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Méthode

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Cette section correspond au chapitre 5.8 de la production originale.

Synthèse des résultats du retour sur investissement

Des gains qualitatifs

L’informatisation du processus de soins a essentiellement un impact sur la qualité de service rendue aux patients et pour l’exercice du métier des professionnels de santé.

Les gains de productivité ne sont pas négligeables mais ils sont rarement tangibles immédiatement car ils sont diffus et ne peuvent se réaliser pleinement que grâce à des mesures d’accompagnement organisationnel et de formation des utilisateurs.

Ils permettent surtout un redéploiement sur la qualité du soins. Ils peuvent aboutir dans certains cas où l’activité est très tendue à une réduction des personnels infirmiers et des aides soignantes pris en intérim ou des heures supplémentaires effectuées.

Les gains financiers quant à eux sont dépendants immédiatement de l’intégration du système d'information du processus de production de soins avec celui du processus de facturation ce qui est un enjeu d’actualité avec le déploiement de la T2A. Ils dépendent aussi de l’intégration avec les autres processus porteurs potentiellement des gains financiers les plus importants, notamment les achats, et tout particulièrement, achat des médicaments, le pilotage des ressources, etc. (cf.§. 5.8.2).

Des gains économiques et financiers

Le schéma suivant doit prendre en compte les données estimées pour illustrer le délai nécessaire au financement du système d'information de production de soins :

En synthèse, l’évaluation de la valeur ajoutée du SI de soins montre que loin de s’opposer, les différents impacts sont liés entre eux. Ainsi :

Informatiser le processus de soins dans un établissement de santé, fait gagner tout à la fois de la productivité aux personnels administratifs et soignants, de la trésorerie (facturation accélérée par la mise à disposition des informations sur tous les actes de soin) et de la qualité des soins (partage des informations médicales entre les professionnels de santé pour affiner le diagnostic). Moins stressé par la recherche de l'historique des événements médicaux (résultats d'examens biologiques, actes médicaux déjà pratiqués, prescriptions médicamenteuses, etc.), le personnel peut se consacrer davantage à sa tâche de soignant, ce qui améliore ses conditions de travail et fait gagner in fine en productivité... Et l’ensemble passe bien évidemment par une bonne maîtrise par l’utilisateur et le service informatique des nouvelles technologies, chacun au niveau qui le concerne.

Productivité, leviers financiers, qualité, conditions de travail et acquisition de compétences sont bien souvent ainsi les facettes d’une même réalité.

Conditions de réalisation des bénéfices de l’informatisation du processus de soins

Nécessité d’accompagner l’évolution des pratiques et des compétences

Pour autoriser les arbitrages, le dossier d’investissement doit répondre aux questions suivantes pour les anticiper et prévoir les moyens nécessaires :

  • quelles compétences faut-il développer afin de réaliser ces gains : compétences DSIO, utilisateurs ?
  • quels types de formations faut-il dispenser aux utilisateurs : formations à la prise en main de la bureautique, formations métier, formations à l’outil ?
  • comment répartir ces formations en fonction de l’état de compétences des diverses populations impactées ?
  • quel accompagnement faut-il prévoir au démarrage puis au fur et à mesure de la maturité des utilisateurs face au système ?
  • quelle évaluation faire pour vérifier que la formation est un succès ?
  • quel accompagnement de terrain faut-il prévoir pour être certain de la bonne prise en main de l’outil ?
  • etc.

Systématiser l’utilisation du système d'information de production de soins

Les bénéfices que l’établissement peut tirer de l’informatisation du processus de production de soins sont directement liés à sa généralisation et son utilisation systématique au sein de l’établissement. En effet, si certaines unités cliniques n’utilisent pas le système d'information, ou si faute de discipline des soignants et médecins, on ne peut garantir que l’ensemble des données d’un patient ou d’un séjour sont présentes dans le système, un circuit papier ou des applications connexes, parfois propres à une équipe ou un service, perdurent. Cela nuit à l’enrichissement des données et remet en cause les bénéfices tirés du partage d’information.

Dans ces conditions, non seulement on ne rentabilise pas le système mais il y a un surcoût du fait de l’existence d’un double ou triple circuit.

La mise en place d’un système informatisant la production de soins doit intégrer une action forte de la direction générale et des directions de pôle ou directions médicales pour obliger les utilisateurs à une utilisation systématique du système d'information. Un suivi du taux d’utilisation et des mesures d’accompagnement (management, incitation, formation, coaching de terrain) sont à mettre en place dans cette optique.

