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Suivant la définition retenue par le dictionnaire Larousse, la coopération est un « Processus selon lequel les individus participent à une œuvre commune, y concourent ».

La coopération s’entend à la fois sur le volet des échanges d’idées et sur celui des échanges matériels, notamment dans le cadre d’ententes économique, technique ou financière.

Elle a aussi une conception entrepreneuriale dès lors qu‘elle est considérée comme une méthode d’action par laquelle des individus ou des groupes d’individus ayant des intérêts communs constituent une entreprise où les droits de tous sont égaux et où le profit réalisé est réparti entre les seuls associés au prorata de leur participation à l’activité sociétaire.

Dans les secteurs sanitaire et médico-social, les coopérations sont polymorphes. Elles mettent en œuvre des formes différentes mais complémentaires :

  • la coopération pourrait se définir comme l’action d’« agir conjointement »,
  • l’association comme l’action de « mettre ensemble, réunir »,
  • la mutualisation comme l’action de « mettre en commun »,
  • l’externalisation comme l’action de « confier une partie de ses activités à des partenaires extérieurs »,
  • la centralisation comme l’action de « réunir en un même lieu ».

Ces termes englobent des notions de confiance mutuelle, d’objectifs communs, de moyens partagés et de bénéfices répartis entre les acteurs.

La recherche concertée des objectifs du projet et le suivi des moyens mis en œuvre pour atteindre ces objectifs imposent, pour la réussite de la coopération, de s’appuyer nécessairement sur une gouvernance commune et dédiée.

Coopérations territoriales et système d’information

Les coopérations territoriales, renforcées par la loi HPST, se développent.

Le système d’information (SI) de la coopération est un des aspects importants de la coopération. Il est indispensable de le concevoir dès les premières réflexions sur le projet.

De nombreuses questions se posent alors :

  • Quel impact la coopération va-t-elle générer sur le fonctionnement des entités partenaires et ainsi sur leur SI respectif ?
  • Comment organiser les flux d’information entre des partenaires utilisant des SI à des niveaux de maturité et de couverture fonctionnelle hétérogènes, dotés de solutions logicielles d’éditeurs différents, d’infrastructures diverses et disposant d’équipes informatiques plus ou moins étoffées ?
  • Comment assurer la continuité de l’information entre partenaires avec des systèmes encore insuffisamment ouverts vers l’extérieur ?
  • Quels sont les points d’attention, et les écueils majeurs à éviter dans la mise en œuvre de la coopération ?

Le SI supporte les organisations et, en ce sens, est un outil qui participe à la performance de la coopération.

Le nombre d’acteurs en présence étant de fait plus important, la pertinence de la réponse (médicale, organisationnelle ou de gestion) apportée par la coopération doit être finement étudiée.

La mise en place de la coopération est ainsi l’occasion de s’interroger sur les pratiques ou les organisations pour les optimiser au vu de l’expérience de chacun des partenaires et des référentiels de bonnes pratiques.

À ce titre, le SI, support des organisations, est un des volets de la coopération à aborder de façon complète dès les objectifs opérationnels de la coopération validés.

Traiter le volet SI à la fin du projet de définition de la coopération, ou le sous-estimer, fait peser des risques majeurs sur l’efficience de la coopération, la prise en charge des patients et la satisfaction des professionnels, voire sur la capacité de conduire la coopération dans le délai convenu.

Il est donc primordial d’aborder ce volet SI pour réussir le projet.

Cela n’est pas spécifique au secteur de la santé  : en 2003, une  opération sur deux de fusion-acquisition d’entreprises conduisait à un échec sur le plan organisationnel, la nécessité de fusionner les systèmes d’information apparaissant comme l’une des difficultés majeures1.

L’ANAP a souhaité apporter aux établissements sanitaires et médico-sociaux des outils adaptés pour les aider à concevoir le Système d’Information qui leur permettra de porter des projets très concrets de coopération au niveau territorial.

À cette fin, l’ANAP a mené un projet spécifique qui fait suite au guide méthodologique des coopérations territoriales publié au premier trimestre 2011.

La conformité aux obligations du décret hébergeur, lorsqu’il y a lieu, doit être assurée.

La fonction « système d’information » doit jouer un rôle proactif dans le projet de coopération.

L’adéquation des processus à l’organisation spécifique de la coopération est primordiale pour atteindre la performance attendue par les partenaires.

