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Méthode

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Cette section correspond au chapitre 4.5 de la production originale.

Avant de se lancer dans la méthode, il est nécessaire de se poser six questions permettant de vérifier l’adéquation de la méthode à son environnement :

  1. Les enjeux sont-ils connus ?

  2. Connaît-on comment s’insère le projet dans le portefeuille de projets ?

  3. Le projet sur lequel la méthode sera appliquée est-il clairement identifié (budget, couverture fonctionnelle, charges, durée,…) ainsi que les charges liées à l’accompagnement (formation utilisateurs, communication,…) ?

  4. Peut-on mesurer le coût complet du système d’information existant ?

  5. Le projet est-il démarré ? Depuis combien de temps ?

  6. Connaît-on les bénéficiaires du projet ?

L’étude d’opportunité citée dans l’étape 1 répond en partie à ces questions, puisque ce document rassemble, pour un projet donné, les éléments d’expression des besoins, ainsi qu’une première étude technique et budgétaire. Elle peut également contenir les premiers éléments d’analyse d’impact.

Le tableau (Présentation synthétique de la démarche ex – ante) ci-dessous présente une vue synthétique de l’essentiel des fiches. Ces dernières sont plus détaillées, et permettent une mise en oeuvre pas à pas de la méthode.

Dans le cas où le projet a déjà démarré, la méthode reste la même, mais présente quelques aménagements : en fonction du degré d’avancement, on utilisera pour partie l’annexe 2, démarche ex-post (§6.2), et pour le reste, l’analyse ex-ante expliquée pages suivantes.

Une illustration de l’utilisation de la méthode est donnée pour le cas de l’informatisation du processus de production de soins (Cas pratique : informatisation du processus de production de soins).

Un second tableau rassemble les sources documentaires et les moyens que l’on peut mettre en oeuvre à chaque étape pour obtenir les livrables décrits.

Enfin, huit fiches détaillées complètent ces tableaux et expliquent la mise en oeuvre de la méthode.

Présentation synthétique de la démarche ex-ante
Etape Objectifs Contenu de l'étape Livrables / résultats            

1 : Contexte et enjeux

Fiche 1

Clarifier le lien entre les enjeux de l’établissement et le projet (ou l’expression de besoin), démontrer l’alignement stratégique du SI ;

Restituer les enjeux du projet au sein du contexte général de l’établissement.

Clarification et formalisation des enjeux ;

Analyse du contexte du projet (contexte budgétaire, situation de l’établissement dans son bassin de santé, tendances générales du métier…) ;

Mise en évidence des éléments de réponse du SI aux enjeux de l’établissement ;

Synthèse de retours d’expériences hors établissement, d’autres secteurs d’activité, ou étrangères.

Enjeux majeurs et contexte du projet ;

Contribution du SI aux enjeux ;

Qualification du projet pour l’établissement : criticité, niveau de risque, pourcentage des personnels impactés, volume d’investissement ;

Appréciation de la convergence des acteurs sur la définition des enjeux.

2 : Périmètre

Fiche 2

Délimiter le périmètre du SI pour qu’il réponde au mieux aux enjeux de retour sur investissement déterminés. Identifier :

  • les processus et fonctions clés à couvrir
  • les entrées et sorties de processus.

 

Modélisation du périmètre : processus, couverture fonctionnelle, technique d'infrastructure.

Description des acteurs et utilisateurs (IDE, médecins, administratifs,...), des bénéficiaires (services internes, patients, fournisseurs, etc.), et du personnel DSI concerné

Description du périmètre, sur lequel s’appliquera la différence entre coûts et bénéfices du projet par rapport à l’existant.

1ère appréciation des métriques de l'établissement au moment du lancement du projet (personnel, nb. d'entrées, organisation, DMS;...).

3 : Cible

Fiche 3

Confirmer la valeur ajoutée fonctionnelle et technique du projet, les transformations attendues sur l’établissement, les conditions de leur réalisation…

Préciser les conditions de :

  • la bonne insertion du projet dans le portefeuille applicatif, et dans l’organisation,
  • la bonne prise en main par les utilisateurs.

