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La méthodologie proposée pour bâtir le SI d’une coopération fait apparaître deux niveaux, stratégique et opérationnel, pour quatre étapes majeures.

Méthodologie et outils ANAP associés

Les outils proposés sont des documents de référence permettant aux porteurs de projets d’avancer progressivement dans leur démarche :

  • identifier un type de coopération,
  • connaître les incidences de cette coopération sur le SI,
  • connaître le déroulement de son processus de réalisation,
  • comprendre les impacts sur le SI,
  • orienter son choix de construction du SI en fonction des points de vigilance.

Ces outils correspondent à chacun des niveaux de réflexion, stratégique et opérationnel, et s’adressent en cela aux directions des organisations de soins et tutelles, directions opérationnelles et directions des SI.

Au niveau stratégique

Le premier niveau de la méthodologie de définition du SI de la coopération territoriale est stratégique. Il intéresse principalement les directions des organisations de soins en présence et les tutelles.

Il se décompose en deux grandes étapes :

La définition des objectifs stratégiques de la coopération

Elle est issue du diagnostic régional faisant état des besoins territoriaux.

Des opportunités de mutualisation émergent alors, qu’elles soient sollicitées par les tutelles ou directement portées par les établissements.

À l’exception des cas où le SI serait considéré comme un thème de la coopération, il n’y a pas lieu à ce stade d’évaluer de façon fine les impacts sur le SI.

L’utilisation du catalogue des coopérations étudiées peut se révéler néanmoins intéressante dès ce niveau. Elle permet de balayer les champs de mutualisation les plus importants, parfois complémentaires de ceux imaginés.

La définition des objectifs opérationnels de la coopération

Dès cette étape, l’étude d’impact sur le SI est indispensable.

Cette étude, en fonction du thème et des typologies potentielles, va présenter :

  • une première estimation des difficultés rencontrées selon les thématiques,
  • les avantages et inconvénients de telle ou telle typologie de coopération.

Les activités (les thèmes) de la coopération sont en effet alors connues . La typologie de la coopération, quant à elle, se dessine.

Les outils associés décrits dans la fiche de présentation du thème apportent des éclairages importants :

  • un comparatif des impacts sur le SI selon les typologies de coopérations possibles ; la typologie peut ainsi être orientée en fonction des difficultés pressenties,
  • un descriptif du processus majeur à gérer et des processus sous-jacents appelés,
  • les référentiels à partager afin d’assurer un langage commun indispensable à l’échange d’une information entre tous les partenaires.

L’analyse du processus de l’activité mutualisée est primordiale. Elle conduit à se poser les questions essentielles quant à la réalisation de l’activité concernée :

  • Quels moyens humains, techniques, financiers faut-il dédier à la coopération ?
  • Quels choix fonctionnels s’offrent ?
  • Quels impacts ces choix fonctionnels vont-ils générer pour les partenaires de la coopération ?
  • Quelle est la meilleure stratégie pour faciliter le fonctionnement opérationnel de la coopération ?

Elle permet d’identifier les relations induites dans le déroulement du processus entre les partenaires.

Au niveau opérationnel

Le second niveau de la méthodologie de définition du SI de la coopération est opérationnel. Il intéresse les directions fonc- tionnelles et les directions des SI.

Il s’agit de garantir les conditions opérationnelles de mise en œuvre du SI et les évolutions à apporter aux SI des partenaires de la coopération, après avoir évalué les différentes opportunités qui se présentent, leurs avantages et inconvénients.

La définition de la faisabilité du projet

Dans cette étape, le but est de spécifier le SI final de la coopération.

La fiche décrivant le processus cible en fonction de la typologie de la coopération constitue une aide importante pour définir concrètement, et dans les conditions optimales, la réalisation de l’activité entre les différents partenaires.

Les points de vigilance, les lieux d’échange d’informations entre les partenaires, les indicateurs d’évaluation de la performance de la coopération, les normes à utiliser, les référentiels préconisés à chaque étape et les outils techniques d’aide aux professionnels dans la réalisation de l’activité y sont décrits.

Les porteurs du projet doivent s’approprier cette fiche « idéale » et définir leur propre processus en fonction de l’existant, de leurs contraintes et des capacités de chacun des partenaires. Une fois le processus adapté à la situation de la coopération, l’architecture fonctionnelle cible est validée.