Le guide méthodologique des coopérations territoriales

Le guide méthodologique des coopérations territoriales fournit dans ses différents volumes des outils opérationnels de coopération :

  • une analyse des raisons pour lesquelles des structures décident de coopérer, les préalables et une proposition de méthode de conduite de projet de coopération (volume 1),
  • la description des formes juridiques (volume 2),
  • des approfondissements thématiques : GRH, financements, autorisations, etc. (volume 3),
  • des supports fournis pour exemples  : protocoles d’accord, conventions, statuts, etc. (volume 4).

Ce guide sur le SI des coopérations territoriales vient en prolongement du volume 3 en déclinant la thématique du SI.

La démarche de conduite de projet proposée dans le guide des coopérations est enrichie des étapes concernant le volet SI de la coopération.

Les outils réalisés par l’ANAP pour les porteurs de projets de coopération sont intégrés à cette démarche.

Tous les guides et outils sont en téléchargement sur le site de l’ANAP www.anap.fr

Contexte et périmètre

Le guide méthodologique des coopérations territoriales identifie trois grandes catégories de coopération :

  • les coopérations efficience, qui sont fondées sur une recherche d’efficience s’appuyant principalement sur une mutualisation des moyens,
  • les coopérations isolement, qui visent à répondre à des difficultés humaines ou matérielles : difficulté de recrutement de personnel, rareté ou coût élevé de compétences spécifiques, capacité insuffisante d’exploitation de ressources matérielles,
  • les coopérations filières, qui visent une démarche de structuration du territoire autour d’un établissement de recours pour une ou plusieurs filières de soins.

Le terme « filière » définit ici l’organisation qui permet la construction du parcours du patient et évite les points de rupture de ce parcours.

Comme l’indique le guide, ces catégories restent « schématiques, les raisons d’agir étant souvent multiples et pouvant relever des trois types de coopérations simultanément ».

Les coopérations filières n’entrent pas dans le champ de l’étude de l’ANAP pour plusieurs raisons :

  • les filières font l’objet de nombreux travaux d’étude au niveau national (Personnes âgées en risques de perte d’autonomie (PAERPA), réseaux de santé, MAIA…),
  • les modèles qui supportent ces filières ne sont pas encore entièrement définis  : les processus associés ne sont donc pas tous établis et formalisés ; il en est ainsi de même pour leur SI,
  • la construction des projets médicaux initiateurs de coopérations territoriales de ce type est très liée à l’organisation de l’offre de santé locale ; les situations étant très diverses, il  paraît difficile d’imaginer une modélisation pouvant servir de référence.

De même, les coopérations visant à mutualiser la mise en œuvre du SI n’entrent pas dans le périmètre de ce projet. Cela est en effet traité dans le cadre du projet mutualisation et externalisation des SI de santé de l’ANAP.

La présente publication s’attache donc aux seules coopérations efficience et coopérations isolement.

Néanmoins la méthodologie introduite au travers des thèmes étudiés peut certainement être, dans la majorité des cas, étendue aux filières.

La vocation de cette publication n’est pas de fournir des solutions techniques mais bien de fournir une méthodologie de mise en œuvre et d’évoquer tous les points à aborder dans le cadre de la mise en œuvre d’un SI de coopération territoriale.

Objectif

L’objec tif de la présente publication est d’aider les acteurs chargés de la mise en place de la coopération :

  • d’abord au niveau stratégique en proposant aux décideurs des outils leur permet tant de valider la faisabilité de la coopération,
  • ensuite au niveau opérationnel de conduite de projet en fournissant la démarche et les outils permettant de définir le système d’information à construire et les adaptations à effectuer aux systèmes d’information des membres de la coopération.

Pour ce faire, la publication est accompagnée :

  • du catalogue des coopérations étudiées,
  • de fiches méthodologiques présentant les différentes typologies de coopération du point de vue du SI.

La démarche et les outils sont fondés sur le principe qu’à chaque thème de coopération correspond un processus métier spécifique.

C’est à partir de l’analyse de ce processus métier que sont identifiés les impacts sur le SI de la coopération et des structures contribuant à la coopération.

Le SI de gestion de la coopération elle-même y est étudié ainsi que les outils de support à la coopération et d’aide à la mobilité des professionnels.

En complément du présent guide, plusieurs fiches ont été conçues sur chaque thème de coopération :

  • Fiche de présentation
  • Schéma général du processus représentatif
  • Processus représentatif

Ces fiches complémentaires sont en téléchargement sur le site de l’ANAP : www.anap.fr

1- Car twright & Cooper 1993 ; McKinsey 2000 ; Mercer Consulting 2001, 2003

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Date de parution : 18/02/2017

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