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Une interopérabilité logicielle indispensable à la circulation de l’information : « la clé de voûte de toute coopération »

Le processus de la prise en charge médicamenteuse (et produits de santé) des patients étant déjà complexe à l’échelle d’un seul établissement de santé, cette complexité ne fait que s’accroître dans le cas d’une coopération où il est question de plusieurs établissements. Le SI a été unanimement désigné comme l’écueil majeur par les 11 structures de coopération en PUI étudiées. La continuité et la traçabilité de l’information sont d’autant plus ardues à mettre en œuvre que le nombre de membres est élevé et nécessitent une interopérabilité entre leurs systèmes d’information. Cette indispensable interopérabilité oblige au recours à des interfaces plus ou moins nombreuses selon le périmètre de coopération et l’hétérogénéité des solutions logicielles préexistantes.
La complexité du macro-processus de la prise en charge médicamenteuse peut générer plusieurs risques de rupture dans la circulation de l’information entre les différents établissements parties à la coopération. Une vigilance accrue doit être portée sur les points critiques suivants (liste non exhaustive) :

  • Le livret thérapeutique ;

  • L’interface logicielle entre la gestion des prescriptions des établissements desservis et la gestion de la pharmacie ;

  • L’interface avec le dossier patient pour l ’analyse pharmaceutique ;

  • L’interface de dialogue pharmacien/médecin ;

  • Le suivi des consommations ;

  • L’interface entre le plan de soins des établissements et la gestion de la pharmacie organisée en commun pour la traçabilité de l’administration ;

  • L’interface entre le plan de soins des membres et la réintégration d’un produit non utilisé dans le stock…

À l’examen du niveau de criticité des risques de discontinuité de l’information décrits précédemment, il est légitime de se demander la raison pour laquelle les établissements n’abandonnent pas leur SI individuel au profit d’un nouveau système d’information commun à tous les membres. La raison est qu’une résistance au changement de logiciels récemment installés, des besoins informatiques différents (un EHPAD n’a pas besoin d’un SI avec autant de fonctionnalités qu’un CH) rendent difficile l’adoption d’un système d’information unique. Et comme le souligne la mission Hubert-Martineau dans son rapport intermédiaire sur les GHT :

… Il n’est pas possible, ni souhaitable dans le contexte de contrainte budgétaire, de remplacer l’ensemble du parc logiciel immédiatement. Il s’agira plutôt d’avoir une cible convergente de l’ensemble des établissements du GHT pour pouvoir, à terme, travailler sur les mêmes outils, quel que soit le lieu d’exercice dans le GHT. L’objectif est bien d’avoir un dossier patient unique permettant une prise en charge optimale du patient avec la connaissance des différents soins et actes techniques dont il a bénéficié. Cette démarche doit être progressive dans le temps, mais est indispensable à la mise en œuvre d’un projet médical partagé de qualité…

Le Système d’information (SI) est un des aspects importants de la coopération. Il est indispensable de le concevoir dès les premières réflexions sur le projet. En tant que support des organisations, le SI est un des volets de la coopération à aborder de façon complète dès les objectifs opérationnels de la coopération validés.

Traiter le volet SI à la fin du projet de définition de la coopération, ou le sous-estimer, fait peser des risques majeurs sur la performance de la coopération, la prise en charge des patients et la satisfaction des professionnels, voire sur la capacité de conduire la coopération dans le délai convenu.

Malgré les difficultés rencontrées au démarrage de leurs projets, force est de constater à travers les retours d’expériences réalisés que dans un certain nombre de cas les obstacles techniques liés aux systèmes d’information ont pu être surmontés grâce à la mise à disposition de compétences internes en SI.

C’est le cas notamment des GCS de Thuir, Anjou et Billom qui présentent un niveau de maturité avancé en matière de communication entre les SI de leurs membres :

  • GCS Pharmacoopé de Thuir :

Plusieurs interfaces ont été développées entre les logiciels des différents établissements membres (OSIRIS, PSI, Cortexte) et le système COPILOTE permettant de connecter les automates de préparation des médicaments à la gestion administrative des patients et des résidents, à la prescription électronique et au dossier médical. Il s’agit de l’expérience effective la plus complexe et la plus complète en terme d’hétérogénéité des structures et du nombre important de SI différents à gérer. Il est important de souligner que :

    • D’une part, la coopération réunit un spectre large de profils de prises en charge, soit 10 établissements sanitaires et médico-sociaux, publics et associatifs, dans les champs de la psychiatrie, des personnes âgées et des personnes handicapées ;

    • D’autre part, un travail fastidieux a été déployé sur l’interopérabilité de dix SI différents, avec toutes les difficultés connues de l’implication de professionnels externes aux structures, et tout particulièrement les médecins libéraux intervenant au sein des structures médico-sociales (EHPAD / MAS/FAS).

