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Etienne MAUGET

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 Cette section correspond au chapitre 4.5 de la production originale.

La mesure se fait par différence entre la cible et l’existant avant le projet sur le périmètre défini.

Fiche 7 - Valorisation, mesure, appréciation des gains

Objectifs

  • Compter les gains financier, mesurer les gains de productivité et les évaluer, apprécier les bénéfices sur la qualité ou les conditions de travail.
  • Mettre en œuvre ces indicateurs pour les utiliser dans :
    • le pilotage du projet, pour faciliter les arbitrages,
    • l’évaluation du retour sur investissement en fin de projet;
    • la mesure continue des bénéfices.

Pré-requis

  • La mise en œuvre ou la définition d’indicateurs qui permettent la mesure des impacts identifiés sur les segments productivité, financier, qualité, conditions de travail.
  • La sélection des indicateurs clés utiles à la décision.

Moyens : évaluer en fonction de la maille du projet

  • Sources : Les indicateurs mis en place à l’étape précédente permettent de connaître une partie des bénéfices générés par le SI. Néanmoins, il pourra être nécessaire de procéder à des calculs supplémentaires, ou d’évaluer approximativement la valeur produite.
  • Entretiens ciblés : pour bien comprendre la valeur dégagée, éviter les erreurs d’interprétation des mesures.

On étudiera particulièrement le niveau de service rendu par la cible par rapport à l’existant grâce notamment à :

  • La richesse du contenu saisi par rapport à l’augmentation du temps de saisie ;
  • La transversalité de l’information : un contenu plus riche, plus fiable, plus disponible, est un levier fort de production de valeur (meilleure qualité de la relation patient/personnel/externe) ;
  • La richesse de l’historique : la documentation stockée sous forme électronique présente un intérêt exponentiel dans le temps, sous réserve de la disponibilité de fonctions de recherche, de tri, de sélection automatique…;
  • Les référentiels métier : enrichis progressivement, ils permettent des gains forts au quotidien dès l’atteinte du premier seuil de maturité ;
  • Les possibilités d’évolution ou de nouveaux projets à potentiels grâce aux compétences acquises par les informaticiens et les utilisateurs.

Retour d’expérience : le temps de saisie a tendance à augmenter, surtout dans les premiers temps de mise en œuvre (jusqu’à complément des référentiels).

Contenu de l’étape

  • Evaluer par segment les bénéfices apportés par le SI :

Productivité : calculer et valoriser les gains

  • Déterminer l’exploitation qui sera faite des gains de productivité dégagés (temps « reversé » à d’autres activités ?) et les valoriser ;
  • Mesurer les gains associés à la réutilisation d’une information (saisie une seule fois, fiable) à l’échelle de l’établissement (comme les données d’identité et de couverture sociale d’un patient, ses données médicales issues d’un autre service au cours du même séjour, ou issues d’un séjour antérieur, voire dans un autre établissement…), sur un processus entier, à l’interface de plusieurs processus ;

Leviers financiers

  • Mesurer clairement les gains financiers dégagés (ils financent stricto sensu le projet).

Qualité, conditions de travail

  • Quantifier quand c’est possible les mesures issues des indicateurs portant sur la qualité et les conditions de travail pour leur donner une valeur concrète;

Compétences acquises

  • Mettre en évidence l’intérêt de la maîtrise des ruptures technologiques ou techniques.
  • Mettre en évidence l’intérêt des nouvelles compétences acquises.
  • Faire valider les nécessaires interprétations/évaluations de la valeur dégagée sur les axes qualité et conditions de travail.

Résultats de l’étape

  • Par segment, une évaluation de la valeur dégagée par le SI cible.

Livrables :

  • un tableau présentant les impacts par catégorie de bénéficiaire, par segment, et leur mesure issue des indicateurs
  • un tableau de synthèse des impacts et de leur mesure par segment présentant.

Interlocuteurs

  • Les opérationnels à même de valider les mesures ;

Facteurs clés de succès

  • L’existence d’entrepôts de données et d’outils d’analyse ou de requête permet d’assurer une mesure efficace.
  • Les indicateurs sont a priori pertinents, mais on veillera à ce que les mesures ne soient pas des sommes de gains atomisés (ex : 10mn de saisie en moins par pers x3000 pers = pas de gain réel si le personnel n’est pas polyvalent ou « mutualisable »).
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Date de parution : 19/11/2015

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