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Ce document est consécutif à la définition de la Politique d'Archivage. Il a pour objet de décrire les modalités de réalisation de la Déclaration des Pratiques d'Archivage.

La Déclaration des Pratiques d'Archivage est constituée d'un document principal et d'annexes techniques. Les annexes peuvent être confidentielles pour des raisons de sécurité.

Fondamentaux de l'archivage

Définition du document

Est appelé document toute information portée sur un support quelles que soient sa forme ou ses caractéristiques et constituant une unité. Un document peut être structuré, semi structuré ou non structuré. Sa conservation peut être à court, moyen ou long terme et doit être sécurisée.

Définition des archives (article L 211-1 du Code du Patrimoine)

Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.

En France, cette notion d'archives englobe deux concepts :

  • le document en cours de production ;
  • le document figé et finalisé.

Les établissements publics ou privés chargés d'une mission de service public produisent des archives publiques et sont en conséquence soumis à des obligations spécifiques en matière de gestion des systèmes d'information et de gestion des archives publiques (livre II du Code du Patrimoine). Les établissements privés peuvent s'appuyer sur une partie de ces obligations comme des recommandations à mettre en oeuvre.

Définition de l'archivage

L'archivage consiste à conserver des documents sur support papier ou électronique dans le but de pouvoir les interroger, en permettre l'accès aux personnes autorisées à le faire et les restituer sur le temps long afin de garantir des droits ou à des fins de recherche. L'archivage vise donc à évaluer et sélectionner les documents utiles à ces fins et à lutter contre tout facteur de dégradation de l'information et notamment, dans le contexte numérique, l'obsolescence rapide des formats de représentation des données, des solutions de lecture de ces formats (logiciels) ainsi que des supports.

Définition du cadre de référence technique de l'archivage électronique en santé

Les pratiques d'archivage s'appuient sur le Cadre d'Interopérabilité des Systèmes d'Information de Santé et sur la Politique Générale de Sécurité des Systèmes d'Information des SI. Le CI-SIS spécifie les standards (le plus souvent internationaux) à utiliser en adéquation avec IHE (Integrating the Healthcare Enterprise). Les établissements publics ou chargés d'une mission de service public doivent en outre respecter le référentiel général de sécurité (RGS) et le référentiel général d'interopérabilité (RGI, qui prescrit l'usage du standard d'échange des données pour l'archivage).

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Date de parution : 04/04/2014

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