  • GCS Anjou :

Le logiciel informatique PHARMA de Computer engineering a été choisi comme logiciel de gestion de la PUI. Aussi, l’ensemble des logiciels propres à chaque structure doit être interfacé avec le logiciel PHARMA pour réaliser la validation des prescriptions par le pharmacien et déclencher la dispensation des médicaments. Une interopérabilité selon la norme PN-13 a donc été réalisée entre toutes ces interfaces. Ainsi, trois systèmes d’information différents sont interfacés avec le logiciel Pharma de la PUI permettant une validation des prescriptions par le pharmacien de la PUI et la préparation des traitements nominatifs des patients et des résidents :

SanoHAD pour l’HAD, Netsoin pour l’EHPAD, E-Med pour le SSR et la MAS / EEPA.

Il convient de mettre l’accent sur le point fort de cette expérience remarquable initiée et pilotée par une structure HAD, ce qui est une grande avancée eu égard à la forte complexité de la prise en charge des patients hospitalisés à domicile avec l’intervention des médecins libéraux.

  • GCS de Billom – Culhat :

Le circuit du médicament est totalement informatisé au CH de Billom et dans les établissements membres du GCS. Ce dernier a mis en place un Système d’information (SI) commun pour les prescriptions médicamenteuses : logiciel PSI (Projet de soins informatisé) pour la gestion du dossier de soins et du dossier médical en EHPAD. L’accès aux prescriptions des membres du GCS par la PUI « unique » est rendu possible selon deux modalités techniques, en fonction des membres du GCS : un serveur commun ou une liaison VPN (Virtual private network, Réseaux Privés Virtuels). Le logiciel « PSI soins » couvre la totalité du circuit du médicament : les prescriptions, les transmissions du personnel infirmier et la traçabilité des administrations. Il est interfacé avec le module « PSI pharma » qui permet une aide à l’analyse pharmaceutique de toutes les prescriptions des établissements membres et la gestion du stock de la PUI.

La perspective d’un système d’information convergent est rapportée par plusieurs professionnels rencontrés comme un élément fortement structurant pour tout processus de prise en charge des patients et/ou résidents. Cette convergence des SI permet notamment de simplifier et de sécuriser les architectures techniques, de mutualiser la maintenance des SI, de favoriser la polyvalence des personnels inter-sites et leur capacité à travailler en équipe, de mettre en place une analyse pharmaceutique multi- sites, etc.

La diffusion des données médicales à une communauté plus étendue de professionnels

En tant que spécialité médicotechnique, les activités de la PUI sont étroitement liées à l’activité clinique et à l’organisation de la prise en charge des patients. De ce fait, le caractère confidentiel lié à l’utilisation, la gestion, la circulation et le partage d’informations médicales nominatives entre les professionnels de santé doit en être assuré. La préservation de la confidentialité des données personnelles des patients doit pouvoir être garantie au moyen de serveurs sécurisés. D’un côté, le dossier patient partagé est gage d’un parcours de soins cohérent. De l’autre, les phénomènes de parcellisation de la PUI (PUI multi-sites) et d’extension (PUI fédératrice « unique ») de la communauté pharmaceutique exposent à un plus grand risque de diffusion de l’information confidentielle. Cette ambivalence doit être résolue par le choix rigoureux de l’hébergement et de la messagerie sécurisée d’une part et d’être vigilant sur le respect de l’application de la loi Informatique et libertés et ce quel que soit le site concerné, d’autre part.

La question de l’hébergement des données informatiques n’est pas une problématique propre au domaine de la PUI. Elle est commune à d’autres domaines de coopération territoriale (biologie médicale, imagerie médicale, activités médicales partagées...). La procédure d’agrément relative à l’hébergement des données médicales doit être analysée dans sa globalité et non pour les seules prestations pharmaceutiques, si des coopérations sur d’autres domaines que le circuit du médicament et produits de santé sont déjà mises en place ou à l’état projet dans le cadre des GHT ou autres coopérations.

Productions ANAP à consulter en lien avec la présente publication :

Pour information, le lecteur peut se référer au guide de l’ANAP intitulé « Systèmes d’information des coopérations territoriales : mise en œuvre » qui a été conçu pour venir en appui aux établissements dans la construction de leur SI de coopération tous domaines confondus. Ce guide a pour objet de présenter la méthodologie et les outils proposés pour la définition du système d’information d’une coopération territoriale. Les particularités des besoins SI relatifs à la coopération entre établissements dans le domaine des prestations pharmaceutiques font l’objet de fiches thématiques spécifiques à ce domaine.

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Date de parution : 16/05/2017

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