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Etienne MAUGET

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Cette section correspond au chapitre 4.5 de la production originale.

Préalable : Il s’agit de décrire la transformation attendue grâce à l’investissement dans le système d’information. Ces informations sont habituellement contenues dans les documents de projet : expression de besoin, cahier des charges, planning, budget projet. Ils doivent exprimer ce que l’on cherche à atteindre en terme de résultats de fonctionnement de l’établissement ou des processus que l’on optimise.

 

 

Fiche 3 - Description de la cible

Objectifs

  • Confirmer la valeur ajoutée fonctionnelle et technique du projet, les transformations attendues sur l’établissement, les conditions de leur réalisation…
  • Préciser les conditions de :
    • la bonne insertion du projet dans le portefeuille applicatif, et dans l’organisation.
    • la bonne prise en main par les utilisateurs.
  • Définir la trajectoire de l’existant à la cible (périmètre modulé en fonction du budget projet ou des contraintes utilisateurs et techniques), en précisant par étape les coûts et les bénéfices escomptés des développements intermédiaires et les coûts et les bénéfices par rapport à la cible.

Pré-requis

  • L’adhésion à l’expression des enjeux et des contributions attendues du système d'information.
  • La définition du périmètre, le cahier des charges ou l’expression de besoins du projet.
  • La définition précise de l’insertion du projet dans le patrimoine applicatif (compatibilité avec l’existant, interfaces (coûts), recouvrement fonctionnel (bénéfices), etc.)

Moyens

  • Documentation source : le cahier des charges incluant le descriptif des fonctionnalités attendues ; le descriptif des modules fonctionnels ou des applications composant la cible ;
  • Entretiens cadrés/ciblés, pour décrire précisément la cible.
  • Répondre notamment aux questions :
    • que seront les fonctionnalités du SI à terme ?
    • quels utilisateurs (segments, nombre, fréquence d’utilisation) ?
    • quelles données passent par le nouveau SI (type, volume, fréquence) ?
    • combien de postes équipés / de points d’accès possibles ?
  • Utiliser cette étape pour confirmer les éléments de périmètre, et zoomer sur les éléments de cible encore à préciser.

Contenu de l’étape

  • Identifier et mettre en valeur :
    • les segments de personnel ciblés dans l’utilisation et la fréquence d’utilisation cible par segment.
    • la richesse fonctionnelle attendue (fonctions nouvelles et fonctions déjà en place),
    • les caractéristiques techniques (architecture, typologie – portail C/S/ – performances espérées, …)

 La cible est l’ensemble constitué par les différents “acteurs” concernés par les entrées et sorties des processus impactés par le SI. On y trouve les applicatifs métiers, les utilisateurs, mais également les bénéficiaires, qui profitent des nouvelles fonctionnalités, et des clients et partenaires qui reçoivent ou fournissent des informations.

  • Préciser les transformations attendues sur l’établissement,
  • Préciser les conditions de la bonne insertion de la cible (applicative) dans :
    • Le portefeuille applicatif ;
    • L’organisation, en fonction de la montée de compétences nécessaire, et des autres conditions de réalisation (accompagnement, sensibilités particulières des populations visées,…) ;
    • La prise en main par les utilisateurs.

..car cela conditionne le coût de déploiement de la solution cible.

  • Définir la trajectoire, et pour chaque jalon principal (pour les grands projets, ce sont les déploiements intermédiaires ou les paliers successifs nécessaires à la mise en place de la cible) identifier :
    • Les gains attendus ;
    • Les coûts intermédiaires dus au maintien du fonctionnement du service rendu (interfaces temporaires notamment).
  • Analyser, synthétiser et restituer

Résultats de l’étape

  • Une description de la cible, ordonnancée, précisant les jalons et résultats attendus à chaque étape clé.
  • Positionnement du projet dans :
    • le schéma directeur,
    • le programme (portefeuille).
  • Un complément de la description du projet donnée dans le périmètre :
    • Organisation et budget projet ;
    • Délais de réalisation.

Interlocuteurs

  • le chef de projet ;
  • la maîtrise d’ouvrage ;
  • l’équipe projet, les services techniques de la DSI (pour connaître le nombre de postes de travail, de serveurs…).

Facteurs clés de succès

  • Le délai fixé à l’origine pour atteindre la cible est important, car il dimensionne le projet et a un fort impact sur le retour sur investissement. Il détermine aussi le dimensionnement et le type d’actions d’accompagnement du changement à mettre en œuvre.
  • Pour les projets comportant plusieurs étapes intermédiaires de déploiement, il est important de prendre leurs coûts et bénéfices intermédiaires, c’est un élément important du pilotage.
  • Le réalisme de la trajectoire – et du délai – d’atteinte de la cible est critique par son impact sur les coûts et les gains.
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Date de parution : 19/11/2015

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