Logo ANAP
Ce site requiert l'activation de javascript pour être utilisé, merci de l'activer.
S'abonner

Méthode

 1343 vues

 Cette section correspond au chapitre 4.5 de la production originale.

Fiche 5 - Segmenter les impacts potentiels

 Objectifs

  • Identifier les impacts sur les bénéficiaires (l’établissement, ses partenaires, le personnel,…) selon une analyse multicritères : productivité, leviers financiers, qualité, conditions de travail et compétences acquises.
  • Ex ante, cette étape permet d’affirmer plus clairement le lien entre enjeux, objectifs et contributions attendues du système d'information.

Pré-requis

  • La définition du périmètre et de la cible.

Moyens

  • Sources documentaires : la cartographie applicative détaillée de l’existant et de la cible facilitent l’identification des effets « aux jointures ».
  • Analyses comparatives et extrapolation à partir de solutions existantes déjà déployées dans d’autres secteurs d’activité ou d’autres établissements de santé en France ou à l’étranger.
  • Analyses avec les utilisateurs des processus concernés.
  • Rapprocher les fonctionnalités de la solution cible du fonctionnement des processus avec la solution existante :
    • analyser l’impact des nouvelles fonctionnalités sur les dysfonctionnements de l’existant (la solution cible va t-elle les supprimer si oui, dans quelle proportion ?)
    • mesurer l’impact de la suppression de la non-qualité observée
    • etc.

Contenu de l’étape

  • S’appuyer sur les expertises métier ou techniques impliquées dans le projet et pouvant éclairer la présentation.
  • Identifier les impacts possibles du projet sur :
    • l’établissement dans son bassin de santé ;
    • le fonctionnement global d’un site, de l’établissement, et notamment à la jonction entre plusieurs processus ;
    • le fonctionnement global d’un processus donné, et notamment aux interfaces entre services ou unités cliniques (transfert de dossier patient, de prescriptions, d’analyses, e-procurement,…) ;
    • l’activité quotidienne aux postes de travail ;
    • les sous-groupes de population (clarifiés à l’aide du périmètre) ;
  • Confirmer/infirmer la pertinence des impacts identifiés et les répartir dans les segments productivité, leviers financiers, qualité, conditions de travail et compétences acquises. Le tableau « Analyse et segmentation des impacts ex-ante » ci-dessous illustre les grandes familles d’impacts identifiables.

Résultats de l’étape

  • les impacts, listés par segment, éventuellement par catégorie de bénéficiaire pour préparer leur évaluation ;

Livrables :

  • un tableau présentant les impacts par catégorie de bénéficiaire, par segment.
  • un tableau de synthèse des impacts par segment.

Interlocuteurs

  • l’équipe projet, car elle dispose d’une vision transverse, projet et métier, complétée d’une vision par chantier ou fonctionnalité ;
  • les référents métier ou les membres du groupe d’utilisateurs qui ont participé à la spécification fonctionnelle;
  • des experts fonctionnels.

Facteurs clés de succès

  • comprendre les impacts des alternatives possibles sur le périmètre et la cible. L’essentiel n’étant pas de mesurer finement mais de décider en comprenant les impacts des choix possibles ;
  • être capable d’élaborer des scénarios éclairant les choix des décideurs ;
  • identifier les conditions de succès pour obtenir ces impacts une fois qu’ils sont identifiés (choix de périmètre : interfaces qui font gagner en fluidité d’échange d’informations, coût utilisateur : effort pour obtenir la qualité des données du nouveau référentiel, coût d’infrastructure : robustesse du socle technique conditionnant le niveau de service de la nouvelle application, etc.) ;
  • L’essentiel des gains réside souvent dans la traçabilité, la disponibilité et le partage des informations. Il est donc important d’examiner également les interfaces avec les autres SI et la couverture fonctionnelle globale. (attention aux gains atomisés)
  • La crédibilité du retour sur investissement dépend de la démonstration de causalité entre le SI considéré et les impacts identifiés. A noter : une même caractéristique du SI cumule souvent plusieurs bénéfices, par exemple, la diminution du taux d’erreurs joue sur la production du personnel, la qualité du service rendu et les conditions de travail.

