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Avis d'experts

Identifier les ressources nécessaires pour faire vivre le DPI

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Cet avis d'expert a été rédigé par Patrick BLANCHET.

Les ES après déploiement du DPI ont un problème d'organisation non résolu malgré la présence d'un SIH bien plus ancien que le DPI. Le multi professionnalisme des utilisateurs, parmi lesquels les soignants, et la criticité du DPI sont nouveaux pour un SIH à orientation administrative, logistique et financière. Pressées par les contraintes financières les directions ne veulent pas maintenir les ressources mises à disposition lors du déploiement dans la crainte permanente de la surenchère de type administratif (loi de Parkinson). La littérature et les retours d'expérience ne donnent aucune recette applicable pour calculer ni qualifier ces ressources, mais tous les ES comprennent vite, notamment dès la première évolution ou panne, que l'absence de ressource n'est pas possible. La réponse que je propose est faites de pistes de travail et de proposition d'outil que chaque ES pourra s'approprier.

Je suppose que les missions d'audit, et de support informatique (réseau, annuaires, structure, interopérabilité...) sont déjà dotées en ressources.

Les besoins

Gérer les évolutions du DPI (cf. réponse spécifique)

Gérer les évolutions des utilisateurs :

  • Chaque métier au sein de l'ES a des besoins spécifiques de formation.
  • Il est nécessaire de bien connaitre ce besoin (qualité du formateur, temps de formation), métier par métier.
  • Et de bien connaitre le turn-over de chaque métier observé (par exemple nombre de départs à la retraite en moyenne annuelle, de congés maladie remplacés par an...) et prévisible (décision de recours ou non à l'intérim pour les périodes de congé, stages d'étudiants, d'internes...).

Gérer les évolutions des utilisations

  • Les évolutions du soin (nouveaux protocoles, nouveaux traitements, nouveaux consensus ou recommandations) modifient les besoins de paramétrage pour ne pas perdre le bénéfice de l'harmonisation et de l'actualisation des pratiques. Discipline par discipline il faut donc prévoir une révision des paramétrages, surtout si des protocoles complexes, de type "chemin clinique", ont été déployés. Certaines spécialités à Société Savante très active peuvent ainsi ajouter une dizaine de modifications importantes par an aux recommandations ou directives de l'HAS ou de l'ANSM, elles aussi consommatrices de temps de paramétrage.
  • Les évolutions organisationnelles hospitalières ne sont pas neutres: la chirurgie en récupération rapide impose des modifications profondes de nombreux chemins cliniques chirurgicaux. Selon les activités l'impact en consommation de ressource peut être important. L'arrivée d'une nouvelle spécialité a le même type d'impact. Le projet d'établissement, les CPOM sont donc à intégrer dans la grille de calcul de ressources.
  • Les Tutelles et les Organismes de Surveillance (RAISIN...) ont des demandes croissantes, au-delà des documents dits obligatoires, en qualité et en quantité de recueil et communication d'informations. Ces demandes sont plus ou moins impérieuses selon les régions, plus ou moins nombreuses selon les activités.

Gérer les évolutions des bases

  • L'annuaire utilisateur, l'annuaire patient, le référentiel de structure sont supposés ici déjà dotés dans le cadre du SIH.
  • Les BDM évoluent à un rythme mensuel ou bimensuel. L'impact sur le livret thérapeutique dépend partiellement de son étendue et doit être prévu.
  • Les marchés passés entre l'ES et ses fournisseurs modifient le livret thérapeutique; il faut évaluer les évolutions prévisibles à partir de l'expérience des années précédentes et des décisions politiques de l'ES.
  • Selon le paramétrage initial et le(s) plateau(x) technique(s) la modification de la CCAM, de la CSARR, des Bases des Actes de Biologie, de Radiologie, d'Anatomopathologie ont aussi un impact.

Gérer l'évolution des Interfaces

  • L'évolution d'une application tierce impose une prise en charge par l'équipe support informatique pour gérer l'interopérabilité (hors champs).
  • Mais le paramétrage du DPI et le fonctionnement des utilisateurs peut aussi être impacté.

Gérer les incidents

  • Identito-vigilance, fusions de dossier...: plus l'architecture informatique est complexe, plus il y a d'interfaces (Outil unique d’Identité Patient, Gestion des lits, Agenda Patient, Planification de Ressources…) plus les interventions sur le(s) DPI seront nécessaire au quotidien. L'expérience recueillie lors du déploiement doit permettre de définir la ressource nécessaire.
  • Le rôle de chacun dans le cadre des PCA et des PRA a dû être décrit lors du déploiement. Les ressources affectées au DPI sont souvent lourdement impactées par la gestion des incidents. De plus si les engagements de taux de disponibilité, de temps de retour... contractualisés avec l'hébergeur et l'éditeur sont insuffisants il y a inévitablement des ressources à prévoir pour gérer les pannes... les DPI et les utilisateurs.

 

L'équipe

Le coût et la disponibilité des acteurs ressources pour faire vivre le DPI sont aussi des éléments de choix, de même que les synergies possibles entre établissements pour les ressources les plus chères et les moins disponibles (soignants, médecins). Selon le problème à gérer il est intéressant de chercher à optimiser la qualité de la ressource.

 

Ressources matérielles

Les ressources matérielles peuvent être spécifiques ou partagées avec le SIH, ou d'autres instances (AQ et GDR, PMSI...) de l'ES mais elles doivent exister et être dimensionnées pour permettre de répondre aux pics d'activité (gestion des EI, audits, réunions de travail, édition des livrets de formation, formations...)

 

Tableau de travail

Attention: le tableau ci-dessous est une proposition à personnaliser par chaque ES, dans tous les composants.

 

tache

détail

ressource

temps

 

 

S.I.

soignant

médecin

pharmacien

Equipe projet

PMSI

administration

 

Evolutions du DPI

 

 

 

 

             

Evolution des Utilisateurs

                 

Soignants (turn over+étudiants)

+/-

++

++

+/-

++

+/-

-

 

Médecins (turn over+étudiants)

+/-

++

++

+/-

++

+

-

 

Fonctions Support

+/-

+

+/-

+/-

++

+

+/-

 

Pharmaciens (turn over+étudiants)

+/-

+

+

++

++

-

+

 

PMS

+/-

+

+

++

++

++

+

 

Administration

+/-

-

-

+/-

++

++

++

 
                 

Evolution des Utilisations

 

Evolutions des soins

-

++

++

+

++

+

-

 

Evolutions des organisations

-

++

++

++

++

+

+

 

Demandes des Instances (hors ES)

+/-

+

++

+

++

++

+

 
                 

Evolution des Bases

 

BDM

+/-

+

+

++

++

-

-

 

Livret thérapeutique

+/-

+

+

++

++

-

-

 

Nomenclature de Tarification

+/-

+

+

+

++

++

+/-

 

Autres Référentiels

+/-

+

+

+

++

+

+/-

 
                 

Evolution des Interfaces

 

Modification paramétrage DPI

++

-

-

-

++

+/-

+/-

 
                 

Gestion des Incidents

 

Aide ponctuelle utilisateurs

+/-

-

-

-

++

+/-

-

 

Gestion Identito/Doublons...

-

-

-

-

++

+/-

-

 

PCA/PRA/Interruption production

++

++

++

++

++

++

++

 
                 
 

  

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Date de parution : 02/01/2016

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