Définir la trajectoire de l’existant à la cible (périmètre modulé en fonction du budget projet ou des contraintes utilisateurs et techniques), en précisant par étape les coûts et les gains escomptés et les coûts et les gains par rapport à la cible.

Arbitrage entre les différentes options de périmètre ;

Identification des points critiques pour déterminer la trajectoire vers la cible, y compris les options budgétaires.

Description de la cible : nb. d’utilisateurs par tâche, couverture logicielle (modules applicatifs) et interfaces, volumes de données attendus et échangés, performances, nombre et type de fonctionnalités disponibles;

Appréciation des tendances qui affectent le périmètre et impactent la cible (croissance des actes, de la fréquentation, départ massif de certaines catégories de personnel par le « papy-boom », réglementation, par exemple) ;

Définition des pré-requis associés à la conduite du changement ;

Identification d’un éventuel saut technologique entre la cible et l’existant.

Une description de la cible, ordonnancée, précisant les jalons et résultats attendus à chaque étape clé.

Positionnement du projet dans :

  • le schéma directeur,
  • le programme (portefeuille).

 

4 : Coûts

Fiche 4

Obtenir la différence de coût entre le fonctionnement de l’existant et le coût de possession de la cible.

Prendre les coûts d’investissement et d’exploitation du SI sur le même périmètre fonctionnel que la cible.

Identifier les sources, éléments et personnes qui permettront de reconstituer les coûts informatiques

Identifier les personnes impliquées dans le projet et le temps qu’elles y consacrent.

Formaliser un plan de collecte des informations de coûts existantes ou à constituer.

Validation et synthèse des coûts totaux de possession de l’existant et de la cible.

Tableau des coûts de l’existant et de la cible (différence avant/après) :

  • Coûts d’investissement et d’exploitation des applications sur le périmètre fonctionnel,
  • coûts utilisateurs
  • mettre en évidence le coût de la rupture technologique (recrutement, nouveaux prestataires, formation du personnel, etc.).

 

Tableau de synthèse présentant une évaluation des coûts totaux de possession de l’existant et de la cible année par année.

 5 : Segmentation des impacts

Fiche 5

Identifier les impacts sur les bénéficiaires selon une analyse multicritères :

productivité, gains financiers, qualité, conditions de travail et compétences technologiques acquises.

Identifier les impacts possibles du SI cible, puis les confirmer/compléter avec des représentants des bénéficiaires (partenaires, utilisateurs,…).

 

Tableau présentant les impacts par catégorie de bénéficiaire, par segment.

Tableau de synthèse des impacts par segment.

 

Présentation rapprochant enjeux et impacts mettant en évidence la contribution attendue du système d'information aux enjeux de l’établissement (voir exemple sur la production de soins). 

 6 : Indicateurs

Fiche 6

Identifier les indicateurs qui permettront d’évaluer les gains, puis suivre leur évolution.

 

Sélectionner les indicateurs les plus importants sur les cinq segments suivants :

Productivité, Leviers financiers, Qualité, Conditions de travail, Compétences acquises.

 7 : Mesure

Fiche 7

 Compter les gains financiers, mesurer et évaluer les gains de productivité, apprécier les bénéfices sur la qualité ou les conditions de travail.

Mettre en œuvre ces indicateurs pour les utiliser dans :

  • le pilotage du projet,
  • l’évaluation du retour sur investissement en fin de projet,
  • la mesure continue des bénéfices.

 

Valoriser ces indicateurs sur les deux premiers segments, et identifier la valeur ajoutée sur les 3 autres à partir des tableaux de bord existants et en prenant des hypothèses mini-maxi.

 

 Tableaux de bord présentant :

  • les bénéfices valorisés,
  • les impacts par catégorie de bénéficiaire, par segment.

 

8 : Bilan

Fiche 8

Faire le bilan bénéfices / coûts et répondre à la question : finance-t-on le SI par les gains financiers ?

Quels sont les autres bénéfices qui justifient l’investissement ?

Différence coûts / bénéfices financiers ;

Evaluation du rapport bénéfices / effort à consentir pour améliorer la qualité et les conditions de travail (quel est le coût de la qualité ?)