Par ailleurs, pour inciter à son utilisation, le nouvel outil doit s’intégrer au mode d’exercice des soignants. Ainsi, la mobilité des postes est un bon moyen pour faciliter la saisie au plus près des soins. Dans ce contexte, deux aspects complémentaires doivent être pris en compte : l’ergonomie du poste de travail et l’évolution des pratiques.

Intégrer les contraintes de la disponibilité dans le budget d’investissement

La revendication de systématiser l’utilisation du système d'information de production de soins pour en tirer un bénéfice large implique de rendre le système disponible 24h/24h tout au long de l’année sans interruption.

C’est une exigence très forte que les établissements ne connaissaient pas jusqu’alors.

Le maintien du système en condition opérationnelle passe par :

  • la garantie d’avoir une architecture robuste et de dimensionner les infrastructures techniques en conséquence pour le démarrage mais aussi dans le temps. Elle doit prendre en compte ainsi l’augmentation rapide du volume des données stockées et gérées ;
  • un support technique et fonctionnel disponible sur de larges plages horaires. Il doit disposer, en outre, du matériel ou des équipements en nombre suffisant pour pallier les pannes ou incidents ;
  • une permanence d’exploitation ou de télé supervision, incluant la mise en place d’outils ou de systèmes support de cette activité (gestion de parc, gestion des anomalies, etc.) ;
  • une maintenance corrective et évolutive très réactive, incluant la formalisation claire des besoins et la caractérisation exacte des anomalies rencontrées ;
  • des contrats d’assistance avec les prestataires cohérents avec ces exigences, etc.

Ce maintien des conditions opérationnelles est lui-même un projet en soi.

Enrichir les référentiels métiers et intégrer des protocoles d’aide au processus de soins

Les médecins ne sont pas les bénéficiaires les plus immédiats de l’informatisation du processus de soins. Ce sont les infirmières, aides soignantes et cadres de santé qui y trouvent spontanément un bénéfice.

L’utilisation par les médecins du SI de production de soins dépend de sa richesse quant aux données disponibles concernant leur spécialité médicale. Cela induit de constituer ou d’acquérir des référentiels métiers et protocoles adaptés aux spécialités médicales de l’établissement, et de structurer les données en fonction de ces spécialités. Le dossier d’investissement devra donc répondre aux questions suivantes :

  • quelles données de référentiel et de protocoles permettront une utilisation plus large du système ?
  • quel « effort » faut-il investir sur la tâche de création des protocoles et référentiels spécifiques ou partagés ? Quels coûts supplémentaires pour acquérir des référentiels externes doit-on consentir ?
  • sur quelles spécialités médicales faut-il s’appuyer pour capter l’intérêt des médecins de l’établissement ? quelles compétences mobiliser ?

Intégrer le processus de soins avec les processus utilisateurs et fournisseurs de ses données

Enfin, c’est l’intégration avec les processus connexes – particulièrement, facturation, médicaments, achats, pilotage des ressources – qui génère à terme les plus grands gains. L’informatisation du processus de soins apparaissant comme l’étape initiale indispensable mais non suffisante seule pour générer réellement des bénéfices pour l’établissement.

Pour cette raison, le dossier d’investissement doit s’interroger sur les priorités d’investissement :

  • ne faut-il pas réduire dans une première étape la qualité ergonomique de l’application cœur au profit de la réalisation des interfaces avec les processus connexes qui vont générer des gains économiques et financiers plus certains et plus rapides ?
  • quels projets connexes doit-on mettre en oeuvre en priorité dans la foulée pour tirer parti de l’informatisation du processus de soins ?

Anticiper le développement de l’exploitation des données médicales

Le volume des données, leur richesse, incite rapidement les médecins à vouloir les exploiter. La demande d’exploitation s’enrichit au fur et à mesure de la « découverte » de leur intérêt pour la recherche et l’amélioration de la pratique médicale.

Or, pour ne pas pénaliser les performances du système de production, tout en tirant partie de la richesse des informations, il faut prévoir rapidement des systèmes, type infocentre, dédiés à cette exploitation des données stockées.

Par ailleurs, les cadres de santé et le management des services de soins, veulent rapidement disposer des informations retraitées et présentées de telle façon qu’elles permettent de piloter l’activité des unités cliniques et de l’ensemble du processus de production de soins.

Les systèmes de type infocentre dédiés à la recherche médicale tout comme aux systèmes de pilotage opérationnel de l’activité sont de puissants leviers de performance pour la pratique médicale et pour le fonctionnement des établissements mais leur coût n’est pas négligeable en architecture technique et logiciel et en montée de compétences des informaticiens et des utilisateurs.

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Date de parution : 19/11/2015

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