécurité, en disposant de toute l’information, au bon moment, pour tous les acteurs concernés pour prendre les bonnes décisions.