Tableau des impacts : analyse et segmentation des impacts ex-ante

Le tableau présenté ci-après donne des exemples d’impacts sur les cinq segments (productivité, leviers financiers, qualité, conditions de travail et compétences acquises).

Les questions posées en en-tête de colonne permettent d’orienter les réflexions, qui pourront s’appuyer sur les impacts proposés. Ces derniers sont généraux, et portent sur de nombreux domaines d’activité des établissements de santé.

 

Analyse et segmentation des impacts ex-ante
Segments Productivité Leviers financiers Qualité Conditions de travail Compétences acquises

 

Le SI permettra-t-il de produire plus avec autant de ressources ?

Quel effet du SI sur les assiettes financières qu’il impacte ?

Le SI permettra-t-il de produire mieux, et avec quels impacts 

Le SI améliorera-t-il les conditions de travail ?

Le projet permettra-t-il l’acquisition de compétences nouvelles ?

Impacts

Aide à la réalisation de tâches complexes (workflows de validation pour le dossier patient, pour les étapes de la publication d’un Appel d’Offres…)

Aide à la réalisation plus rapide de tâches répétitives

Détection automatique des erreurs

Accès direct et partagé à l’information versus déplacement physique ou double saisie, flux demandes-réponses, partage de référentiels métier.

Le SI permet-il de mieux suivre :

  • les ressources et, donc, éventuellement, de mieux les gérer ?
  • les délais, les charges ? et donc, implicitement, de les réduire ?
  • les consommations, et donc d’améliorer la prise de décision ?

Amélioration de la trésorerie, par l’augmentation de la rapidité de facturation, de recouvrement, ou l’augmentation des facturations (description plus rigoureuse des activités, nouveaux services,…);

Optimisation des achats par une meilleure gestion des approvisionnements (suivi des stocks, des consommations, régulation);

Diminution des investissements ou coûts de fonctionnement, par exemple, par la réduction des surfaces non productives;

 

Standardisation des pratiques – la limitation des gaspillages – par un meilleur suivi des consommations et des coûts dans les services ;

Anticiper les impacts de la disponibilité, de la sécurité et de la fiabilité des informations sur :

La qualité des soins ; quel effet du partage d’informations sur la sécurité des patients ? des actes ? Réduction des risques iatrogènes ?

La qualité des actes administratifs : quel effet de la saisie unique ?

La qualité des relations :

  • avec le patient;
  • en interne, entre les services, les directions ou les pôles ;
  • avec l’externe (organismes d’assurance sociale, médecins traitants, fournisseurs, prestataires, etc.. )

L’attractivité  de l’établissement.

Quel sera l’apport du nouveau SI, par exemple :

  • aide au partage des tâches (workflow),
  • aide au partage des responsabilités (traçabilité des actes, workflow),
  • aide à la responsabilisation des personnels :
    • clarification des rôles
    • traçabilité des actes de chacun
  • facilitation (délai, fiabilité) des échanges entre acteurs du service ? de l’établissement ? avec l’extérieur,…?

Quel effet sur : 

  • le stress : le SI améliore-t-il le confort de travail, sécurise-t-il l’activité de chacun par la clarification des responsabilités et la traçabilité des actes ?
  • les relations internes ?

Les équipes informatiques : des technologies nouvelles, nécessitant des formations spécifiques seront-elles employées ? l’exploitation du futur SI sera-t-elle confiée à la DSI ?

La mise en œuvre du projet par les équipes informatiques avec une direction Métier accélèrera-t-elle l’apprentissage et la maîtrise des techniques de management de projet (pilotage, conduite du changement,…) ?

Cette réponse vous paraît-elle utile ?
Date de parution : 19/11/2015

Commentaires - Soyez le premier à déposer un commentaire

Pour ajouter un commentaire vous devez vous identifier

Vous êtes actuellement sur la page consacrée à Evaluer le retour sur investissement du SI (Méthode).

Vous êtes perdu ?

Haut de page

Vous êtes actuellement sur la page consacrée à Evaluer le retour sur investissement du SI (Méthode).

Vous êtes perdu ?