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Méthode

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Cette section correspond au chapitre 4.5 de la production originale.

Préalable : la définition du périmètre est une identification rapide des éléments du projet participant au retour sur investissement.

En dehors des grands projets, qui ont des étapes intermédiaires pour atteindre la cible, les étapes 2 et 3 peuvent être menées en même temps. En effet, une partie des questions portant sur le périmètre et la cible peut être posée aux mêmes interlocuteurs.

Fiche 2 - Délimiter le périmètre

Objectifs

Délimiter le périmètre du projet objet de l’évaluation de ROI. Identifier :

  • les processus et fonctions clés à couvrir ;
  • les entrées et sorties de processus ;
  • les interfaces avec les processus connexes et supports.

Pré-requis

  • Avoir identifié les instances et les acteurs majeurs du projet.
  • Disposer d’un descriptif du projet (cahier des charges ou expression de besoin), qui puisse fournir les premières informations sur le périmètre.
  • Disposer d’une cartographie applicative à grande maille.

Moyens

  • Sources documentaires :
    • cahier des charges du projet ;
    • rapports d’activité de l’établissement (volumétries telles que le nombre d’entrées, d’actes, la DMS, les consommations, selon le type de projet);
    • documentation de projet ;
    • descriptif de l’architecture technique et fonctionnelle du SI,...
  • Entretiens ciblés, pour décrire précisément le périmètre.
    • Sur la base d’un questionnaire établi (et communiqué) à l’avance, rencontrer les responsables du projet, dont les responsables métier en charge de l’étude d’impact.

Contenu de l’étape

  • Décrire le périmètre sur lequel s’appliquera la différence coûts et bénéfices du projet par rapport à l’existant, c’est à dire le périmètre d’impact du SI :
    • les processus concernés ;
    • le périmètre fonctionnel ; le périmètre technique (infrastructure déployée ou impactée) ;
    • le périmètre d’utilisateurs, par segment de population :
      • personnel, médical, non médical, administratif ;
      • ou populations plus ciblées : cadre de santé, IDE, IBODE, IADE, médecins, médecins spécialistes (biologistes, radiologue), paye, ressources humaines, achats-approvisionnement, logistique...etc. ;
      • les éventuelles partenaires concernés hors établissement (ex : PS en ville, organismes sociaux, …) ;
      • les fournisseurs et destinataires des informations de l’établissement (laboratoires externes, fournisseurs de matériels, etc.) ;
  • Définir les assiettes financières potentiellement impactées (ex : types d’achats ou d’entrepôts dans projets approvisionnement, types de recettes dans les projets T2A ou de facturation,..) ;
  • Apprécier les tendances lourdes qui affectent le périmètre (volumes, consolidations d’activité, …) ;
  • Initier la collecte d’information sur le projet et l’existant (identifier les responsables opérationnels, les assiettes financières, les métriques informatiques, les éléments de coûts,…) ;
  • Analyser, synthétiser et restituer.

Résultats de l’étape

  • Description du périmètre, sur lequel s’appliqueront les écarts de coûts et bénéfices du projet par rapport à l’existant.
  • Une première appréciation des métriques de l’établissement au moment du lancement du projet (personnel, nb. d’entrées ; organisation ; DMS ;…).

Interlocuteurs

  • La direction générale ou son représentant ;
  • les responsables de projet ;
  • les directions métier impactées ;
  • les équipes en charge des projets SI :
    • maîtrise d’ouvrage (à l’origine du besoin);
    • conduite du changement ;
    • exploitation technique.

Facteurs clés de succès d’une bonne définition de périmètre

  • La délimitation du périmètre du projet est l’un des points de l’analyse de la rentabilité qui réclame le plus d’attention, car il dimensionne toute la démarche.
  • Les projets actuels étant de plus en plus transverses, leurs contours sont difficiles à déterminer, mais apprécier le périmètre permet de légitimer les choix de pilotage.
  • Par ailleurs, la maille du périmètre doit s’adapter à la réalité du terrain, exemple : pour les personnels multi-tâches, ne prendre en compte que le temps des tâches impactées par le projet.
  • Argumenter la légitimité de l’inclusion dans le périmètre pour assurer la pertinence du retour sur investissement (ex : voir les projets-types).
  • Assurer la convergence des points de vue (cohérence des périmètres entre eux, entre la vision population, système, processus…).
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Date de parution : 19/11/2015

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