Evaluer quelles compétences vont être acquises qui sont porteuses de performance pour l’avenir (nouvelles technologies mutualisables entre applications, par exemple).

Etaler les coûts et les bénéfices sur les années de déploiement du projet.

Représentation graphique des dépenses et des gains estimés cumulés par année (cash-flow).

Lister les conditions de réalisation des gains et bénéfices (cf. exemple).

Décision de lancer ou non le projet.

Balance coûts / bénéfices

 

Le tableau ci-dessous récapitule les sources documentaires et les moyens qu’il est possible de mettre en oeuvre, étape par étape, pour atteindre les objectifs et créer les livrables de l’étape.

Tableau des sources documentaires et moyens à mettre en oeuvre à chaque étape

Etape Sources Documentaires Moyens         

1 : Contexte et enjeux

  • Le projet d’établissement et le contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens. Pour les établissements privés, les notes stratégiques ou les plans à 3-5 ans.
  • Les documents d’expression des besoins, études d’opportunités, schémas directeurs, plan d’urbanisation,…
  • Benchmark, analyse étrangères ou d’autres secteurs d’activité
  • Consultation de la documentation et des études publiées en France (GMSIH, MEAH, DHOS, CHU, revues diverses, etc.), et à l’étranger.

 

  • Entretiens ciblés successifs, pour acquérir les visions des enjeux et affiner l’expression des besoins.
  • Analyse critique de l’existant
  • Observation et évaluation des logiciels avec les éditeurs et prestataires
  • Visite de sites équipés

 

2 : Périmètre
  • Cahier des charges du projet
  • Rapports d’activité de l’établissement (volumétries telles que le nb. d’entrées, d’actes, DMS, consommations, selon le type de projet)
  • Cartographie fonctionnelle et des processus visés
  • Descriptif de l’architecture fonctionnelle et technique du SI,...
  • Entretiens ciblés, pour décrire précisément le périmètre : sur la base d’un questionnaire établi (et communiqué) à l’avance, rencontrer les responsables du projet, dont les responsables métier en charge de l’étude d’impact.

 

3 : Cible
  • le cahier des charges incluant le descriptif des fonctionnalités attendues ; le descriptif des modules fonctionnels ou des applications composant la cible.

 

  • Entretiens cadrés/ciblés, pour décrire précisément la cible.
4 : Coûts
  •  le budget du projet (document de cadrage du projet); coûts des charges d’exploitation estimées ; …
  • coûts standards du personnel (source MEAH, DHOS, etc.)
  • coûts « réels » informatiques estimés.

 

  • Entretiens ciblés avec les responsables projet, exploitation, RH, Finance, …

 

5 : Segmentation des impacts
  •  La cartographie applicative détaillée de l’existant et de la cible pour identifier les effets « aux jointures ».
  • Analyses comparatives et extrapolation à partir de solutions existantes déjà déployées dans d’autres secteurs d’activité ou d’autres établissements de santé en France ou à l’étranger.

 

  • Analyses avec les utilisateurs des processus concernés.
  • Réalisation du chronogramme d’une journée. Faire figurer tous les niveaux de responsabilité et l’utilisation ou non du SI.
  • Réunion de présentation de la cible : pour mettre les bénéficiaires en situation face à la cible et les amener à s’y projeter pour en comprendre les impacts sur leur activité.
  • Entretiens de groupes semi-directifs : avec les utilisateurs sélectionnés, en présence des experts fonctionnels.

 

6 : Indicateurs
  • Utiliser les tableaux de bords existant de la DSI, de la direction financière et de la direction des ressources humaines…
  • Sources : GMSIH étude sur les tableaux de bord de pilotage.

 Construire et appliquer les indicateurs manquants par :

  • enquêtes de satisfaction,
  • chronogramme,

 

7 : Mesure
  • Les indicateurs mis en place à l’étape précédente.
  • D’éventuels calculs supplémentaires,
  • Des évaluations approximatives de la valeur produite.
  •  Entretiens ciblés : pour bien comprendre la valeur dégagée, éviter les erreurs d’interprétation des mesures.

 

8 : Bilan
  •  L’analyse des coûts, la mesure des bénéfices.
 

Sous-chapitres :

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Date de parution : 18/11/2015

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