Des paliers de mise en œuvre peuvent être imaginés si nécessaire. L’architecture technique peut alors être spécifiée et construite.

La mise en œuvre du SI de la coopération

Cette étape démarre de façon classique par la définition d’un plan projet complet (planning, moyens de mise en œuvre, gouvernance du projet SI de la coopération…).

Étant conforme aux projets de SI, elle n’appelle pas de commentaire particulier.

Outils du niveau stratégique

Le catalogue des coopérations étudiées

Le catalogue des coopérations territoriales organise une réalité complexe d’un nombre infini de coopérations en un nombre fini de possibilités de coopérer auxquelles les porteurs de projets peuvent se référer.

Il correspond à la catégorie des coopérations efficience du guide méthodologique des coopérations territoriales.

Tous les guides et outils sont en téléchargement sur le site de l’ANAP www.anap.fr

Il permet d’établir une cartographie des coopérations en fonction des critères qui les définissent :

  • le thème de la coopération : Il correspond à une activité. Quatorze thèmes ont été répertoriés  : anatomo-pathologie, biologie, bloc opératoire, imagerie diagnostique, imagerie interventionnelle, PUI, blanchisserie, maintenance, partage de ressources RH, partage de moyens matériels, plate-forme logistique, restauration, stérilisation et transport logistique. La mutualisation d’activités de production de soins correspond à une combinatoire des différentes activités médicales, médico-techniques et de partage des ressources.
  • les objectifs poursuivis par la coopération : Ils correspondent au type de coopération retenu pour réaliser l’activité mutualisée : créer une structure dédiée, partager des segments d’activité, concentrer l’activité sur une structure existante.

Il décrit pour chacun des types de coopération et selon le thème :

  • les enjeux de la coopération : réglementaires, économiques, médicaux, qualitatifs...,
  • les acteurs concernés : établissements de santé, médico-sociaux publics ou privés, sociétés privées, associations, cabinets médicaux…

La fiche de présentation générale du thème

Elle correspond aux différentes possibilités de construction de la coopération pour chaque thème et décline les conditions de sa réalisation.

Elle a pour objectifs :

  • d ’expliquer pour chaque type de coopération les différences de chacune de leurs composantes en terme de SI et d’attirer l’attention sur les points discriminants relatifs aux enjeux, partenaires en présence, moyens humains, moyens logistiques, financement, gouvernance, moyens fonctionnels et techniques du SI, exigences normatives et réglementaires du SI,
  • de présenter le processus général du thème et ses impacts en termes de SI : gestion des identités, gestion des demandes d’examens, de transports, gestion des commandes, gestion des rendez-vous, facturation…,
  • de lister les référentiels et les bonnes pratiques qui faciliteront l’exécution du processus et les échanges d’informations entre coopérants pour sa réalisation : normes, réglementation, guide de bonnes pratiques, guide de bon usage, thésaurus, nomen- clatures…

Le processus général concernant le thème

Il décrit la réalisation par étapes de l’activité ciblée.

Il positionne les sous-processus correspondant à chacune des étapes nécessaires à la réalisation du processus général : transport, brancardage, gestion de ressources humaines, gestion des stocks, facturation, etc.

Le processus type décrit d’un thème donné est celui qui, a priori, représente la configuration la plus usitée.

Outils du niveau opérationnel

Le processus cible et ses impacts sur le SI

Le processus type est décliné en parallèle du processus général du thème.

Il décrit à chaque étape de sa réalisation les procédures qui le définissent et identifie pour chacune d’entre elles les besoins en information support.

Pour chacun de ces besoins identifiés figure une réponse possible en matière de SI.

Cet outil permet d’identifier à chaque étape du processus la problématique du SI et de proposer aux professionnels concernés des alternatives de solutions qu’il leur appar tiendra de choisir.

Les problématiques majeures et les points de vigilance

Afin de compléter l’aide au choix de solutions répondant à des problématiques identifiées à chaque étape du processus, l’accent est mis sur les points de vigilance pour la bonne exécution de l’activité dans le cadre de sa mutualisation, liés aux bonnes pratiques du métier mais aussi au choix retenu du type de coopération.

Ces recommandations doivent attirer l’attention des acteurs du projet sur des aspects qui apparaissent essentiels à tout projet pour garantir sa pleine exécution ; elles concernent l’exécution de l’activité et la conception du SI.

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Date de parution : 18/02/2017

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