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Méthode

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Glossaire

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Rôles et responsabilités des acteurs

 

 Acteurs impliqués Acions réalisées / Décisions attendues 
 Référent GPP  Calcul de la capacité ou non de la DSIO à prendre en charge les projets du portefeuille sur l'année en cours 
 Instance Opérationnelle (I.O)

 Remarques et compléments à la restitution des travaux de la phase 1

Validation de la méthodologie Avalis en vue de la phase 2

 Instance Décisionnaire (I.D)  Validation des travaux de la phase 1

Pré-requis / dépendances

  • Pour évaluer la capacité à prendre en charge les projets sur une année :
    • Disposer de la capacité totale de production annuelle de la DSIO (A) ;
    • Disposer de la charge totale dédiée aux activités récurrentes (B) ;
    • Disposer des besoins annuels en charges DSIO pour les projets du portefeuille (C).

Objectifs

Évaluer l’écart entre les capacités disponibles à la DSIO pour mener des projets, et les besoins pour absorber le portefeuille de projets défini au lancement de la démarche

Description des travaux à réaliser

  • Pour réaliser l’étude sur l’année en cours, le référent GPP mène les travaux suivants :
    • L’outil de consolidation, onglet « Charges détaillées » calcule la capacité annuelle restant à dédier aux activités projets (D) : D = A – B ;
    • Saisir dans l’onglet « charges détaillées » de l’outil de consolidation le total des charges DSIO estimées pour les projets du portefeuille à déployer pendant l’année en cours (C) (cf. étape de description des projets) ;
    • L’écart (E) entre les capacités disponibles (D) et les besoins annuels estimés pour les projets (C) est calculé automatiquement : E = D – C
    • Si l’écart est positif, il correspond à la capacité restante pour intégrer de nouveaux projets dans le portefeuille ;
    • Si l’écart est négatif, l’établissement n’a pas les capacités nécessaires pour mener à bien les projets de son portefeuille sur l’année étudiée.
  • Le référent GPP prépare un support de synthèse des travaux réalisés :
    • Rappel des objectifs du projet ;
    • Description du portefeuille d’opportunités et de projets ;
    • Description et quantification des activités « hors projets » ;
    • Mise en perspective des portefeuilles de projets et d’activités de la DSIO avec la capacité de production « disponible » ;
    • Présentation de la suite des travaux et de la méthodologie d’analyse de la valeur des projets AVALIS.
  • Sur la base de ce support de synthèse, le référent GPP anime à destination de l’I.O une réunion de o Restitution des travaux menés de la première phase ;
    • Présentation des travaux à mener lors de la phase 2, avec notamment une présentation de la méthodologie Avalis
    • Le référent GPP prend en compte en compte les remarques de l’I.O et formalise un compte-rendu de la réunion ;
    • Le référent GPP anime une réunion de validation des travaux menés durant cette première phase à destination de l’I.D.

Outils à utiliser

Bonnes pratiques

  • Faire un focus sur la charge nécessaire pour mener à bien les projets sur l’année en cours et sur la capacité disponible de manière de façon à : 
    • Souligner la nécessité d’un arbitrage à court terme (s’il y a un écart négatif). Les instances de gouvernance arbitreront d’autant plus qu’elles comprendront que l’absence de décisions pénalisent dès à présent l’avancement du portefeuille de projets ;
    • Anticiper la préparation de la feuille de route pour l’année en cours. Au-delà d’un arbitrage global sur les projets, la DSIO a besoin de savoir précisément sur quels projets se concentrer sur l’année en cours et les charges à y consacrer par mois.

Résultats attendus

  • Mise en évidence d’un écart (positif ou négatif) entre les besoins estimés nécessaires au déploiement des projets pour l’année en cours et les capacités disponibles en ressources internes ;
  • Méthodologie AVALIS validée en vue de la phase 2.

Durée 

  • 2 semaines

Charges par profil

  • Référent GPP : 2 J/H pour l’exploitation de l’outil de consolidation
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Date de parution : 20/03/2017

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