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Méthode

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La Déclaration des Pratiques d'Archivage est un document susceptible d'évoluer fréquemment, qui comporte des données pouvant être sensibles et à diffusion restreinte.

Afin d'en faciliter l'administration, il est conseillé de construire le document avec une partie principale et des annexes :

  • La partie principale comprend les éléments génériques, stables et non sensibles,
  • Les annexes sont réservées aux éléments susceptibles d'évoluer régulièrement (architecture technique, procédures) ou d'être confidentiels et à diffusion restreinte.

L'administration de la Déclaration des Pratiques d'Archivage est sensiblement différente suivant que l'archivage est internalisé ou externalisé.

En cas d'externalisation de l'archivage chez un tiers-archiveur, il appartient à celui-ci de maintenir en état la Déclaration des Pratiques d'Archivage relative à son périmètre suivant les préconisations de la Politique d'Archivage. L'établissement réduit le périmètre de sa propre Déclaration des Pratiques aux actions qu'il assure et fait référence à la Déclaration des Pratiques du tiers-archiveur. Il contrôle la prestation du tiers-archiveur au regard d'une obligation de résultats, définie contractuellement suivant les objectifs de la Politique d'Archivage de l'établissement et la législation en vigueur, assortie au besoin d'un droit de regard.

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Date de parution : 06/05/2014

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