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Etienne MAUGET

Glossaire

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Cette section correspond au chapitre 5.7 de la production originale.

Estimation des bénéfices

La mesure consiste à projeter les gains à partir des assiettes quantifiées ou qualitatives identifiées (cf. étape 2, §5.2.2) et des indicateurs construits en étape 6.

La crédibilité de la projection requiert une grande transparence sur les hypothèses retenues : évolution des assiettes, volume d’activité etc.

De même, il faut être réaliste sur le délai d’appropriation requis pour que s’expriment les bénéfices attendus : l’appropriation d’un système d'information complexe comme celui de la production de soins est long. Non seulement parce que ses fonctionnalités sont nombreuses et complexes mais aussi parce qu’il modifie profondément les pratiques de travail et les relations entre les professionnels de santé.

Il convient de tenir compte de cet état de fait lorsque l’on mesure les bénéfices du SI. Le plein de bénéfices sera plus ou moins long à être effectué et dépendra en partie de l’accompagnement qui sera apporté aux utilisateurs (cf. §.5.8.2.1).

Le cas particulier des gains de productivité :

Dans un contexte de production de soins, comme dans toutes les tâches de service, l’expérience incite à ne pas privilégier les approches mécanistes consistant à chronométrer finement les tâches sur le poste de travail. En effet, les gains de productivité ne sont pas la somme des micro-gains exprimés en secondes sur chaque opération.

Ces méthodes sont en effet adaptées à l’évaluation d’une chaîne industrielle, où les opérateurs sont complètement tirés par l’outil mécanique : ils en sont quasiment partie intégrante avec une part d’initiative très faible. L’outil automatise une ou des tâches manuelles, en fixe les enchaînements, enregistre les données (unités d’œuvre produite/unités de temps).

Les gains de productivité dans les tâches de service viennent globalement de plusieurs facteurs qui se combinent pour décupler l’effet. On peut escompter ainsi trouver :

Sur le poste de travail de chaque opérateur :

  • pas de re-saisie de numéro d’identifiant, récupération des informations précédentes, etc. ;
  • mise à disposition de l’information pertinente au bon moment évitant les recherches coûteuses en temps ;
  • saisie « à valeur ajoutée » (aide en ligne au respect des bonnes pratiques métier ou au respect de la réglementation, référentiel métier classé et facilement consultable, menus déroulant à choix fermés, etc.), permettant la fluidité du processus : pas de rupture et arrêt de saisie pour trouver l’information, moins de temps masqué mal identifié, moins de perturbations è saisie plus « intensive » et plus fiable ;
  • ergonomie de la saisie :
    • facilité d’accès à la fonctionnalité de saisie ;
    • guidage, souplesse, limitation des « zones », etc. ;
    • regroupement des saisies en une seule opération ;
    • possibilité de dérouler le processus de lecture ou saisie des informations dans un ordre « choisi » par l’opérateur selon le cas rencontré et non selon une cinématique unique imposée par l’outil ;
  • etc. ;

Sur l’ensemble de la chaîne :

  • intégration forte des modules entre eux et des différents systèmes métiers entre eux ;
  • partage de référentiel ;
  • propagation de la mise à jour en temps réel,
  • alerte partagée (risques d’interactions médicamenteuses dangereuse, d’allergie, etc.) ;
  • etc.

A noter : La saisie d’une information élémentaire (nom, identifiant..) n’est pas forcément plus rapide que dans les systèmes anciens plus rustiques en information, mais l’intégration forte, la qualité de l’outil de recherche, la gestion de la sécurité en ligne (qui évite de revenir plus tard sur le cas et limite les anomalies lourdes en retraitement), l’accès rapide à une information précise et fiable, l’espace pour loger un commentaire, sont des enrichissements extrêmement précieux qui font faire des gains importants en productivité globale même s’ils allongent le temps strict passé devant l’écran par chaque opérateur et dégradent la productivité de la tâche élémentaire.

Estimation des coûts

L’anticipation des coûts se fait classiquement comme indiqué dans l'étape 6, annexe 6.3.

A noter le point de vigilance suivant : Les données doivent tenir compte du coût du recouvrement entre l’utilisation du nouveau et de l’ancien système. Le dossier d’investissement répondra notamment aux questions suivantes :

  • dans quel délai faut-il réaliser le projet afin de supprimer rapidement le biseau avec le système existant ?
  • quelles sont les interfaces temporaires à accepter pendant ce biseau ? quelles sont celles dont le surcoût est trop élevé par rapport au désagrément temporaire occasionné ?
Cette réponse vous paraît-elle utile ?
Date de parution : 19/11/2015

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