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Etienne MAUGET

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On constate que chacun de ces trois grands processus suivent un modèle commun, générique, sur la base duquel les fondamentaux du système d’information peuvent être construits.

Préparation Identifier les tâches
Programmer les tâches : date, heure, lieu, durée, fréquence
Identifier les effecteurs (internes ou externes) à qui confier les tâches, et associer chaque tâche à un effecteur
Exécution d’une tâche ou d’un groupe de tâche Optionnel : Signaler le démarrage de l’exécution d’une tâche ou d’un groupe de tâches
Obligatoire : Signaler la fin de l’exécution d’une tâche : date, heure, effecteur, statut (ok, situation anormale)
Synthèse Collecter les informations de synthèse relatives à la réalisation de la tâche : exécution conforme ou non conforme. Nature et raison de la non-conformité
Collecter les évènements intercurrents, anomalies ou alertes, qu’ils soient liés ou non aux soins en cours

Le système d’information HAD, pour le domaine « prise en charge du patient et réalisation des soins » doit donc répondre aux caractéristiques suivantes :

  1. Disposer d’un système de workflow permettant de :

    • Définir les tâches (actes) à réaliser et les caractériser

    • Programmer les tâches dans le temps (début, fin, durée, fréquence, interruptions)

    • Regrouper plusieurs tâches relatives à un même patient et ayant une unité de temps en une action globale

    • Affecter une tâche ou une action à un effecteur (interne ou externe)

    • Permettre d’établir à tout moment la liste des tâches en cours ou programmées, selon différents critères :

      • Par patient ou liste de patients

      • Par période de temps (entre date1 et date2)

      • Par types de tâches ou d’actions

      • Par effecteurs ou types d’effecteurs

Cet ensemble de tâches doit constituer un véritable tableau de bord opérationnel pour les professionnels de l’HAD

  • Suivre l’exécution des tâches en cours

  • Produire une alerte en cas de retard dans l’exécution ou le reporting d’une tâche

  • Ajuster en temps réel la programmation des activités en fonction des éléments observés et collectés par les professionnels coordonnateurs.

  • Le dispositif de workflow doit assurer une forte traçabilité de l’ensemble des évènements et leur journalisation, et permettre de reconstituer aisément l’historique des évènements.

  • Enfin, ce dispositif doit permettre d’extraire facilement les évènements importants qui méritent de figurer dans la synthèse de l’hospitalisation.

  1. Disposer d’un système de gestion d’alerte présentant les caractéristiques suivantes:

    • Permettre à tout type de professionnel d’émettre une alerte ou de signaler une situation imprévue ou anormale, en caractérisant notamment :

      • L’émetteur (nom, fonction)

      • La date et l’heure de l’alerte

      • Le patient concerné

      • Le cas échéant le lieu concerné

      • La date/heure à laquelle la situation objet de l’alerte est survenue, ou le temps depuis lequel la situation est apparue

      • La nature de l’alerte, de l’évènement

      • Le contexte (le ou les actes en relation avec l’évènement en cause)

      • Le ou les destinataires de l’alerte

    • Par défaut, les alertes doivent être automatiquement transmises aux professionnels de l’HAD en charge de la coordination (médecin coordonnateur, cadre coordinateur), en fonction des caractéristiques de l’émetteur ou de l’alerte.

    • Faciliter le traitement et le suivi des alertes. Le processus de traitement de l’alerte peut s’avérer très simple ou au contraire complexe en fonction des situations. Le traitement et le suivi des alertes doit notamment permettre :

      • D’associer l’alerte à une révision du projet thérapeutique

      • D’associer l’alerte à une ou plusieurs tâches en cours ou programmées

      • De générer un nouveau processus de soins ou de nouvelles tâches

    • Le dispositif doit permettre de marquer et de suivre le degré de prise en compte et de traitement d’une alerte :

      • Alerte postée

      • Prise en compte

      • En cours de traitement

      • Entièrement traitée

      • Alerte close

  • Le dispositif de gestion d’alertes doit assurer une forte traçabilité de l’ensemble des évènements et leur journalisation, et permettre de reconstituer aisément l’historique des évènements

  • Enfin, ce dispositif doit permettre d’extraire facilement les alertes importantes qui méritent de figurer dans la synthèse de l’hospitalisation.

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Date de parution : 12/10/2018

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