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Méthode

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Rôles et responsabilités des acteurs

Acteurs impliqués  Actions réalisées / Décisions attendues 
 Référent GPP  Accompagnement des binômes de référents dans l'analyse de valeur des projets et dans la réalisation de l'exercice Avalis
 Référent Métier (R.M)  Réalisation de l'exercice Avalis
 Référent Technique (R.T)  Réalisation de l'exercice Avalis
 Instance Opérationnelle (I.O)

 Réalisation de l'exercice Avalis ou validation des analyses AVALIS en fonction du niveau de maturité de l'établissement

Validation de l'harmonisation des dossiers AVALIS évalués

Pré-requis / dépendances

  • Disposer d’une description détaillée du projet dans une fiche projet ;
  • Avoir contextualisé et validé la méthodologie et l’outil AVALIS en présence de l’Instance Opérationnelle ; => cf. outil Excel «OISIS_GPP_outil_P2_AVALIS-vn.xls» et mode d’emploi détaillé

Objectifs

  • Objectiver la valeur de chaque projet selon un référentiel commun en dépassant la seule logique financière ;
  • Analyser la valeur du portefeuille de projets.

Description des travaux à réaliser

Deux cas de figure peuvent se présenter :

1-L’analyse est réalisée par un binôme de référents

  • La réalisation de l’exercice Avalis :
    • Le référent GPP communique à chaque binôme de référents concerné un dossier AVALIS vierge, accompagné de son guide utilisateur ;
    • Le référent GPP planifie une réunion de travail d’environ 1h30 consacrée au remplissage de l’outil avec chaque binôme de référents ;
    • Lors de cette réunion de travail, le binôme de référents accompagné du référent GPP renseigne l’outil conjointement en répondant à l’ensemble des questions des 4 axes suivants :
      • Internalités ; 
      • Externalités ;
      • Nécessité ;
      • Maitrise des risques.

Le mot de passe à utiliser pour déverrouiller le fichier et pouvoir le modifier afin de l’adapter si besoin au contexte de l’établissement est le suivant : analyseAVALIS.

  • Le calcul du retour sur investissement dans l’outil Retour Sur Investissement :
    • Le référent GPP peut profiter des réunions dédiées aux analyses AVALIS des projets organisées avec les binômes de référents pour réaliser l’exercice de calcul du retour sur investissement. Le cas échéant, le référent GPP planifie une réunion complémentaire avec le binôme de référents dédiée spécifiquement à cet exercice ; 
    • En amont de la réunion, et après avoir pris connaissance de la méthodologie et de l’outil proposés, le référent GPP initie le remplissage de l’onglet « analyse » de l’outil RSI simplifié à partir des éléments contenus dans la fiche projet :
      • Il reporte dans les champs consacrés les estimations de coûts et charges du projet ;
      • Il liste dans les champs consacrés l’ensemble des gains quantitatifs identifiés ;
    • Lors de la réunion avec le binôme de référents, le référent GPP présente la fiche RSI simplifiée initialisée et propose au binôme de référents de valoriser l’ensemble des gains identifiés ; 
    • Une fois l’ensemble des champs renseignés, le référent GPP présente au binôme de référents les résultats formalisés dans l’onglet « Restitution » ;
    • Le référent GPP engage alors une discussion sur les résultats obtenus à partir de l’analyse des indicateurs de valeur et de la courbe de retour sur investissement ;
    • Une fois l’exercice de calcul du retour sur investissement d’un projet terminé, le référent GPP complète le dossier AVALIS associé en reportant dans l’onglet « Rentabilité » les indicateurs d’analyse de la valeur caractérisant le retour sur investissement du projet :
      • Coûts projet ;
      • Délai de retour (DR) ;
      • Taux de Rendement de l’Investissement Initial (TRI) ;
      • Valeur Actuelle Nette (VAN).

Le mot de passe à utiliser pour déverrouiller le fichier et pouvoir le modifier afin de l’adapter si besoin au contexte de l’établissement est le suivant : MAREVARSI.

  • La validation des dossiers AVALIS et des dossiers retour sur investissement :
    • A l’issue de ces réunions, le référent GPP réunit l’I.O pour une analyse et une validation de l’ensemble des analyses effectuées ;
    • Lors de cette réunion, l’I.O s’assurera de la pertinence et de la complétude des dossiers communiqués. Elle s’assurera également de l’homogénéité des analyses ;
    • Si l’instance opérationnelle estime qu’un dossier AVALIS doit faire l’objet de précisions, le référent GPP sollicitera le binôme de référents concerné afin qu’ils complètent le dossier et adressent une version actualisée ;

