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La démarche projet de coopération doit être formalisée comprenant:

  • Une étude d’opportunité :

Elle doit être conduite pour chacun des établissements partenaires de la coopération. Elle doit identifier les changements attendus, ainsi que les risques liés au projet. Un état des lieux et un diagnostic détaillé des activités pharmaceutiques sont réalisés pour chaque partenaire : organisation et fonctionnement de chaque établissement, cartographie des flux, connaissance précise du contexte, actions déjà menées et coopérations en cours…

  • Une analyse des forces et faiblesses de son organisation pour chaque partenaire au vu des caractéristiques de ses activités et de ses perspectives d'évolution (activité, diversité de l'offre, démographie des personnels, situation financière…) ;

  • Une analyse des risques et des aléas de l’environnement de chaque partenaire (à l’aide de grilles telles que AFOM (Atouts – Faiblesses – Opportunités – Menaces) ou la matrice SWOT);

  • La réalisation au préalable d’une étude médico-économique permettant de construire un business plan détaillé du projet pour estimer finement les coûts d’exploitation du projet et évaluer le retour sur investissement (ROI). À ce titre, le recueil et le traitement des données d'activité doivent être effectués de façon fiable et homogène entre les membres.

La démarche en mode gestion de projet vise à :

  • Établir un état des lieux de la ou des thématiques étudiées ;

  • Déterminer précisément le périmètre et les besoins du projet ;

  • Identifier les axes de développement principaux ;

  • Définir une feuille de route opérationnelle déclinée en un plan d'actions validé par chaque établissement. Des fiches actions sont élaborées pour faciliter la conduite et le suivi du projet de coopération identifiant des objectifs chiffrés, les pilotes des actions, le calendrier, les actions prioritaires à mener et les indicateurs opérationnels de suivi. Ces fiches décrivent la méthodologie de la conduite du projet et les différentes étapes de réalisation, ainsi que les ressources humaines nécessaires. La feuille de route et les fiches actions associées représentent la traduction opérationnelle et concrète du projet pharmaceutique partagé évoqué précédemment.

Gouvernance du projet :

La gouvernance du pilotage du projet de coopération ne doit pas être une « usine à gaz » et tomber dans la comitologie. Il convient d’envisager des instances et des fonctionnements de la gouvernance trouvant le juste équilibre entre représentativité et efficacité ;

Il est usuel de trouver dans les projets de coopération sur d’autres thématiques que la PUI, deux échelons :

  • Le comité de pilotage qui est en charge de l’aspect stratégique du projet. Il a en charge d’orienter et de valider les travaux du groupe projet.
    Le comité de pilotage est composé a minima des directeurs, des présidents de CME, d’un ou plusieurs membres du groupe projet et de représentants du personnel ou du service concerné (chef de service, cadre de santé, responsable de pôle, par exemple).

  • Le groupe projet (ou comité opérationnel) dont la vocation est de permettre une vision globale du projet, de valider les orientations opérationnelles et d'être le relais des « acteurs de première ligne » pour la phase d’accompagnement.

Le groupe projet regroupe les acteurs impliqués directement dans la mise en œuvre de la coopération.

NB : Le comité de pilotage et le groupe projet (ou comité opérationnel) peuvent être la même instance (ou entité) dans le cadre d’un projet de taille moyenne.

Dans le cadre d’un projet de taille importante et pour une meilleure réactivité dans le déroulement du projet, le groupe projet (ou comité opérationnel) peut prendre la forme de groupes thématiques qui se réunissent pour une thématique particulière avec les acteurs opérationnels directement concernés.

À titre d'exemple (REX) :

  • Groupe 1 : Approvisionnement : achat, localisation des stocks, délivrance ;

  • Groupe 2 : Circuit du médicament (dispensation et analyse pharmaceutique) ;

  • Groupe 3 : Prestation pharmaceutique et permanence des soins ;

  • Groupe 4 : Systèmes d'information, informatisation du circuit du médicament ;

  • Groupe 5 : Activités optionnelles…

Sans tomber dans un excès de formalisme, il est toutefois nécessaire de définir les missions de chacun par des lettres de mission pour les membres du groupe projet et par des fiches de tâche pour les acteurs sollicités. Cela permet de clarifier les responsabilités de chacun des membres ou acteurs, les délégations attribuées, le livrable attendu et le suivi des échéances fixées par le comité de pilotage pour les différentes étapes et jalons du projet.

Cette organisation en mode projet est essentiel d’autant plus qu’il s’agit d’activités nouvelles pour les personnes concernées par rapport à leurs activités de routine. Le suivi en mode projet permet d’identifier les points de blocage et les points de vigilance et de s’assurer de la charge de travail des acteurs impliqués directement dans le projet, ce qui permet d’ajuster les actions à conduire par le comité de pilotage et de réévaluer, le cas échéant, les objectifs initiaux du projet ou de renforcer le projet par un temps dédié à sa mise en œuvre.
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Date de parution : 16/05/2017

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