2-L’analyse est réalisée par l’instance opérationnelle

  • La réalisation de l’exercice Avalis :
    • Pour chaque projet inscrit au portefeuille, le référent GPP désigne un membre de l’I.O qui prendra en charge l’évaluation initiale dans un dossier AVALIS ; 
    • Le référent GPP planifie une réunion de travail avec chaque référent I.O identifié consacrée à l’évaluation initiale du projet ;
    • Lors de cette réunion, le référent GPP et le référent I.O identifié remplissent le questionnaire AVALIS à partir des éléments contenus dans la Fiche Projet ;
    • A l’issue de cette réunion, chaque dossier AVALIS initié est adressé aux binômes de référents concernés pour qu’ils complètent l’analyse et la retournent à une date fixée par le référent GPP ;
  • La validation des dossiers AVALIS :
    • A l’issue de ces réunions, le référent GPP réunit l’I.O pour une analyse et une validation de l’ensemble des dossiers AVALIS ; 
    • Lors de cette réunion, l’I.O s’assurera de la pertinence et de la complétude des dossiers communiqués. Elle s’assurera également de l’homogénéité des analyses ;
    • Si l’instance opérationnelle estime qu’un dossier AVALIS doit faire l’objet de précisions, le référent GPP sollicitera le binôme de référents concerné afin qu’ils complètent le dossier et adressent une version actualisée; 
  • Le calcul du retour sur investissement dans l’outil Retour Sur Investissement :
    • Le référent GPP peut profiter des réunions dédiées aux analyses AVALIS des projets organisées avec les membres de l’I.O pour réaliser l’exercice de calcul du retour sur investissement. Le cas échéant, le référent GPP planifie une réunion complémentaire avec le binôme de référents dédiée spécifiquement à l’exercice ; 
    • En amont de la réunion, et après avoir pris connaissance de la méthodologie et de l’outil proposés, le référent GPP initie le remplissage de l’onglet « analyse » de l’outil RSI simplifié à partir des éléments contenus dans la fiche projet ;
      • Il reporte dans les champs consacrés les estimations de coûts et charges du projet ;
      • Il liste dans les champs consacrés l’ensemble des gains quantitatifs identifiés ;
    • Lors de la réunion avec le binôme de référents, le référent GPP présente la fiche RSI simplifiée initialisée et propose au binôme de référents de valoriser l’ensemble des gains identifiés ;
    • Une fois l’ensemble des champs renseignés, le référent GPP présente au binôme de référents les résultats formalisés dans l’onglet « Restitution » ;
    • Le référent GPP engage alors une discussion sur les résultats obtenus à partir de l’analyse des indicateurs de valeur et de la courbe de retour sur investissement ;
    • Une fois l’exercice de calcul du retour sur investissement d’un projet terminé, le référent GPP complète le dossier AVALIS associé en reportant dans l’onglet « Rentabilité » les indicateurs d’analyse de la valeur caractérisant le retour sur investissement du projet :
      • Coûts projet ;
      • Délai de retour (DR) ;
      • Taux de Rendement de l’Investissement Initial (TRI) ;
      • Valeur Actuelle Nette (VAN).

Outils à utiliser

  • Outil AVALIS ; => cf. outil Excel «OISIS_GPP_outil_P2_AVALIS-vn.xls» et mode d’emploi détaillé
  • Outil Retour sur Investissement (RSI) simplifié ; => cf. outil Excel «OISIS_GPP_outil_P2_RSI_simplifie- vn.xls» et mode d’emploi détaillé

Bonnes pratiques

  • Homogénéiser les notations des dossiers AVALIS. Il s’agit de s’assurer que les mêmes règles d’évaluation ont été appliquées pour chaque projet afin de ne pas pénaliser des projets. Les règles d’évaluation sont fixées dans l’outil d’évaluation AVALIS mais comme toutes règles, elles sont susceptibles d’interprétation ;
  • Sécuriser le calcul du retour sur investissement :
    • Au travers du respect du postulat suivant : seules les économies significatives (diminution des dépenses en médicaments, diminution du dimensionnement d’un service, …) et directement engendrées par le projet doivent être prises en compte ;
    • En s’appuyant sur des expertises internes à l’établissement davantage formées à ces pratiques (Contrôle de gestion, Direction Financière, DIM …).
  • Clarifier l’usage qui peut être fait du retour sur investissement :
    • Certains établissements vont calculer le retour sur investissement d’un projet pour la première fois. Dans ce cas, il convient de rassurer les binômes de référents sur le fait que les instances de gouvernance ont conscience du caractère approximatif des calculs, et que ceux-ci seront sources d’ajustements ultérieurs ;
    • Il ne s’agit pas du seul critère d’évaluation de la valeur d’un projet mais d’un des critères utilisé.

Résultats attendus

  • Un radar de restitution de la valeur stratégique par projet ;
  • Une synthèse des points clés du projet ; 
  • Une estimation valorisée des gains attendus d’un projet et de son retour sur investissement qui vient compléter l’analyse de sa valeur stratégique.

Délai

  • 2 mois

Charges par profil

  • Référent GPP : 1 jour par semaine ; 
  • Binôme de référents : 0,5 à 1 J/H pour la réunion consacrée au remplissage du dossier ; 
  • Membre de l’instance opérationnelle : 0,5 J/H par membre pour la réunion d’harmonisation et validation des dossiers AVALIS

Illustrations et exemples

Extrait du questionnaire AVALIS – Focus sur les impacts sur l’amélioration de la qualité des soins :

Exemple de radar de restitution AVALIS - Projet reconnaissance vocale et Dictée Numérique

Exemple de fichier "RSI simplifié" complété et de sa restitution

Cette réponse vous paraît-elle utile ?
Date de parution : 20/03/2017

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